1:1-samtal med medarbetare för ökat engagemang

1. Använd den här playbooken för att...

Förbered dig inför kvartalsvisa 1:1-samtal som är engagerande och givande, och som ger dig en djupare förståelse för varje teammedlems unika styrkor och kompetenser och för vad som motiverar respektive demotiverar var och en.

Playbooken är utformad för att:

1. Hjälpa chefer att öka medarbetarnas engagemang och produktivitet genom att uppmuntra sina närmaste medarbetare att reflektera över sig själva, så att de kan växa både personligt och yrkesmässigt.
2. Hjälpa chefer att skapa en öppen och inkluderande arbetsmiljö.

2. Vetenskapen bakom medarbetarengagemang

MuchSkills syn på medarbetarengagemang utgår från resultaten från det globala analysföretaget Gallup, som har över 80 års erfarenhet av datainsamling och 35 miljoner svarande världen över i sin databas för medarbetarengagemang. Det gör Gallup till en global ledare inom arbetet med medarbetarengagemang.

Enligt Gallup är engagerade medarbetare de som är delaktiga, entusiastiska och hängivna när det gäller sitt arbete och sin arbetsplats. Engagerade medarbetare känner för sin arbetsplats, vill att den ska lyckas och gör gärna det lilla extra. Oengagerade medarbetare gör däremot bara det minsta som krävs för att klara sig.

Bara 10 % av de yrkesverksamma i Västeuropa är engagerade i sitt arbete, jämfört med 33 % i USA, enligt Gallups rapport State of the Global Workplace .

Ju större engagemang, desto bättre affärsresultat. Affärsenheter i den översta kvartilen i Gallups globala databas för medarbetarengagemang är till exempel 17 % mer produktiva och 21 % mer lönsamma än enheterna i den nedersta kvartilen.

Gallups forskning visar gång på gång att organisationer som låter medarbetarna göra det de är bäst på får högre engagemang, produktivitet och lönsamhet. När medarbetare däremot märker att deras kompetenser eller intressen inte passar rollen har de svårt att lyckas och att hålla motivationen uppe.

60 % av medarbetarna säger att möjligheten att göra det de är bäst på i sin roll är ”mycket viktig” för dem. Det rankades högre än ”betydande löneökning” samt stabilitet och anställningstrygghet.

Källa: Gallup, rapporten State of the American Workplace (2017)

Cheferna står för 70 % av variationen i resultaten för medarbetarengagemang mellan olika affärsenheter.

Källa: Gallup State of the American Manager: Analytics and Advice for Leaders

3. Regelbundna 1:1-samtal ökar engagemanget, visar forskningen

Förbered kvartalsvisa 1:1-samtal som är engagerande och värdefulla och som ger dig en djupare förståelse för varje teammedlems unika styrkor, vad som motiverar dem och vad som tar udden av deras motivation.

1. Medarbetare som får lite eller ingen enskild tid med sin chef är oftare oengagerade. Medarbetare som har dubbelt så många 1:1-samtal med sin chef som sina kollegor löper 67 % lägre risk att vara oengagerade.
   (Källa: Harvard Business Review.)
2. När en chef inte håller några 1:1-samtal alls med sina medarbetare eller försummar att ge dem utbildning i arbetet är det fyra gånger så troligt att medarbetarna är oengagerade jämfört med medarbetare utan chefsansvar som helhet, och dubbelt så troligt att de har en mer negativ syn på ledningen än de som träffar sin chef regelbundet.(Källa: Harvard Business Review.)
3. I genomsnitt är bara 15 % av de medarbetare vars chef inte träffar dem regelbundet engagerade. Chefer som regelbundet träffar sina medarbetare nästan tredubblade den nivån.
   (Källa: Gallup.)
4. Millennials blev den största generationen i den amerikanska arbetskraften 2016. De är också den minst engagerade generationen, där bara 29 % av millennials är engagerade på jobbet, jämfört med babyboomers (33 %) och generation X (32 %). Men deras engagemang ökar om chefen håller regelbundna samtal med dem.
   (Källa: Gallup.)

Att fundera på - Medarbetare som får lite eller ingen enskild tid med sin chef är oftare oengagerade.

4. Vad är ett 1:1-samtal?

Fellow.app har en ganska bra definition av ett 1:1-samtal:

”Ett 1:1-samtal (även kallat one-on-one) är en avsatt tid i kalendern där du träffar var och en av dina medarbetare och håller dig uppdaterad om prioriteringar, frågor i teamet och möjliga hinder. Framför allt är det ett efterlängtat tillfälle där medarbetarna kan ställa fördjupande frågor, få coachning kring sina styrkor och svagheter och ge feedback: tre saker de inte skulle kunna göra inför andra eller på ett teammöte.”

Till detta vill vi lägga att det rekommenderas att 1:1-samtal hålls varje vecka eller varannan vecka för en effektiv prestationsstyrning. Men en gång per kvartal bör ett av samtalen vara mer fördjupat och fokusera på att stötta medarbetarens personliga och professionella utveckling. Det gör stor skillnad för både engagemang och produktivitet.

5. Hur skiljer sig 1:1-samtal från avstämningar?

Det är en vanlig fråga. Vi börjar med likheterna. Både 1:1-samtal och avstämningar är former av kontinuerlig prestationsstyrning, som flera globala företag nu inför samtidigt som de fasar ut de årliga utvecklingssamtalen, som kritiserats för att fokusera på det som varit snarare än på framtiden. 1:1-samtal kan lätt förväxlas med avstämningar eftersom de verkar likna varandra. Båda är ju inplanerade möten mellan chef och medarbetare i syfte att ge feedback. Men det finns en avgörande skillnad.

1:1-samtal fokuserar på medarbetaren

Samtalet ger medarbetaren möjlighet att prata med sin chef om sina idéer, problem och sin karriärväg. Syftet är att bygga förtroende mellan chef och medarbetare för att öka engagemanget och produktiviteten.

En avstämning är däremot mer affärsmässig.

Det är ett kort veckomöte där chefen eller teamledaren stämmer av med teammedlemmarna hur det går med en viss uppgift eller ett visst projekt: en sorts lägesrapport. Fokus ligger mindre på medarbetaren och mer på arbetet.

6. En vecka före det kvartalsvisa 1:1-samtalet

För att det kvartalsvisa 1:1-samtalet ska bli värdefullt för både chef och medarbetare behöver chefen minst en vecka före det inplanerade samtalet:

• Skicka ett frågeformulär till medarbetaren som får hen att reflektera över sin personliga och yrkesmässiga utveckling.
• Be medarbetaren uppdatera sin kompetensprofil i MuchSkills, som fungerar som en programvara för kompetensmatriser och ger dig full överblick över hens kompetenser.

Vi har tagit fram ett frågeformulär som chefer kan skicka till teammedlemmarna som stöd i självreflektionen. Gå igenom det och anpassa det efter just er situation.

Tänk på att:

• Huvudsyftet med frågeformuläret är att uppmuntra till självreflektion. Medarbetaren behöver därför inte skicka tillbaka svaren till dig.
• Mallen bör inte heller vara ett webbdokument, eftersom medarbetaren ska arbeta med den i lugn och ro på egen hand.
• Medarbetaren bör få minst en vecka på sig att reflektera över frågorna, eftersom det är viktigt att hen har tid att arbeta med dem när det känns rätt.

Här är ett förslag på vad du kan skriva i ditt mejl till medarbetaren inför 1:1-samtalet:

Ladda ner mallen för frågeformuläret gratis

Mejl inför dina 1:1-samtal

Ämne: Inför vårt 1:1-samtal

Hej,
Jag ser fram emot vårt kommande 1:1-samtal om din yrkesmässiga utveckling. För att vi ska få ut så mycket som möjligt av samtalet ber jag dig att göra så här:

1. Uppdatera din kompetensprofil i MuchSkills
Logga in på MuchSkills och se till att din profil är aktuell:
• My Skills: Lägg till nya kompetenser och uppdatera dina nivåer.
• My Growth - Gap Analysis: Lägg till alla kompetenser som är relevanta för din roll.
• My Growth - Goals: Sätt upp 1-3 mål för din kompetensutveckling.

2. Reflektera över din utveckling
Titta igenom frågorna för självreflektion (du kan ladda ner dem här). Använd dem gärna som stöd för dina tankar och anteckningar inför vårt samtal. Det är frivilligt att dela dina svar med mig.

3. Hör av dig när du är klar
Säg till när du har uppdaterat din profil i MuchSkills. Om du vill dela dina reflektioner, skicka dem gärna senast fem dagar före vårt möte.

Tack! Jag ser fram emot vårt samtal.
Vänliga hälsningar,

7. Under 1:1-samtalet

Kom ihåg att samtalet helt handlar om medarbetaren och hur hen kan utvecklas professionellt. Undvik att själv stå för större delen av pratandet och styr tillbaka eventuella sidospår till huvudämnet: medarbetaren. Målet är att förstå medarbetarens styrkor och åt vilket håll hen vill utvecklas, så att du kan ge hen möjlighet att växa personligt och professionellt under den kommande perioden.

Som Ben Horowitz, tidigare vd för Opsware och medgrundare av riskkapitalbolaget Andreessen Horowitz, uttrycker det:

”Nyckeln till ett bra 1:1-samtal är att förstå att det är medarbetarens möte, inte chefens. Det är det fria forumet för alla akuta frågor, lysande idéer och ständiga frustrationer som inte riktigt passar in i lägesrapporter, mejl och andra mer opersonliga och distanserade kanaler.”

För att förstå och identifiera utvecklingsmöjligheterna behöver du lyssna aktivt, låta medarbetaren stå för det mesta av pratandet och ställa öppna frågor. Samtalet ska ge medarbetaren utrymme för självinsikt och självreflektion, och samtidigt ge dig chansen att lära känna din medarbetare bättre.

8. Förslag på dagordning

Be din medarbetare att:

• Om det finns något i självreflektionen som hen vill ta upp med dig.
• Att reflektera över sin resa och utveckling i organisationen hittills.
• Om sitt nuvarande fokus och sina intressen i jobbet.
• Om utmaningar hen har mött hittills och eventuella farhågor.
• Om dynamiken i teamet.
• Hur hen vill utvecklas.
• Att ta fram en personlig utvecklingsplan när ni har pratat igenom den tillsammans.

💡 Tips: Inled och avsluta samtalet med något positivt. När ni börjar kan du till exempel lyfta något som medarbetaren har gjort bra. Innan ni avrundar, glöm inte att bekräfta det värde hen tillför organisationen. Säg förstås inget du inte menar. Samtalet ska präglas av ärlighet och respekt.

9. Efter det kvartalsvisa 1:1-samtalet

Under dina 1:1-samtal får du värdefull kunskap om dina teammedlemmar som hjälper dig att bygga ett starkare och bättre team. Se till att ta fram en plan för varje medarbetare och följ upp genom att sätta planen i verket, så att medarbetaren kan utvecklas.

När du har träffat alla teammedlemmar på det här sättet kan du skicka ett uppföljningsmejl till dem. Här är ett förslag på vad det kan innehålla:

Hej ______

Tack för att du tog dig tid till vårt 1:1-samtal. Jag uppskattar verkligen att få lära känna dig bättre. Om du har feedback på hur jag kan göra de här samtalen ännu bättre blir jag glad om du hör av dig, antingen via mejl eller genom att boka ett möte med mig.

Under samtalet pratade vi om din professionella utveckling. Här är en sammanfattning av det viktigaste vi kom överens om:

• Du anmäler dig till fortsättningskursen i Zendesk.
• Du fördjupar dina kunskaper i design och Figma genom att gå från nybörjarnivå till mellannivå enligt MuchSkills.
• Jag ser till att ge dig mer feedback på hur du kan förbättra dina leveranser till kunder.
• Du coachar minst två kollegor och hjälper dem att utvecklas.

Säg till om jag har glömt något. Jag ser fram emot att hjälpa dig att bygga vidare på dina styrkor och det som ger dig energi på jobbet.

10. Det här bör chefer undvika

Det här bör du undvika före, under och efter det kvartalsvisa 1:1-samtalet:

1. Att fler än två personer deltar: Hela poängen med ett 1:1-samtal är att det är ett privat samtal. Inga fler personer ska delta.
2. Att sitta någonstans där ni kan bli störda: Samtalet är viktigt för medarbetaren och ska hållas i en trygg, respektfull och avslappnad miljö där ni inte blir störda.
3. Att ställa in ett 1:1-samtal: Att ställa in samtalet, oavsett om det är ett veckosamtal eller ett kvartalssamtal, sänder fel signal om att du inte tar medarbetarens engagemang och utveckling på allvar. Om du inte kan delta vid den inplanerade tiden måste du boka om samtalet.
4. Att prata för mycket: Samtalet hålls för medarbetarens skull. Därför behöver hen få prata med dig om arbetet, de utmaningar hen möter och andra yrkesrelaterade frågor. Lyssna aktivt och ställ frågor för att bättre förstå vad hen vill säga.
5. Att få medarbetaren att gå i försvarsställning eller känna sig trängd: Se alltid till att 1:1-samtalet blir en positiv upplevelse där medarbetaren känner sig bekväm.

Hej ______

Tack för att du tog dig tid till vårt 1:1-samtal. Jag uppskattar verkligen att få lära känna dig bättre. Om du har feedback på hur jag kan göra de här samtalen ännu bättre blir jag glad om du hör av dig, antingen via mejl eller genom att boka ett möte med mig.

Under samtalet pratade vi om din professionella utveckling. Här är en sammanfattning av det viktigaste vi kom överens om:• Du anmäler dig till fortsättningskursen i Zendesk.
• Du fördjupar dina kunskaper i design och Figma genom att gå från nybörjarnivå till mellannivå enligt MuchSkills.
• Jag ser till att ge dig mer feedback på hur du kan förbättra dina leveranser till kunder.
• Du coachar minst två kollegor och hjälper dem att utvecklas.

Säg till om jag har glömt något. Jag ser fram emot att hjälpa dig att bygga vidare på dina styrkor och det som ger dig energi på jobbet.

11. En snabb introduktion till medarbetarengagemang för chefer

För att få en djupare förståelse för vad medarbetarengagemang egentligen handlar om kan det också vara värt för chefer att reflektera över Gallups Q12. Det är de 12 kärnfrågor som Gallup har tagit fram för att mäta de viktigaste faktorerna bakom medarbetarengagemang i organisationer. Gallup valde ut just dessa frågor efter flera decennier av att formulera, testa och förfina hundratals frågor, eftersom de visade sig mäta engagemang mest effektivt.

Ett sätt för chefer att använda frågorna är att fråga sig själva: ”Om mina teammedlemmar gjorde den här undersökningen i dag, hur skulle det gå?”

• Vet du vad som förväntas av dig på jobbet?
• Har du det material och den utrustning du behöver för att göra ett bra jobb?
• Har du på jobbet möjlighet att varje dag göra det du är bäst på?
• Har du under de senaste sju dagarna fått erkännande eller beröm för ett väl utfört arbete?
• Verkar din chef, eller någon annan på jobbet, bry sig om dig som person?
• Finns det någon på jobbet som uppmuntrar din utveckling?
• Upplever du att dina åsikter räknas på jobbet?
• Får företagets uppdrag eller syfte dig att känna att ditt arbete är viktigt?
• Är dina kollegor engagerade i att göra ett arbete av hög kvalitet?
• Har du en bästa vän på jobbet?
• Har någon på jobbet under de senaste sex månaderna pratat med dig om hur du utvecklas?
• Har du under det senaste året haft möjlighet att lära dig och utvecklas?

Frågorna är indelade i fyra typer, eller nivåer, av medarbetarnas utvecklingsbehov:

• Grundläggande behov
• Individuella behov
• Behov kopplade till teamarbete
• Behov av personlig utveckling

När chefer håller regelbundna 1:1-samtal varje vecka eller varannan vecka, kompletterat med fördjupade kvartalssamtal, får de insikt i hela spektrumet av behov i engagemangshierarkin ovan, från individuella behov till behov kopplade till teamarbete. Det hjälper dem att bygga starkare och mer engagerade team.