Kom igång
Kom igång med MuchSkills
Din steg-för-steg-guide för att få ut mesta möjliga av plattformen.
Har du frågor eller behöver du hjälp? Skriv till oss på support@muchskills.com eller använd chatten.
Ta tillvara styrkor och kompetenser för att öka prestation och lönsamhet
Använd MuchSkills för att matcha medarbetarnas kompetenser och intressen med deras roller och se ökat engagemang, högre produktivitet, större försäljning och bättre lönsamhet.
60 siffror som visar varför kompetens är avgörande
Steg 1
Konfigurera MuchSkills
Vi börjar med att skapa ditt MuchSkills-konto och sätta upp ditt team eller företag.
- Gå till MuchSkills och registrera dig med ditt Google-konto eller med e-post och lösenord.
- När du har loggat in hamnar du i en enanvändarmiljö där du kan börja lägga till dina egna kompetenser och bygga din profil.
- För att göra om det till ett team- eller företagskonto går du till fliken Team Org och klickar på Create your team.
- Ge ditt team ett namn (till exempel företagets namn), så fyller vi automatiskt på med lite demodata så att du kan utforska hur plattformen fungerar.
- Bjud in dina kollegor eller teammedlemmar. Du kan:
- skicka inbjudningar manuellt via e-post,
- dela en inbjudningslänk,
- ladda upp en CSV-fil,
- eller koppla ihop med ert HR-system eller Active Directory för automatisk synkronisering.
💡 Proffstips: Behåll demoanvändarna tills vidare. Det är mycket enklare att utforska och testa plattformen när det redan finns data på plats.
Titta på den korta installationsvideon
Vi rekommenderar att du tittar på den här videon för att förstå hur du konfigurerar MuchSkills på bästa sätt.
Steg 2
Skapa en kompetenstaxonomi och egna kompetenslistor
1. Kompetenstaxonomi
Vad är en kompetenstaxonomi?
En kompetenstaxonomi är ett strukturerat ramverk som kategoriserar och organiserar kompetenser inom en bransch eller organisation. Den utgör grunden för ett kompetensbaserat arbetssätt och skapar ett gemensamt språk för att identifiera, beskriva och gruppera kompetenser efter typ och nivå.
Varför behöver ni den?
En kompetenstaxonomi ger organisationen ett strukturerat sätt att förstå och hantera medarbetarnas förmågor, vilket ger bättre underlag för beslut kring rekrytering, kompetensutveckling och lärande samt strategisk kompetensförsörjning.
Läs vår utförliga guide för att lära dig hur du skapar en kompetenstaxonomi: Vad är en kompetenstaxonomi och hur skapar man en?
2. Lägg upp ”egna kompetenser”
Egna kompetenskategorier är listor med alla kompetenser som organisationen behöver för att nå sina affärsmål. Listorna syns för alla MuchSkills-användare under ”My Skills” i plattformen. Så här ställer du in listorna och kategorierna så att onboardingen blir smidig och effektiv.
a. Förstå syftet med egna kompetenser
MuchSkills har en inbyggd kompetenstaxonomi som inspiration, men du kan redigera, ta bort eller ersätta vilken del som helst av den. Målet är att anpassa kompetenskategorierna efter era mål, oavsett om ni vill följa ledarskap, teknisk expertis, branschkunskap eller till och med roliga intressen som spel.
Varför är den här anpassningen viktig?
Att anpassa plattformen efter just er organisations kompetenslandskap är avgörande. Med egna kompetenser kartlägger medarbetarna nämligen sina kompetenser mot exakt de förmågor som organisationen behöver för att lyckas.
b. Utgå från MuchSkills befintliga kategorier och anpassa vid behov
När användarna klickar på ”My Skills” hittar de inbyggda kategorier som återkommer i olika organisationer, till exempel:
- Essential Human Skills (mjuka, kulturella, beteendemässiga)
- Global Skills (gemensamma för olika organisationer)
- Technical Skills (över 12 000 inbyggda mjukvaru-, programmerings- och tekniska verktyg)
- Certifications
- Specialisations (t.ex. Dev & Tech, Cloud & Infra, Design & Product)
Som administratör eller chef kan du ta bort eller byta namn på kompetenser och kategorier som inte är relevanta för er, eller lägga till helt nya egna kategorier.
c. Skapa kompetenskategorier som är unika för organisationen
Utöver de färdiga kategorierna ovan kan administratörer skapa egna kategorier som är anpassade efter er verksamhet, till exempel:
- Branscherfarenhet (t.ex. bank, detaljhandel)
- Tekniska specialiseringar (t.ex. CAD-modellering, riskbedömning)
- Kundkunskap (t.ex. erfarenhet av att hantera specifika kundsegment)
- Produktkunskap (t.ex. kunskap om organisationens egna produkter eller tjänster)
Så här gör du:
- Gå till ”TEAM/ORG” → ”Settings”
- Klicka på ”Manage Skills” → ”Create Skill Category”.
- Ge kategorin ett namn och välj om den ska visas som bubbeldiagram eller sektordiagram (se vägledningen nedan).
- Lägg till kompetenser, en kort beskrivning av dem, vilken avdelnings medarbetare som ska välja kompetensen och om den är obligatorisk.
När medarbetarna sedan loggar in för att skapa sina kompetensprofiler visas de egna listorna under ”My Skills”, där de kan välja de kompetenser som är relevanta för dem.
d. Importera/ladda upp era befintliga kompetenslistor
Har ni redan en lista med egna kompetenser i ett kalkylark kan du ladda upp den till MuchSkills på några sekunder.
Så här gör du:
- Klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet av rutan för kompetenskategorin.
- Välj ”Download CSV template” för att få ett färdigt format.
- Fyll i CSV-filen med era egna kompetenser och beskrivningar av dem.
- När du är klar går du tillbaka till samma meny och väljer ”Upload CSV file” för att importera kompetenserna.
Här är några ifyllda mallar för kompetenslistor som du kan ladda ner och anpassa:
-
Exempel på kompetenslista per roll/kompetensområde, med definitioner av kompetenserna
-
Exempel på kompetenstaxonomi: en strukturerad lista över kompetenser ordnade efter kategori
e. Välj rätt visualisering
När du skapar en kategori väljer du hur användarna anger sin kompetensnivå:
- Sektordiagram (rekommenderas för de flesta kategorier): Här anger medarbetarna nivån nybörjare, medel eller expert. Sektordiagram används i 99 % av kategorierna.
- Bubblor: Används för att kartlägga intresse snarare än kompetensnivå. Medarbetarna använder dem främst för att visa att de hellre använder kompetens X än kompetens Y eller Z.
f. Support finns alltid till hands
Behöver du hjälp att hitta mallar eller råd om hur ni strukturerar er taxonomi? MuchSkills support är bara ett chattmeddelande bort.
Steg 3
Definiera kompetenser för roller och avdelningar
Innan du bjuder in medarbetarna till MuchSkills är det viktigt att sätta upp de roller de ska kunna identifiera sig med. Organisationen kan definiera nyckelroller (till exempel affärsanalytiker, marknadschef eller frontendutvecklare) och ange vilka kompetenser som är viktigast för var och en.
Tack vare MuchSkills AI-drivna rollanalys går det här betydligt snabbare och smartare än tidigare. Så här gör du:
- Logga in på MuchSkills
- Gå till ”TEAM/ORG” och klicka på ”Create AI powered list” i kolumnen uppe till vänster
- Skriv in en rolltitel eller en rollbeskrivning, så föreslår AI:n de mest relevanta kompetenserna och rekommenderade kompetensnivåer utifrån organisationens kompetenstaxonomi.
När medarbetarna har anslutit och skapat sina kompetensprofiler kan de välja bland de roller som organisationen redan har satt upp och välja de roller och kompetenser som är relevanta för dem. Du ser direkt hur väl deras kompetenser stämmer med rollens krav, med både styrkor och gap tydligt markerade. Det ger dig värdefulla insikter för att komma igång med meningsfulla utvecklingssamtal och stötta varje medarbetares utveckling från första dagen.
Definiera kompetenser för roller
Steg 4
Konfigurera Single Sign-On (SSO)
För att onboardingen ska bli smidig och säker kan er IT-avdelning nu konfigurera SSO för organisationen. MuchSkills stöder SAML-baserad SSO, så att medarbetarna kan logga in med sina befintliga inloggningsuppgifter från jobbet, utan några extra lösenord. Det ger en smidig och säker inloggning från första dagen.
Instruktioner för att konfigurera SAML & SSO hittar du här
Steg 5
Rulla ut lösningen till alla användare
För en enkel och smidig utrullning rekommenderar vi följande plan:
Utrullningsplan:
Steg 1: Informera organisationen
Förbered marken genom att berätta för alla vad som är på gång. Det skapar rätt förväntningar och signalerar att det här är viktigt.
Steg 2: Bjud in cheferna tidigt
Vi rekommenderar att du bjuder in cheferna en vecka före alla andra, så att de hinner skapa sina profiler och bekanta sig med plattformen. Det gör det enklare för övriga medarbetare att välja sin chef när de skapar sina egna profiler. Be också cheferna att lägga tid på att göra sina profiler så detaljerade som möjligt, eftersom det inspirerar deras team att göra detsamma.
Det finns några enkla sätt att bjuda in cheferna och (senare) teammedlemmarna till MuchSkills:
- Bjud in via e-post
- Bjud in via länk
- Ladda upp användare manuellt
- Koppla ihop med ert HR-system
Så bjuder du in via e-post eller länk:
- Gå till TEAM/ORG i menyn högst upp
- Öppna fliken Members
- Klicka på knappen INVITE till höger
- Följ instruktionerna för att lägga till enskilda personer eller skapa en inbjudningslänk
Så kopplar du ihop ert HR-system (t.ex. Personio, BambooHR, Azure AD):
- Gå till TEAM/ORG → Settings
- Klicka på fliken Integrations
- Om ert HR-system finns med i listan följer du bara installationsinstruktionerna på dokumentationssidan
💡 Vi stöder i princip alla HR-system. Om ert inte finns med i listan behöver ni inte oroa er, hör bara av er så hjälper vi er att lösa det.
📚 Behöver du hjälp?
- Besök vår dokumentationssida för utförliga installationsguider.
- Eller kontakta oss när som helst via chatten i det nedre högra hörnet eller mejla oss på support@muchskills.com
Steg 3: Utbilda cheferna
Håll ett 30 minuter långt möte med alla chefer där ni går igenom projektet, svarar på frågor och förbereder dem på att stötta sina team.
Steg 4: Bjud in medarbetarna
När alla chefer är onboardade och utbildade bjuder du in samtliga medarbetare och aktiverar användarsynkroniseringen vid behov. På så sätt får alla sin inbjudan.
Steg 5: Håll en lunch & learn för alla medarbetare
Nu är det dags för den stora lanseringen! Håll en session på 1 timme där alla lär sig använda MuchSkills och blir inspirerade att fylla i sina profiler.
👉 Presentation för slutanvändare
Agenda för Lunch & Learn:
- Du inleder med en kort introduktion och berättar varför det här är viktigt
- Vi går igenom vad varje medarbetare vinner på det
- Vi visar hur man:
- skapar en kompetensprofil i MuchSkills
- lägger till kompetenser, certifieringar och styrkor
- hittar sitt eget kompetensgap
- sätter utvecklingsmål
- Frågor och svar
Mål: Alla vet vad de ska göra och känner sig trygga med att använda plattformen.
Förslag på mejl till medarbetarna 1-2 veckor före lunch & learn:
Ämne: Nu kör vi igång med MuchSkills! 🚀
Hej allihop!
Nästa vecka ses vi för en introduktion till MuchSkills, vårt nya verktyg för att tillsammans få bättre koll på och utveckla våra kompetenser 🙌.
För att få ut så mycket som möjligt av sessionen vill vi gärna att du skapar din profil och fyller i dina kompetenser i förväg. Du bör ha fått en inbjudan från MuchSkills via mejl. Klicka bara på länken så är du inne. Om du inte har fått länken kan du logga in direkt här:https://app.muchskills.com/login
Det här gör du när du är inne på plattformen: Uppdatera din personliga profil. Lägg till dina kompetenser, certifieringar och styrkor. Upptäck ditt personliga kompetensgap (och fyll igen luckorna!). Sätt upp dina utvecklingsmål och bygg din personliga utvecklingsplan.
För att hjälpa dig komma igång har vi bifogat en kort guide:
Skapa din kompetensprofil i MuchSkills
🔎 Bild 6 förklarar de 4 stegen ovan
🎯 Bild 11 visar hur du bedömer dina kompetensnivåerTack för att du tar dig tid att skapa din kompetensprofil 🤩. Behöver du hjälp är du välkommen att mejla mig eller använda livechatten i det nedre högra hörnet på webbplatsen (den gula ikonen). Ser fram emot att ses snart!
Hälsningar, [Ditt namn]
Steg 6: Följ upp
Kolla efter Lunch & Learn-sessionen vilka som har fyllt i sina profiler. En vänlig påminnelse gör underverk.
Organisationer lever i en kompetensdimma
Affärsnyttan med ett kompetensbaserat arbetssätt
MuchSkills lösning: Det här gör vi
Steg 6
Utbilda cheferna (fördjupning)
Avsluta utbildningen med en särskild session på 1 timme för cheferna. Där går vi djupare in på hur MuchSkills kan användas i medarbetarsamtal, för att hitta interna experter och i kompetensförsörjningen. Nedan hittar du material för fördjupningsutbildningen:
👉 Presentation för chefsutbildningen
👉 Instruktionsvideor för chefsutbildningen
Förslag på mejl till cheferna efter fördjupningsutbildningen:
Hej alla chefer!
Tack för att ni var med på vår MuchSkills-utbildning! Det var roligt att se hur entusiastiska ni är över att använda plattformen för att stötta medarbetarnas utveckling, kompetensanalys och engagemang. Nedan hittar ni användbart material och förslag på nästa steg, så att vi behåller farten:
Inspelning av mötet
Om ni vill se någon del av genomgången igen finns hela inspelningen här: <<<Infoga inspelningen av utbildningen.>>>
Fokusera på styrkebaserade samtal
Vi pratade om hur viktigt det är att ta vara på medarbetarnas styrkor i enskilda samtal och utvecklingssamtal. Här är material som kan hjälpa er med det:
- 16 nyckelfrågor om medarbetarengagemang:En guide till meningsfulla, styrkefokuserade samtal.
- Process för enskilda samtal:Läs mer om de rekommenderade stegen här.
- Mejlmall att skicka inför enskilda samtal:Skicka den till teamen i förväg så att förväntningarna blir tydliga.
- Mall för medarbetarnas självreflektion:Ladda ner dokumentet och uppmuntra teammedlemmarna att fylla i det innan ni ses för enskilda samtal.
Utforska kompetenser och gör en kompetensgapsanalys
Se hur filtren och rapportfunktionerna i MuchSkills hjälper er att få bättre koll på teamets styrkor och utvecklingsområden
- Så använder du rapporter i MuchSkills:
Följ upp, analysera och optimera teamets kompetensdata.
- Prova att skapa egna kompetenslistor, certifieringar och mål för att få en tydlig bild av teamets förmågor.Mer material
Här är fler guider som hjälper er att få ut så mycket som möjligt av MuchSkills:
-Intern rekrytering: Så hittar du kandidater med MuchSkills
-Så håller du kompetensprofilerna korrekta och aktuella
- Få full koll på teamet med My Circle
- Skapa ett kompetensbaserat team och hantera beläggningen
- Playbooks för chefer: forskningsbaserade rådNästa steg
- Enskilda samtal: Använd mallarna och frågorna för att föra mer djupgående utvecklingssamtal med medarbetarna.
- Utforska teamets kompetenser: Filtrera och analysera teamets kompetenser i MuchSkills och börja ringa in eventuella kompetensgap.
- Hör av er: Vill ni ha mer utbildning eller har ni frågor? Säg bara till! Vi hjälper alltid gärna till.Tack igen för att ni deltog och för ert engagemang. Vi ser fram emot att höra hur ni använder de här arbetssätten i ert dagliga ledarskap och vilka framgångar det ger.
Vänliga hälsningar, [Ditt namn]
Organisationer lever i en kompetensdimma
Affärsnyttan med ett kompetensbaserat arbetssätt
MuchSkills lösning: Det här gör vi
Steg 7
Använd kompetensdata för smartare strategier inom HR, L&D och ledarskap
När alla är onboardade och använder MuchSkills har cheferna kompetensdatan direkt till hands och kan använda den för att driva smartare strategier för HR, kompetensutveckling och lärande samt ledarskap.
Det innefattar:
- Kompetensgapsanalys i realtid på alla nivåer: Se direkt styrkor, gap och utvecklingsmöjligheter hos individer, team, avdelningar eller tematiska fokusområden. Det ger underlag för smartare kompetensförsörjning, riktad utveckling och långsiktig kompetensuppbyggnad.
- Omedelbara insikter om rollmatchning: Använd kompetensdata i realtid för att direkt hitta de bästa interna kandidaterna till roller och projekt. Det snabbar upp resursfördelningen och stärker den interna rörligheten.
- Personlig bedömning av rollmatchning: Låt medarbetarna se hur väl de matchar nyckelroller i organisationen och få personliga lärandetips. Det ökar självständigheten, engagemanget och den interna rörligheten.
- Enkla lärvägar: Lotsa medarbetarna mot kompetensutveckling genom att koppla identifierade kompetensgap i definierade roller till riktat utbildningsmaterial, så att gapen sluts snabbare.
Klicka på materialet nedan för att lära dig hur du gör det här och mycket mer:
Här är några playbooks som kan hjälpa organisationen att bli mer fokuserad på kompetenser och styrkor och öka medarbetarnas engagemang. Varje organisation är unik, så gå igenom förslagen och använd det som fungerar bäst för er.
👉 Videoguider
-
Så använder du rapporter i MuchSkills: Följ upp, analysera och optimera teamets kompetensdata
-
Så arbetar du med strategisk kompetensförsörjning och ökar produktiviteten
👉 Playbooks:
Organisationer lever i en kompetensdimma
Affärsnyttan med ett kompetensbaserat arbetssätt
MuchSkills lösning: Det här gör vi
Vill du hellre se än läsa?
Boka ett möte så sätter vi upp ert första team tillsammans med er.