Planera med beläggning och tillgänglighet
- Vem
- Ägare och admins ställer in det, chefer ser och registrerar frånvaro för sina medarbetare
- Arbetsvecka
- Team/Org › Settings › Team Settings
- Projekttid från
- Team Builder, Jira och Tempo, Business Central eller en egen källa
- Frånvaro från
- HR-system (endast datum och procentsatser), chefer, admins eller API:et
MuchSkills visar vem som är upptagen och vem som har tid, bredvid vem som har kompetenserna. Beläggningen kommer från projekttid, som planeras i Team Builder eller synkas från Jira och Tempo, Dynamics 365 Business Central eller ditt eget planeringsverktyg. Frånvaro kommer från ditt HR-system eller läggs in av en ägare eller admin. Den här guiden visar hur du ställer in det och använder det när du planerar.
Så fungerar det
MuchSkills kombinerar tre saker för att visa vem som har tid:
Beläggning är den andel av en persons arbetsvecka som är planerad på projekt. Tillgänglighet är det som blir kvar efter projekt och frånvaro.
| Vad | Var det kommer ifrån | Vem som ställer in det |
|---|---|---|
| Kapacitet | En arbetsvecka för alla, i Team Settings, med ändringar per person vid behov | En ägare eller admin |
| Projekttid | Planeras manuellt i Team Builder | Den som bygger teamet |
| Synkas från Jira och Tempo: planer i Tempo blir planerad tid | En ägare eller admin, i Settings › Integrations | |
| Synkas från Microsoft Dynamics 365 Business Central | Ställs in tillsammans med oss, som en del av din implementering | |
| Läses från ditt eget planerings- eller PSA-verktyg, via en egen beläggningskälla | Ställs in tillsammans med oss, som en del av din implementering | |
| Frånvaro | Synkas från ditt HR-system, endast som datum och procentsatser | Via din HR-koppling |
| Läggs till av chefer i My Circle, eller av admins i Manage Members | Chefer och admins | |
| Skickas till MuchSkills API | Ditt tekniska team |
Sedan ser du beläggning och tillgänglighet överallt där du planerar: kandidater i Team Builder, kort i Discover, dina medarbetare i My Circle och beläggningsrapporterna i Team/Org › Reports.
Innan du börjar
- Bestäm din standardvecka, till exempel 37,5 timmar fördelat på 5 dagar. Det är vad 100 % betyder.
- Välj en källa per projekt. Ett projekt som planeras i Tempo ska inte också planeras manuellt i Team Builder.
- Välj en källa för frånvaro. Om ditt HR-system synkar frånvaro, låt det vara den enda källan för ledigheter.
Steg
Ställ in arbetsveckan
- Ställ in standardvärdena för teamet. Gå till Team/Org › Settings › Team Settings. Under UTILISATION DEFINITIONS FOR YOUR TEAM anger du hur många timmar per vecka som motsvarar 100 % beläggning och vilka dagar som ingår i din Work week.
Beläggningsdefinitioner i Team Settings.
- Ändra för enskilda personer. För deltidsanställda eller andra avtal öppnar du personen i Team/Org › Settings › Manage Members och går till utilisation & availability. Ändra personens timmar och dagar. Klicka på reset to team default för att ångra.
Hämta in projekttid
- Planera tid i Team Builder. När du lägger till någon i ett team anger du personens beläggning under projektperioden i Add utilisation %. Se Bygg ett projektteam i Team Builder.
- Eller koppla in ditt planeringsverktyg. Jira och Tempo kopplar du själv in under Team/Org › Settings › Integrations. För Business Central eller andra verktyg kontaktar du oss, så sätter vi upp kopplingen tillsammans med dig. Synkade team visar Utilisation values coming from följt av källsystemet, och tiden ändrar du där.
Registrera frånvaro
- Låt HR-systemet sköta det. Om din HR-koppling synkar frånvaro kommer den in som datum och procent, utan orsak. Mer behöver du inte göra.
- Eller lägg in den för hand om du inte har någon HR-synk. En chef öppnar personen i My Circle och sedan redigeringspanelen. En Owner eller Admin kan också öppna vem som helst under Team/Org › Settings › Manage Members. Gå till fliken utilisation & availability och klicka på Add unavailability. Fyll i Start date och End date, Percentage unavailable (100 vid hel frånvaro, mindre för en del av dagen) och en kort Reason for unavailability. Håll orsaken allmän och skriv aldrig in uppgifter om hälsa.
- Låt cheferna hålla uppgifterna aktuella. Chefer ser i My Circle när deras medarbetare inte är tillgängliga och kan lägga till eller ändra det i samma flik, utilisation & availability. En steg-för-steg-guide finns i Planera runt frånvaro och semester.
Använd det när du planerar
- Hitta personer med tid. I Team/Org › Discover filtrerar du på AVAILABILITY för de månader du behöver och anger en lägsta Avg. Daily Availability. Se Hitta rätt personer snabbt med Discover.
- Kontrollera innan du bemannar. I Team Builder sorterar du föreslagna personer efter Utilisation och kontrollerar varje persons genomsnittliga beläggning för projektperioden innan du lägger till hen.
- Håll koll på helheten. I Team/Org › Reports › Utilisation ser du personer och projekt över tid, bakåt, i nuläget och framåt. By Availability visar vem som har utrymme de närmaste tre månaderna. Se Beläggningsrapporter.
Kontrollera att det fungerade
- På en persons kort i Discover ser du timmar och dagar per vecka samt tillgänglighet per månad.
- För personer i ett projekt syns den planerade tiden i teamets flik Team Utilisation.
- Frånvaro markeras med röda perioder i beläggningsrapporterna och på personens tidslinje.
Tips
- Planera framåt. Beläggningen för de närmaste tre månaderna visar vem som snart blir klar med ett uppdrag och vem som är ledig när ett nytt projekt startar.
- Tänk på utkasten. Tid som planeras i utkastteam visas som utkastbeläggning, så att du kan testa en bemanningsplan innan du lanserar den.
- Håll utkik efter överbokning. Den som ligger över 100 % är en risk för leveransen och för sitt eget välmående. Omfördela i god tid.
- Delvis frånvaro räknas. En utbildningsdag eller föräldraledighet på 20 % minskar tillgängligheten utan att blockera personen helt.
Felsökning
| Det här ser du | Varför | Gör så här |
|---|---|---|
| Alla visar 0 % beläggning | Ingen projekttid har nått MuchSkills | Planera tid i Team Builder, eller kontrollera att ditt planeringsverktyg är kopplat och synkar |
| Beläggningen ser för hög ut för deltidsanställda | De har teamets standardvecka | Ändra deras timmar och dagar i utilisation & availability |
| En frånvaro går inte att redigera | Den kommer från ditt HR-system | Ändra den i HR-systemet; den uppdateras vid nästa synk |
| You cannot assign time for yourself | Du kan inte lägga till otillgänglighet för dig själv | Be din chef eller en admin att lägga till den |
| Please enter a valid utilisation from 0 to 100 | Procentsatsen ligger utanför 0 till 100 | Ange ett tal från 0 till 100 |
| Frånvaro visas två gånger | Två källor skickar samma frånvaro | Behåll en källa, till exempel HR-systemet |
| Ett synkat team visar Error syncing utilisation data with Jira och Tempo | Kopplingen till Jira eller Tempo har slutat fungera | En ägare eller admin kontrollerar kopplingen i Settings › Integrations |
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan beläggning och tillgänglighet?
Beläggning är hur stor del av en persons arbetstid som är planerad på projekt, räknat som andel av arbetsveckan. Tillgänglighet är den tid som återstår efter projekt och frånvaro. Den som har 60 % beläggning och ingen frånvaro har 40 % av veckan tillgänglig.
Var kommer beläggningen ifrån?
Från projekttid. Du planerar den i Team Builder, eller så kommer den från Jira med Tempo, Microsoft Dynamics 365 Business Central eller ditt eget planeringsverktyg via en anpassad konfiguration. MuchSkills beräknar beläggningen utifrån den tiden och varje persons arbetsvecka.
Importerar MuchSkills orsaken till en frånvaro från vårt HR-system?
Nej. Frånvaro från HR-system kommer bara in som datum och procent. Orsaker importeras aldrig. När en chef eller admin lägger in frånvaro för hand: håll orsaken allmän, till exempel Vacation eller Training, och skriv aldrig in hälsouppgifter.
Kan jag ändra en frånvaro som kommer från vårt HR-system?
Nej. Frånvaro som synkats från ett HR-system visas med systemets ikon och kan bara ändras i det systemet. Ändringen når MuchSkills vid nästa synk.
Någon arbetar deltid. Hur visar jag det?
Öppna personen i Team/Org › Settings › Manage Members, gå till utilisation & availability och ändra personens timmar per vecka och dagar per vecka. Klicka på reset to team default för att gå tillbaka till standardveckan.
Vad händer när någon är planerad över 100 %?
MuchSkills registrerar det ändå. I Team Builder och beläggningsrapporterna markeras delen över 100 %, så att du kan upptäcka överbokade personer och flytta arbete innan det blir ett problem.
Vem kan se frånvarouppgifter?
En chef ser och kan lägga in otillgänglighet för de personer som rapporterar till hen. Owners, Admins och Analysts ser den för alla, och Owners och Admins kan lägga in den för vem som helst.
Kan vi skicka frånvaro via API:et?
Ja. PUT /api/v2/profile/{email}/pto ersätter alla en persons frånvaroposter varje gång. När en HR-integration hanterar frånvaron skriver API:et inte över den. Skicka frånvaro från en enda källa.