Hogia HR
Hämta in era personaldata från Hogia HR till MuchSkills. Er Hogia HR-administratör ger MuchSkills läsbehörighet, och vi mappar fälten och sköter synkroniseringen. Uppsättningen ingår i er implementering av MuchSkills.
- Vem
- Er Hogia-systemägare och Hogia, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning som ingår i er implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills hämtar uppgifter från Hogia HR enligt ett fast schema. Nyanställda, medarbetare som slutar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synkning, utan manuellt arbete för någon part. Ingenting skrivs tillbaka till Hogia HR.
Innan ni börjar
- En Hogia HR-administratör hos er, eller er implementeringspartner för Hogia HR.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval utifrån land, bolag, avdelning eller anställningstyp.
- Era fältnamn. Egna fält heter olika i olika Hogia HR-installationer, så ha er fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I Hogia
Hogia publicerar inte sina HR-API:er öppet, så API-åtkomst ordnas via Hogia. Börja med att ta reda på vilken Hogia HR-produkt ni använder. Dokumentation för Hogia HR
- Ta reda på vilken Hogia HR-produkt ni använder. Hogia HR Enterprise är det molnbaserade HR-systemet som körs i Hogia Cloud. Hogia Personal, även kallat Hogia Personalsystem, är det äldre HR-systemet. Hogia OpenHR är molnfamiljen för mindre företag.
- Be Hogia om läsbehörighet via API. Kontakta er kundansvariga på Hogia, eller Hogias integrationsteam på connect@hogia.se, och be om API-åtkomst med läsbehörighet till medarbetar- och organisationsdata för MuchSkills. Enligt Hogia har Hogia HR Enterprise öppna API:er. För Hogia Personal, fråga vilket integrationsalternativ er installation stöder. Fråga också om åtkomsten kräver avtal eller kostar något.
- Begränsa åtkomsten till de medarbetare som omfattas. Be om att åtkomsten bara ska gälla de bolag och organisationsenheter som ska finnas i MuchSkills, och bara fälten som listas nedan. Utelämna personnummer, löner och frånvaroorsaker.
- Bekräfta var e-postadresserna i tjänsten finns. E-postadressen i tjänsten är, tillsammans med namnet, det enda fält som MuchSkills behöver för varje person. Om Hogia inte har medarbetarnas e-postadresser i tjänsten, meddela oss före den tekniska genomgången.
- Tillåt våra adresser om systemet körs på era egna servrar. Om ert Hogia-system eller API:et körs i ert eget nätverk behöver er IT-avdelning tillåta MuchSkills två fasta IP-adresser:
13.51.77.53och16.170.107.61. - Anteckna anslutningsuppgifterna. API-adressen, de inloggningsuppgifter Hogia utfärdar, era bolagsidentiteter och fältnamnen. Vi kommer överens med er om en säker kanal för inloggningsuppgifterna.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, er fältlista och ert urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Er Hogia HR-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Ni kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synken för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members listar medarbetarna i urvalet.
- Medarbetarna i urvalet har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande i My Circle.
Benefits
Det här får ni
- Hogia HR förblir källsystemet. Personaldata matas in en gång, i Hogia HR, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifikat och projekthistorik ligger direkt bredvid de personaluppgifter ni redan litar på.
- Ren data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, kompetensgapsanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Endast namn och e-post krävs. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Behov | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress medarbetarna loggar in med |
| Befattning | Rekommenderat | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderat | Rapportvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar fältet automatiskt från Hogia HR |
| Avdelning | Rekommenderat | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderat | Inaktivering av medarbetare som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderat | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderat | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningstyp | Rekommenderat | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderat | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli filtrerbara taggar, till exempel juridisk person, team eller kostnadsställe. Kom överens med oss om dem först |
Uppgifter som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk åskådning, religion eller hälsa.
Vilka som omfattas. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Hogia HR, så att ingenting utanför ert urval lämnar ert system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills, där poster utanför filtret ignoreras och inte lagras. Er säkerhets- eller compliancefunktion avgör vilket som passar era regler.
Medarbetare som slutat inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Hogia HR eller ert nätverk begränsar åtkomst utifrån IP-adress, lägg till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser ni | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa medarbetare saknas | De ligger utanför det integrationsanvändaren kan se i Hogia HR, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i Hogia HR | Kontrollera att alla chefer omfattas av urvalet och att rapportvägarna är ifyllda i Hogia HR |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i Hogia HR skiljer sig från den adress hen registrerade sig med | Samordna e-postadressen i Hogia HR och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Hogia HR eller ert nätverk begränsar åtkomst utifrån IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller så har integrationsanvändaren inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Hogia HR och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Hogia HR finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla det?
Ja. Hogia HR kopplas via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Hogia HR över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Hogia HR, så att bara personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara det.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med ”Sync Now”.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Kommer frånvaroorsaker med i importen?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.