Microsoft Entra ID: synka användare
Håll medarbetare, avdelningar och chefer i MuchSkills uppdaterade från Microsoft Entra ID, tidigare Azure Active Directory. Du registrerar en app i Entra, ger MuchSkills läsbehörighet och väljer vilka som ska synkas.
- Vem
- En Owner eller Admin i MuchSkills, tillsammans med en Microsoft-administratör som kan ge medgivande
- Så kopplas det
- Du ställer in det själv under Settings › Integrations
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Innan du börjar
- I MuchSkills: rollen Owner eller Admin.
- I Microsoft Entra: någon som får registrera appar och någon som får ge administratörsmedgivande för programbehörigheter i Microsoft Graph. Vilka roller det gäller ser du under vanliga frågor nedan.
- Bestäm först vilka som ska synkas. Börja smått: en avdelning eller en grupp i Entra med fem till tio personer. Du kan bredda urvalet efteråt.
- Berätta för medarbetarna i förväg. När synkningen startar får alla som omfattas en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Kontrollera e-postadresserna. E-postadressen i Entra ska vara samma adress som personen loggar in i MuchSkills med.
Steg
I MuchSkills
- Öppna kopplingen för Microsoft. Gå till Team/Org › Settings › Integrations och klicka på Connect för Microsoft Active Directory. Ha fliken öppen, för du ska klistra in tre värden där längs vägen.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect för Microsoft Active Directory.
I Microsoft Entra
- Registrera en app. Logga in i administrationscentret för Microsoft Entra och gå till Entra ID › App registrations › New registration. Ge appen namnet MuchSkills, låt Single tenant only vara valt, lämna Redirect URI tomt och klicka på Register. Microsofts guide för att registrera en app
- Kopiera två id:n. Gå till appens sida Overview och kopiera Application (client) ID till fältet Client ID i MuchSkills och Directory (tenant) ID till Tenant ID.
- Lägg till behörigheten. Öppna API permissions › Add a permission › Microsoft Graph › Application permissions. Sök efter User.Read.All, markera den och klicka på Add permissions. Låt standardbehörigheten User.Read ligga kvar. Vill du synka per grupp i stället för per avdelning lägger du även till Group.Read.All och GroupMember.Read.All.
- Ge administratörsmedgivande. Klicka på Grant admin consent for din organisation på samma sida och bekräfta. Klicka på Refresh tills det står Granted vid alla behörigheter. Det kan ta någon minut. Microsofts guide om administratörsmedgivande
- Skapa en klienthemlighet. Öppna Certificates & secrets › Client secrets › New client secret. Skriv en beskrivning, välj hur länge den ska gälla (Microsoft rekommenderar kortare än 12 månader) och klicka på Add. Kopiera Value med en gång och klistra in värdet i Client secret i MuchSkills. Det är kolumnen Value du ska kopiera, inte Secret ID. Microsoft visar värdet bara en gång. Microsofts guide om klienthemligheter
Tillbaka i MuchSkills
- Anslut. När du har klistrat in alla tre värdena klickar du på Connect. Statusen går från Waiting for credentials till Api Connected.
Microsoft-formuläret: 1 Client ID, 2 Client secret, 3 Tenant ID, 4 Connect.
- Välj vilka som ska synkas. Sync by department listar de avdelningar MuchSkills hittade i Entra. När reglaget är på synkas bara personer på de avdelningar du kryssar i. Stäng av det för att synka alla. Vill du synka ett handplockat urval av personer skapar du en grupp i Entra och använder Sync by group i stället. Det kräver de två gruppbehörigheterna från steg 4, och då skapas inga avdelningar.
- Starta synkningen. MuchSkills visar hur många medarbetare som kommer att synkas och bjudas in. Klicka på Start Sync.
Kontrollera att det fungerar
- I kopplingen står det Data is synced every 5 hours, tillsammans med Last successful sync och Next scheduled sync.
- Under Team/Org › Members ser du alla som du har synkat.
- Alla du har synkat har fått en inbjudan att skapa sin profil.
Benefits
Det här får du
- Inget manuellt underhåll. Nyanställda, de som slutar och chefsbyten når MuchSkills av sig själva.
- Team från första dagen. Avdelningar i Entra blir avdelningar i MuchSkills som du kan filtrera och analysera.
- Chefer ser sina medarbetare. Varje chefs direktrapporterande dyker upp i My Circle så snart synkningen har körts.
Important to know
Bra att veta
Det här synkas. Bara e-post och namn är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som du kan, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält i MuchSkills | Behövs | Används för |
|---|---|---|
| Name | Krävs | Profiler, sökning, alla vyer |
| Krävs | Matchning och inloggning | |
| Job title | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Department | Rekommenderas | Avdelningar, filter, Sync by department |
| Manager | Rekommenderas | Rapporteringslinjer, My Circle, rapporter |
| Profile photo | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
Hur ofta? Var 5:e timme. Med Sync Now körs synkningen direkt, och med Pause Sync pausas den tills du startar den igen.
Profilbilder. Bilder sparas när ett konto skapas och uppdateras inte av den automatiska synkningen. Klicka på Sync Now för att hämta ändrade bilder.
De som slutar avaktiveras, de raderas inte. När någon inaktiveras eller tas bort i Entra, eller faller utanför det synkade urvalet, avaktiverar MuchSkills personen vid nästa synk. Projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt vid revisioner.
Avmarkerar du en avdelning eller grupp offboardas dess medlemmar. Efter den första synkningen offboardas alla i en avdelning eller grupp som du tar bort från urvalet. MuchSkills ber dig bekräfta, och du kan inte ångra det från den vyn.
Håll hemligheten aktuell. Lägg in hemlighetens utgångsdatum i kalendern. När den går ut stoppas synkningen tills du klistrar in en ny.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Varför | Gör så här |
|---|---|---|
| Invalid Credentials | Ett värde kopierades fel, ofta Secret ID i stället för hemlighetens Value, eller så har hemligheten gått ut | Skapa en ny klienthemlighet, kopiera dess Value, klistra in det och klicka på Update Credentials |
| We were not able to access your Active Directory. Please make sure you have granted the required permissions: 'User.Read' and 'User.Read.All'. | Administratörsmedgivande har inte getts, eller behandlas fortfarande | Upprepa steg 5 och vänta tills behörigheten visar Granted |
| Samma meddelande, men med Group.Read.All och GroupMember.Read.All | Du valde Sync by group utan gruppbehörigheterna | Lägg till båda behörigheterna, ge medgivande och anslut sedan igen |
| Your Microsoft credentials are correct, but no users were found. | Det finns ingen i de avdelningar eller grupper du kryssade i | Kontrollera ditt urval, eller stäng av Sync by department för att se alla |
| Missing Attributes in API | Vissa användare saknar ett obligatoriskt fält, oftast e-post | Lägg till de saknade värdena i Entra och klicka sedan på Sync Now |
| Authentication failed multiple times | Hemligheten har gått ut eller tagits bort i Entra | Skapa en ny hemlighet och klicka på Update Credentials |
| En profilbild har inte ändrats | Automatiska synkningar uppdaterar inte bilder | Klicka på Sync Now |
Vanliga frågor
Vilka Microsoft-roller behöver vi?
För att registrera appen krävs Application Developer eller en högre roll i Microsoft Entra. För att ge medgivande till en applikationsbehörighet i Microsoft Graph krävs en Privileged Role Administrator eller en Global Administrator. I MuchSkills behöver du rollen Owner eller Admin. En och samma person kan göra allt om hen har båda.
Kan vi börja med några få personer innan vi synkar alla?
Ja, och det rekommenderar vi. Markera en enda avdelning under Sync by department, eller skapa en grupp i Entra med fem till tio personer och använd Sync by group. Kontrollera resultatet i MuchSkills och bredda sedan omfattningen.
Hur ofta körs synken?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan köra den när som helst med Sync Now på kopplingen.
Vad händer när någon slutar?
När en person inaktiveras eller tas bort i Entra, eller hamnar utanför de synkade avdelningarna eller grupperna, inaktiverar MuchSkills personen vid nästa synk. Personen försvinner från de vardagliga vyerna, och projekthistorik och certifikat finns kvar. Ingenting raderas.
Skriver MuchSkills tillbaka något till Microsoft?
Nej. Behörigheterna är skrivskyddade. MuchSkills läser de personer som ingår och ändrar aldrig något i din katalog.
Får medarbetarna ett mejl när vi startar?
Ja. När synken startar får alla som omfattas en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills, så informera om MuchSkills innan du klickar på Start Sync.
Vad händer när klienthemligheten löper ut?
Synken stoppas och kopplingen visar ett autentiseringsfel. Skapa en ny klienthemlighet i Entra, klistra in det nya värdet i Client secret och klicka på Update Credentials.
Vi kör Active Directory på egna servrar. Fungerar det här?
Det fungerar om dina användare synkroniseras till Microsoft Entra ID, vilket de flesta organisationer gör med Microsoft Entra Connect. MuchSkills läser från Entra ID, så personer som bara finns i lokala Active Directory syns inte för MuchSkills.
Är det här samma sak som single sign-on?
De sätts upp separat. Den här sidan tar in personer i MuchSkills. Single sign-on låter dem logga in med sitt Microsoft-konto och har en egen guide: Microsoft Entra ID: single sign-on.