HR WORKS
Hämta in er personaldata från HR WORKS till MuchSkills. Er HR WORKS-administratör ger MuchSkills läsbehörighet, och vi mappar fälten och sköter synkningen. Installationen ingår i er implementering av MuchSkills.
- Vem
- Er HR WORKS-administratör tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det ihop
- Anpassad konfiguration som ingår i er implementering
- Synkning
- Var 5:e timme, eller när ni vill med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från HR WORKS enligt ett schema. Nyanställda, medarbetare som slutar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synkning, utan manuellt arbete för någon part. Ingenting skrivs tillbaka till HR WORKS.
Innan ni börjar
- En HR WORKS-administratör hos er, eller er implementeringspartner för HR WORKS.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval utifrån land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Era fältnamn. Egna fält heter olika i olika HR WORKS-installationer, så ha er fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I HR WORKS
Er HR WORKS-administratör känner igen de här menyerna. Benämningarna kommer från det tyska gränssnittet; på engelska heter de Basics, Integrations, HR WORKS-API, Key pairs och New key pair. Dokumentation för HR WORKS
- Kontrollera att ni har API-rollen. Ni behöver administratörsrollen API-Administrator för att kunna skapa API-nycklar i HR WORKS.
- Skapa en mall med enbart läsbehörighet. Gå till Grundlagen > Integrationen > HR WORKS-API och öppna fliken Schlüsselpaar-Vorlagen. Klicka på Neue Vorlage. Ge bara läsbehörighet till personer, personalstamdata, organisationsenheter, fasta driftställen och frånvaro, och ingen skrivbehörighet alls. Ta inte med sjukfrånvaro, lön eller personalakten.
- Skapa nyckelparet. Öppna fliken Schlüsselpaare, välj den nya mallen i rullgardinsmenyn och klicka på Neues Schlüsselpaar.
- Ladda ner nyckelfilen. Ett popup-fönster visas med en textfil som innehåller Access Key och Secret Access Key. Ladda ner den direkt och förvara den på ett säkert ställe. Vill ni ändra åtkomsten senare redigerar ni mallen och skapar ett nytt nyckelpar.
- Anteckna vad ni ska skicka. Access Key, Secret Access Key och om det är ert skarpa HR WORKS-konto eller ett demokonto.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, er fältlista och ert urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Er HR WORKS-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synkning. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Ni kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi slår på synkningen för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members visar medarbetarna i urvalet.
- Medarbetarna i urvalet har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare under My Circle.
Benefits
Det här får ni
- HR WORKS är fortsatt den primära källan. Personaldata registreras en gång, i HR WORKS, och MuchSkills hänger med.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik ligger direkt bredvid de personaluppgifter ni redan litar på.
- Ren data för planering. Rapportvägar, avdelningar och taggar kommer in färdiga för filtrering, kompetensgapsanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Endast namn och e-post är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress som personen loggar in med |
| Befattning | Rekommenderat | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderat | Rapporteringsvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar fältet automatiskt från HR WORKS |
| Avdelning | Rekommenderat | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderat | Inaktivering av medarbetare som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderat | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderat | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderat | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderat | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller det: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk åsikt, religion eller hälsa.
Vilka som omfattas. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i HR WORKS, så att inget utanför ert urval lämnar ert system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför filtret ignoreras och lagras inte. Ert säkerhets- eller complianceteam avgör vilket som passar era regler.
Medarbetare som slutar inaktiveras men raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om HR WORKS eller ert nätverk begränsar åtkomsten utifrån IP-adress lägger ni till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser ni | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i HR WORKS, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i HR WORKS | Kontrollera att alla chefer omfattas av urvalet och att rapporteringsvägarna är ifyllda i HR WORKS |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i HR WORKS skiljer sig från den adress hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i HR WORKS och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | HR WORKS eller ert nätverk begränsar åtkomsten utifrån IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synkningen har slutat fungera | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller så har integrationsanvändaren inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i HR WORKS och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
HR WORKS finns inte med i MuchSkills, eller visas som Contact us. Kan vi ändå koppla det?
Ja. HR WORKS kopplas genom en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från HR WORKS över HTTPS. Ditt team skapar bara den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Helst begränsar du vad integrationsanvändaren kan se i HR WORKS, så att bara de personer som omfattas någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara det.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkningen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkas det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan också köra en synkning när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkning och raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för compliance.
Följer frånvaroorsaker med i importen?
Nej. Om du synkar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens med dig om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.