Hitta kompetensbrist med Demand-rapporten

Demand-rapporten jämför kompetenserna dina projekt behöver med de personer som har dem, nivå för nivå. Den flaggar kritisk brist, mindre brist och överskott, så att du kan avgöra var du ska rekrytera, var du ska satsa på kompetensutveckling och vem som kan gå över till nya uppdrag.

Så fungerar det

För varje kompetens som dina projekt behöver jämför Demand-rapporten:

• efterfrågan: de positioner dina projekt kräver, utifrån Members Needed och Reqd. level i Team Builder
• kapacitet: de personer i din organisation som har kompetensen, på varje nivå

Varje kompetens får en status: kritisk när efterfrågan är mycket större än antalet personer du har, brist när du har för få men inte kritiskt få, överskott när du har fler personer än projekten behöver och i balans när tillgång och efterfrågan går jämnt ut.

Nivåerna motsvarar stegen på kompetensskalan: Expert är svart, Intermediate grön och Beginner gul. Vad nivåerna står för kan du läsa om i Bedöm dina kompetenser.

Rapporten räknar kumulativt, eftersom en expert alltid klarar det en intermediate gör. Saknas det experter går det inte att lösa med intermediates, men har du experter över kan de täcka en del av bristen på intermediate-nivå.

Innan du börjar

• Rätt roll. Du måste ha rollen Owner eller Admin.
• Projekt med krav. Rapporten hämtar sina siffror från kompetensbaserade team i Team Builder. En kompetens tas med om den har en Reqd. level eller är stjärnmarkerad som viktig. Se Bygg ett projektteam i Team Builder.

Steg

Öppna rapporten

1. Öppna Demand. Gå till Team/Org › Reports och klicka på Demand under Skills i menyn till vänster. Listan är sorterad efter de mest efterfrågade kompetenserna.
2. Visa fler rader. Rapporten visar 10 kompetenser åt gången. Välj upp till 100 rader per sida för att se hela listan.
3. Fokusera vyn. Använd Select category för att titta på en kompetenskategori, Project status för att välja vilka projekt som räknas och Filter för att begränsa kapaciteten till avdelningar, orter, taggar eller chefer. Skriv i sökrutan för att hitta en kompetens.

Team/Org › Reports › Skills › Demand.

4. Gå igenom listan. För varje kompetens visas Total CAP (antal personer som har den), Total DEM (antal positioner dina projekt kräver), Cumulative GAP, Fill Rate och Status. Klicka på en kolumnrubrik för att sortera efter den.

Titta närmare på en kompetens

5. Klicka på en kompetens. I panelen till höger visas fyra nyckeltal: Headcount (tillgängliga medlemmar), Demand (positioner som behöver bemannas), C. Gap (obemannade positioner) och E. Cap, som appen beskriver som efterfrågan plus gap.
6. Gå igenom fördelningen per nivå. Under BREAKDOWN BY LEVEL visas följande för varje nivå:
   • D-CAP, direkt kapacitet: personer som finns tillgängliga på just den här nivån
   • C-CAP, kumulativ kapacitet: personer på den här nivån eller högre
   • D-DEM, direkt efterfrågan: positioner som kräver just den här nivån
   • C-DEM, kumulativ efterfrågan: positioner som kräver den här nivån eller högre
   • Gap: C-CAP minus C-DEM. Ett negativt värde betyder brist och ett positivt betyder överskott
   • Status: Filled, Shortage, Critical eller Filled med överskott
   • Håll muspekaren över en kolumnrubrik så ser du vad den betyder.
7. Läs sammanfattningen. Under SUMMARY får du slutsatsen: antingen ett verkligt överskott och hur många personer som är lediga för nya projekt, eller en brist med det slutliga gapet och en kommentar om huruvida personer på högre nivåer kan hjälpa till, eller Supply meets demand at all cumulative levels. No action needed.
8. Se vilka projekt som ligger bakom. Under Active & Upcoming Projects listas projekten som står för efterfrågan, med status som planerat, pågående eller avslutat.

Ett exempel: om en kompetens har 7 experter men efterfrågan är 11 saknas minst fyra experter. Dem får du antingen genom att rekrytera eller genom kompetensutveckling av medarbetare på intermediate-nivå. För en annan kompetens kan det vara tvärtom, med fler experter än det behövs men för få på intermediate-nivå.

Bestäm vad du ska göra

9. Rekrytera där du har brist på experter. Ingen under Expert kan fylla en expertposition, så gapet finns kvar tills du rekryterar eller någon växer in i rollen.
10. Satsa på kompetensutveckling där intermediates kan växa in i gapet. Sätt mål för de personer som ligger närmast nästa nivå.
11. Omfördela där du har överskott. Använd Discover för att hitta personer med kompetensen och tid över, och flytta dem till projekt som behöver dem.

Var datan kommer ifrån

Rapporten bygger på dina projekt i Team Builder:

1. Skapa ett kompetensbaserat team för varje projekt.
2. Under Skills Requirements lägger du till de kompetenser projektet behöver, Reqd. level (Beginner, Intermediate eller Expert) och antalet personer i Members Needed.
3. Tilldela personer till projektet.

I Team Builder ser du för varje kompetens om kravet är uppfyllt (en grön bock) eller om det finns ett gap, till exempel när projektet behöver en expert men personen som är bemannad är beginner. Det är de siffrorna som Demand-rapporten bygger på. Står Reqd. level på none kommer kompetensen inte med i rapporten, om den inte är markerad som viktig.

Projekt som synkas från andra system

Om du synkar projekt från Jira och Tempo eller ett annat system lägger du till kompetenskraven och personerna för de projekten i MuchSkills, även när den synkade datan är ofullständig. Då får rapporten de detaljer den behöver.

Tips

• Lägg in krav i varje projekt. Ju fler projekt som har krav, desto mer rättvisande blir bilden av efterfrågan.
• Ta med utkast för att blicka framåt. Projektutkast visar efterfrågan som är på väg, innan du har bestämt dig.
• Titta på de kumulativa siffrorna först. En brist på en nivå kan täckas av personer som blir över en nivå upp.
• Ta itu med kritiska kompetenser först. Sortera på Status så hamnar de överst.

Felsökning