Beläggningsrapporter
- Vem
- Ägare, admins och analytiker ser alla, chefer ser sina medarbetare
- Var
- Team/Org › Reports › Utilisation
- Vyer
- By Users, By Projects, By Availability, Weekly
- Data från
- Team Builder, Jira och Tempo, Business Central eller en egen källa
Beläggningsrapporterna visar planerad tid längs en tidslinje, bakåt, i nuläget och framåt. By Users visar varje person och de projekt hen är med i. By Projects visar varje projekt och personerna i det. By Availability och Weekly hjälper dig att hitta vem som har utrymme och upptäcka överbokning.
Så fungerar det
Beläggning är hur stor del av en persons arbetsvecka som är inplanerad i projekt. I rapporterna visas den på en tidslinje, så att du kan se tillbaka, se läget i dag och planera framåt.
| Vy | Meny | Visar | Använd den för att |
|---|---|---|---|
| By Users | Utilisation › By Users | En rad per person, med de projekt hen är med i över tid | Planera personal och se vem som är överbokad |
| By Projects | Utilisation › By Projects | En rad per projekt, med personerna i det och deras timmar | Kontrollera hur ett projekt är bemannat |
| By Availability | Utilisation › By Availability | Personer sorterade efter sin planerade beläggning de närmaste tre månaderna | Hitta vem som snart har utrymme |
| Weekly | Utilisation › Weekly | Varje persons beläggning vecka för vecka | Se toppar och luckor vecka för vecka |
Siffrorna bygger på planerad projekttid och frånvaro. Se Planera med beläggning och tillgänglighet för var de kommer ifrån och hur du ställer in arbetsveckan.
Innan du börjar
- Din roll. Ägare, admins och analytiker ser alla. Chefer ser de personer som rapporterar till dem.
- Projekttid. Planera den i Team Builder, eller koppla in Jira och Tempo eller en annan källa.
- Datum på projekten. Projekt utan start- eller slutdatum kan inte placeras rätt på tidslinjen.
Steg
Titta på personer
- Öppna By Users. Gå till Team/Org › Reports och klicka på By Users under Utilisation.
- Välj period. Välj ett startdatum högst upp. Tidslinjen visar veckorna runt datumet, så att du kan bläddra bakåt och se hur det har sett ut eller framåt och se vad som är planerat.
- Välj vems rapport du vill se. Under Reporting to ser chefer först sina egna medarbetare. Owners, Admins och Analysts kan välja valfri chef eller alla.
- Läs av raderna. Vid varje person visas de projekt personen är med i och hur stor andel av tiden de tar. Röda perioder betyder att personen inte är tillgänglig. Håll muspekaren över en period för att se projektet eller frånvaron och procentsatsen.
- Sortera. Med Sort by sorterar du personerna efter Name, Prev 3 months, Next 3 months eller 6 Month Average. Håll muspekaren över den lilla indikatorn bredvid en person för att se personens Average utilisation för varje period.
- Byt till veckovärden. Klicka på fliken Utilisation eller på Weekly i menyn för att se varje persons beläggning i procent per vecka. Med Projects kommer du tillbaka till tidslinjen.
Titta på projekt
- Öppna By Projects. Klicka på By Projects under Utilisation. För varje projekt ser du vilka som är med och deras timmar längs tidslinjen. Sök efter ett projekt i Search for projects.
- Håll koll på statusetiketterna. Tid i ett team som fortfarande är ett utkast visas som Scheduled (Draft). För projekt utan datum står det No project start or end defined, No project start defined eller No project end defined.
Begränsa urvalet
- Välj vilka projekt som ska räknas med. Under Project status väljer du om team med status published, drafted, removed eller archived ska ingå. Från början är published och drafted valda. I By Users kan du använda Select project för att bara se ett eller flera utvalda projekt.
- Filtrera personer. Klicka på Filter och välj avdelningar, orter, taggar eller titlar. Owners, Admins och Analysts kan också filtrera på chef och roll.
- Sök. Skriv ett namn i Search for users.
Hitta vem som har utrymme
- Öppna By Availability. Vyn sorterar personer efter deras planerade beläggning de närmaste tre månaderna. Personer med låga siffror har tid för nya uppdrag.
Tips
- Planera tre månader framåt. Next 3 months visar vem som snart blir klar med ett uppdrag och vem som är ledig när nästa projekt startar.
- Avmarkera drafted för att se åtaganden. Lägg sedan till det igen för att se planen du testar.
- Håll utkik efter över 100 %. Överbokade personer är en leveransrisk. Flytta arbete i god tid.
- Jämför med kompetenser. När du hittar personer med tid över, kontrollera deras kompetenser i Discover innan du bemannar med dem.
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Så gör du |
|---|---|---|
| You have no reports to display | Det finns ingen planerad tid som matchar dina filter, projektstatus eller period | Rensa filtren, bocka i fler projektstatusar eller flytta startdatumet |
| En person står på 0 % men har fullt upp | Personens projekttid finns inte i MuchSkills, eller så har personen en annan mejladress i det synkade verktyget | Planera in tiden i Team Builder eller se till att mejladresserna stämmer överens i det synkade verktyget |
| Beläggningen ser för hög ut för deltidsanställda | För dem gäller teamets standardvecka | Ändra deras timmar och dagar under utilisation & availability |
| No project start or end defined | Teamet har inga datum | Lägg till Start Date och Until under teamets Settings i Team Builder |
| Frånvaro saknas | Den har inte synkats eller lagts in | Kontrollera HR-synken eller lägg in frånvaron i My Circle eller Manage Members |
| Du ser bara en del av personerna | Som chef ser du de som rapporterar till dig | Owners, Admins och Analysts ser alla |
Vanliga frågor
Var kommer datan i beläggningsrapporterna ifrån?
Från projekttid som planeras i Team Builder eller synkas från Jira och Tempo, Dynamics 365 Business Central eller ditt eget planeringsverktyg. Frånvaro kommer från ditt HR-system eller från chefer och Admins. Varje persons arbetsvecka avgör vad 100 % betyder.
Vad är skillnaden mellan By Users och By Projects?
By Users har en rad per person, med de projekt personen är med i. By Projects har en rad per projekt, med personerna i projektet och deras timmar. Använd By Users för att planera personer och By Projects för att kontrollera bemanningen i ett projekt.
Hur hittar jag personer som snart får tid över?
Öppna By Availability. Där sorteras personer efter sin planerade beläggning de kommande tre månaderna, så att du ser vem som har utrymme. Du kan också sortera By Users på Next 3 months.
Räknas utkastprojekt med?
Ja, som standard. Under Project status är published och drafted valda från början. Tid i utkastteam visas som Scheduled (Draft), så att du kan testa en bemanningsplan innan du lanserar den. Avmarkera drafted för att bara se bekräftat arbete.
Vad betyder de röda perioderna?
Otillgänglighet: semester, föräldraledighet, utbildning eller annan frånvaro, från ditt HR-system eller inlagd av en chef eller Admin. Frånvaro från HR-system kommer in som datum och procentsatser, utan orsaker.
Kan en chef se hela organisationen?
Nej. En chef ser de personer som rapporterar till hen. Owners, Admins och Analysts ser alla och kan använda Reporting to för att titta på en enskild chefs team.
Vad betyder 6 Month Average?
Snittet av beläggningen för de tre senaste och de tre kommande månaderna tillsammans. Håll muspekaren över den lilla beläggningsindikatorn bredvid en person så ser du de tre senaste månaderna, de tre kommande och snittet för sex månader.