Power BI och Excel

Så fungerar det

Frågan på den här sidan gör tre saker vid varje uppdatering. Den byter ditt Client ID och din Client Secret mot en åtkomsttoken. Den läser profilsökningen, 300 personer åt gången, med POST-anrop. Sedan gör den om resultatet till en tabell med en rad per person och kompetens. Den använder funktionen Web.Contents med alternativen Content, Headers, RelativePath och Query. Microsofts referens för Web.Contents

Innan du börjar

• En API-klient med behörigheten Read. En Owner eller Admin skapar den under Team/Org › Settings › API Access. Stegen finns i MuchSkills API och API Access.
• Excel med Power Query, eller Power BI Desktop. För schemalagd uppdatering behöver du också åtkomst till en arbetsyta i Power BI.
• En privat fil. Frågan innehåller din Client Secret. Behåll arbetsboken eller rapportfilen för dig själv och dela resultaten.

Steg

I MuchSkills-appen

1. Skapa en Read-klient. Gå till Team/Org › Settings › API Access, klicka på New Client, ge den ett namn, till exempel Power BI-export, markera Read under Scopes och klicka på Create Client. Kopiera Client ID och Client Secret innan du klickar på Done.

I Excel eller Power BI Desktop

2. Öppna en tom fråga. I Excel väljer du Data › Get Data › From Other Sources › Blank Query. I Power BI Desktop väljer du Home › Get data › Blank query.
3. Klistra in frågan. I Power Query-redigeraren väljer du Home › Advanced Editor, raderar det som står där och klistrar in den här frågan. Ersätt YOUR_CLIENT_ID och YOUR_CLIENT_SECRET med dina värden och behåll citattecknen. Klicka på Done.

let
    ClientId = "YOUR_CLIENT_ID",
    ClientSecret = "YOUR_CLIENT_SECRET",
    BaseUrl = "https://app.muchskills.com",
    PageSize = 300,

    // 1. Hämta en åtkomsttoken. En ny hämtas vid varje uppdatering.
    TokenResponse = Json.Document(Web.Contents(BaseUrl, [
        RelativePath = "oauth2/token",
        Headers = [#"Content-Type" = "application/x-www-form-urlencoded"],
        Content = Text.ToBinary(Uri.BuildQueryString([
            grant_type = "client_credentials",
            client_id = ClientId,
            client_secret = ClientSecret
        ]))
    ])),
    Token = TokenResponse[access_token],

    // 2. Läs en sida med profiler. Sökningen är en POST:
    //    skip och limit står i adressen, brödtexten är {}.
    GetPage = (Skip as number) as record =>
        Json.Document(Web.Contents(BaseUrl, [
            RelativePath = "api/v2/profile/search",
            Query = [skip = Text.From(Skip), limit = Text.From(PageSize)],
            Headers = [
                Authorization = "Bearer " & Token,
                #"Content-Type" = "application/json"
            ],
            Content = Text.ToBinary("{}")
        ])),

    // 3. Läs alla sidor.
    FirstPage = GetPage(0),
    Total = FirstPage[pagination][total],
    MoreSkips = List.Numbers(PageSize, List.Max({0, Number.RoundUp(Total / PageSize) - 1}), PageSize),
    Pages = {FirstPage} & List.Transform(MoreSkips, GetPage),
    Profiles = List.Combine(List.Transform(Pages, each _[data])),

    // 4. En rad per person och kompetens.
    OrEmpty = (x) => if x = null then {} else x,
    Rows = List.Combine(List.Transform(Profiles, (person) =>
        List.Combine(List.Transform(OrEmpty(Record.FieldOrDefault(person, "skillTypes", null)), (category) =>
            List.Transform(OrEmpty(Record.FieldOrDefault(category, "skills", null)), (skill) => [
                Name = person[profile][name],
                Email = person[profile][email],
                Department = Record.FieldOrDefault(person[profile], "department", null),
                #"Skill category" = category[type],
                Skill = skill[name],
                #"Own level (1-9)" = Record.FieldOrDefault(skill, "level", null),
                #"Validated level (1-9)" = Record.FieldOrDefault(skill, "validatedLevel", null)
            ])
        ))
    )),
    Result = Table.FromRecords(Rows)
in
    Result

4. Tillåt anslutningen. Om Power Query frågar hur den ska ansluta till https://app.muchskills.com väljer du Anonymous och klickar på Connect. Om den frågar om sekretessnivåer väljer du Organizational.
5. Läs in tabellen. I Excel väljer du Home › Close & Load. I Power BI Desktop väljer du Home › Close & Apply. När du vill ha färsk data senare väljer du Data › Refresh All i Excel eller Refresh i Power BI Desktop.

I Power BI-tjänsten (valfritt)

6. Publicera och ange autentiseringsuppgifter. Publicera rapporten till en arbetsyta. Öppna inställningarna för den semantiska modellen och gå till Data source credentials. Redigera där autentiseringsuppgifterna för https://app.muchskills.com: välj Anonymous och sekretessnivån Organizational och logga sedan in.
7. Schemalägg uppdateringen. Slå på schemalagd uppdatering i samma inställningar och välj hur ofta. Ingen gateway behövs. Microsofts guide till datauppdatering i Power BI

Kontrollera att det fungerade

• Du får en tabell med en rad per person och kompetens, med varje persons egen nivå och eventuell validerad nivå.
• Antalet unika e-postadresser i tabellen stämmer med antalet personer i din organisation i MuchSkills.
• I Power BI-tjänsten visar uppdateringshistoriken en lyckad uppdatering.

Det här får du

• Kompetenser i dina egna rapporter. Kombinera data från MuchSkills med HR-, ekonomi- eller projektdata i Power BI eller Excel.
• Färska siffror utan exporter. En uppdatering hämtar aktuell data, så ingen behöver ladda ner och klistra in filer.
• Egen bedömning och chefens bedömning sida vid sida. Båda nivåerna finns i tabellen, så du ser var de skiljer sig åt.

Bra att veta

Nivåerna går från 1 till 9. 1 till 3 motsvarar Beginner, 4 till 6 Intermediate och 7 till 9 Expert. Den validerade nivån är den nivå som en chef har bekräftat. Har ingen chef validerat kompetensen är fältet tomt.

POST-anrop måste vara anonyma. Power Query skickar bara POST-anrop när anslutningen är inställd på Anonymous. Därför hämtar frågan sin egen token i stället för att använda sparade autentiseringsuppgifter. Microsofts anteckningar om Web-anslutningen

Håll basadressen fast. Power BI-tjänsten kan uppdatera den här frågan eftersom adressen alltid är https://app.muchskills.com, och sökvägen och sidindelningen läggs till med RelativePath och Query. Om du ändrar frågan ska du behålla det mönstret. Att sätta ihop adressen som text kan göra att schemalagd uppdatering slutar fungera.

Sidindelning. Varje sida rymmer upp till 300 personer. Frågan läser totalen från den första sidan och hämtar resten.

Begränsat antal anrop. Uppdaterar du många frågor på en gång kan MuchSkills svara med 429 Too Many Requests. Vänta då en minut och uppdatera igen.

Återkalla om filen har spridits. Om filen hamnar hos någon som inte ska ha den klickar du på Revoke för klienten i API Access och skapar en ny.

Felsökning