Steg 6: Utbilda dina chefer

Det är cheferna som gör profilerna till samtal. Håll ett pass på en timme efter lanseringen och visa cheferna hur de använder My Circle, validerar sina medarbetares skills, arbetar med retrospektiver och håller bättre medarbetarsamtal. På den här sidan hittar du planen, materialet och ett uppföljningsmejl.

Uppdaterad 3 oktober 2026

Administratörer och HRChefer

Vem: Owner, Admin eller HR-ansvarig, tillsammans med alla chefer
När: När cheferna har fyllt i sina egna profiler
Format: Ett pass på en timme, följt av ett uppföljningsmejl
Material: Utbildningsbilder för chefer och guiderna som länkas nedan

How to

Så fungerar det

Alla chefer med direktrapporterande medarbetare får My Circle i toppmenyn. Där ser de sina direktrapporterande och personerna under dem, med skills, mål, certifieringar, hur aktuell profilen är och tillgänglighet. Cheferna använder det för att hålla profilerna aktuella, validera skills och förbereda medarbetarsamtal.

Cheferna vill	De använder	Det ger dem
Få en snabb överblick över sitt team	My Circle	Skills (Experts, Intermediates, Beginners), Goals, Certifications (Active, Expiring, Expired) och Profiles (Fresh, Getting dry, Dry, Seeds)
Hålla profilerna aktuella	Quick reminder panel och Nudge i My Circle	Påminnelser till personer vars profiler är ofullständiga, inaktuella eller på väg att bli inaktuella
Göra kompetensdatan tillförlitlig	Validate a competence och Add a certificate på en persons kort	Validerade kompetenser, certifikat och nivåer i varje profil
Förbereda medarbetarsamtal	View skills summary, gapanalysen, Change log och Skill changes	Samtal som utgår från vad varje person kan och vill utveckla
Planera utveckling	Set a goal	Utvecklingsmål som chef och medarbetare är överens om

Innan du börjar

Cheferna har en egen profil. De gick med en vecka före alla andra (steg 5) och har fyllt i den.
Rapportvägarna stämmer. Gå till Team/Org › Members, byt till Hierarchy och kontrollera att varje chef har rätt personer under sig.
Två beslut är fattade. Om cheferna ska se medarbetarens egen nivå när de validerar (DISPLAY USER LEVEL FOR VALIDATION i Team Settings), och om du ska använda retrospektiver och i så fall hur ofta.
Passet är bokat. En timme, med alla chefer.
Materialet är klart. Utbildningsbilderna för chefer och mallen för medarbetarens självreflektion (laddas ner som en Word-fil).

Steg

Förbered

Ställ in retrospektiver, om du ska använda dem. Gå till Team/Org › Settings › Manage Retros och klicka på Get started. Ange hur ofta de ska skickas: Every en eller flera month(s), on första måndagen, sista fredagen eller ett visst datum. Som standard går de till All Members; använd filtret för att begränsa dem till vissa avdelningar. Ställ reglaget på Active och bekräfta med Yes, confirm. Från och med då börjar påminnelserna gå ut.

Team/Org › Settings › Manage Retros.

Bestäm när en profil räknas som aktuell om standardinställningarna inte passar dig. Gå till Manage Members, klicka på Edit Profile Freshness meter och ange efter hur många dagar en profil ska markeras som Unattended respektive Ignored.

Håll passet

Visa My Circle. Öppna My Circle och gå igenom översikten: skills per nivå, mål, certifieringar och hur aktuella profilerna är. Klicka på en person för att visa personens kort.
Visa hur profilerna hålls aktuella. I Quick reminder panel skickar Send reminder ett mejl till alla vars profil är ofullständig, inaktuell eller på väg att bli inaktuell. Med Nudge påminner du en enskild person, till exempel om en certifiering som snart löper ut.
Visa hur validering fungerar. På en persons kort kan du bekräfta en kompetens eller certifiering med Validate a competence och lägga till ett certifikat åt personen med Add a certificate. För en validerad skill ser du vem som validerade den och på vilken nivå. Om chefen och medarbetaren har valt samma nivå visar MuchSkills Validation Match.
Visa hur man förbereder ett medarbetarsamtal. Klicka på personen och välj View skills summary för att gå igenom personens skills tillsammans. Med gapanalysen jämför du personens skills med de roller som är relevanta för hen, och i Change log och Skill changes ser du vad som har ändrats sedan förra samtalet. Med Set a goal dokumenterar du överenskommelsen.
Bestäm nästa steg. Varje chef bokar ett medarbetarsamtal med var och en av sina direktrapporterande ungefär två veckor efter utbildningen, och därefter ett per kvartal. Be medarbetarna att uppdatera sin profil och fylla i mallen för självreflektion före samtalet.

My Circle: ditt team i en överblick.

Följ upp

Skicka uppföljningsmejlet nedan inom en till två dagar, tillsammans med inspelningen om det finns en.

Mall för uppföljningsmejl

Kopiera det, lägg till länken till inspelningen om du har en, och skriv under med ditt eget namn.

Ämne: Nästa steg efter vår MuchSkills-utbildning för chefer
Hej alla chefer!
Tack för att du var med på vår MuchSkills-utbildning. Nedan hittar du materialet vi gick igenom och nästa steg.
Satsa på samtal som utgår från styrkor
16 viktiga frågor om medarbetarengagemang: en guide till meningsfulla samtal med fokus på styrkor.
Så går ett medarbetarsamtal till: de rekommenderade stegen.
Mejl att skicka före ett medarbetarsamtal, så att dina medarbetare vet vad som väntar.
Mall för medarbetarnas självreflektion (Word-fil): be dina medarbetare fylla i den före samtalet.
Utforska teamets skills och gap
Så använder du rapporter för att följa och analysera teamets kompetensdata.
Så använder du My Circle för att coacha och utveckla ditt team.
Så håller du medarbetarnas kompetensprofiler aktuella.
Fler guider
Så hittar du personer snabbt med Discover och så hittar du interna kandidater.
Så bygger du ett team med Team Builder.
Playbooks för chefer: forskningsbaserade råd.
Nästa steg
Medarbetarsamtal: boka ett samtal med var och en av dina direktrapporterande och använd mallarna och frågorna ovan.
Utforska teamets skills: filtrera och analysera ditt team i MuchSkills och börja identifiera kompetensgap.
Frågor: hör av dig om du vill ha mer utbildning eller har frågor.
Tack igen för att du var med!

Kontrollera att det fungerade

Varje chef öppnar My Circle och ser sina medarbetare.
Under veckorna som följer visas fler profiler som Fresh och färre som Seeds eller Dry.
Fliken Validated i rapportvyn Team/Org › Reports visar validerade skills och badges.
Om du använder retrospektiver visar Manage Retros värdet Total members receiving retrospectives.

Benefits

Vad du får

Chefer som använder datan. My Circle blir en del av hur de leder sina team.
Pålitliga kompetensnivåer. Valideringar visar vilka nivåer en chef har bekräftat.
Bättre samtal. Medarbetarsamtal som bygger på varje persons skills, gap och mål.

Important to know

Bra att veta

Chefer ser sina egna medarbetare. En chef ser sina direktrapporterande och alla längre ner i linjen, i My Circle och i rapporter. Bara närmaste chef och Admins kan validera en persons kompetenser. Se Roller och behörigheter.

Retrospektiver skickar mejl. När de är satta till Active får alla som omfattas påminnelser enligt ditt schema. Du kan också skicka en påminnelse direkt från Manage Retros. MuchSkills ber dig då bekräfta (You are about to send out a retrospective reminder), och ditt vanliga schema påverkas inte. Mejlen om retrospektiver styrs av inställningen Automated emails i Team Settings.

Först skills, sedan retrospektiv. En medarbetare kan inte göra en retrospektiv förrän hen har lagt till skills i My Skills.

Utbildningsbilderna för chefer går igenom processen för medarbetarsamtal i detalj, bland annat hur du inleder samtalet, går igenom profilen tillsammans i My Circle, diskuterar gap och kommer överens om åtgärder.

Common errors

Felsökning

Det här ser du	Orsak	Gör så här
En chefs My Circle visar There are no employees to display here	Ingen har den här chefen angiven som närmaste chef	Ange Direct Manager i Manage Members eller rätta chefsfältet i ditt HR-system
En chef kan inte validera en person	Chefen är inte personens närmaste chef	Rätta rapporteringsvägen eller be en Admin att validera
Mejl om retrospektiver kommer inte fram	Retrospektiverna är Inactive, eller så är Automated emails avstängt i Team Settings	Ställ om retrospektiverna till Active och kontrollera Automated emails
En medarbetare ser No retrospective to take	Retrospektiverna har inte aktiverats	Aktivera dem i Manage Retros
En medarbetare uppmanas att först fylla i sin kompetensprofil	Medarbetaren har inte lagt till några skills än	Be hen lägga till skills i My Skills

Vanliga frågor

Vem räknas som chef i MuchSkills?

Alla som har medarbetare som rapporterar direkt till dem. Rapporteringslinjerna hämtas från din HR-synk, SCIM, en filimport eller fältet Direct Manager och styr vad varje chef får se.

Vad kan cheferna se?

Sina direkt underställda medarbetare och alla längre ned i linjen, både i My Circle och i rapporter. Chefer kommer inte åt inställningarna om de inte också är Admin.

Vem kan validera kompetenser?

Närmaste chefer och Admins. En validering registrerar den nivå som chefen anger. När chef och medarbetare har valt samma nivå visar MuchSkills att valideringen matchar.

Kan chefer se medarbetarens egen nivå när de validerar?

Bara om en Admin aktiverar DISPLAY USER LEVEL FOR VALIDATION i Team Settings. Ta ställning till det innan utbildningen.

Vad är retrospektiver?

Återkommande påminnelser som frågar medarbetarna om de har arbetat med kompetenserna i sin profil och låter dem uppdatera sina nivåer. En Admin ställer in schemat i Manage Retros.

Hur ofta bör chefer ha enskilda samtal?

Utbildningsmaterialet för chefer föreslår ett första enskilt samtal med varje direktrapporterande medarbetare ungefär två veckor efter utbildningen, och sedan ett per kvartal.

Hur påminner chefer medarbetarna om att uppdatera sin profil?

I My Circle finns panelen Quick reminder för profiler som är ofullständiga, inaktuella eller på väg att bli inaktuella, och en Nudge-knapp för varje person.