Okta: synka användare
Hämta in personer till MuchSkills från de Okta-grupper du väljer och håll dem aktuella. Du skapar en API-tjänsteapp med ett nyckelpar i Okta, ger den endast läsbehörighet och väljer grupper i MuchSkills. Single sign-on med Okta konfigureras separat.
- Vem
- En Owner eller Admin i MuchSkills, tillsammans med en Super Administrator i Okta
- Så kopplas det
- Självbetjäning i Settings › Integrations
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Innan du börjar
- I MuchSkills: rollen Owner eller Admin.
- I Okta: en Super Administrator. Bara den rollen kan ge en app Okta API-scopes.
- Bestäm vilka du synkar först. Okta-synken fungerar per grupp. Planera en grupp med fem till tio personer för den första synken. Du kan lägga till personer eller grupper efteråt.
- Informera berörda först. När synken startar bjuds alla i de valda grupperna in att skapa sin MuchSkills-profil.
- Kontrollera e-postadresserna. E-postadressen i Okta ska vara den adress varje person använder för att logga in i MuchSkills.
Steg
I MuchSkills
- Öppna Okta-kopplingen. Gå till Team/Org › Settings › Integrations och klicka på Connect vid OKTA. Låt fliken stå öppen: du klistrar in tre värden där efter hand. Vänta med att klicka på Connect i formuläret tills du kommer till steg 10.
Team/Org › Settings › Integrations › OKTA.
I Okta
- Skapa en API-tjänsteapp. Gå till Applications and Resources › Applications i Okta Admin Console (Applications › Applications i vissa organisationer) och klicka på Create App Integration. Om Okta ger dig ett val väljer du Classic experience. Välj API Services som Sign-in method och klicka på Next. Ge appen namnet MuchSkills och klicka på Save. Oktas guide till tjänsteappar
- Kopiera Client ID och din domän. På appens flik General kopierar du Client ID till Client ID i MuchSkills. Klicka sedan på ditt användarnamn uppe till höger i Admin Console: din Okta-domän visas i menyn, till exempel yourcompany.okta.com. Klistra in den i Domain. Oktas guide till att hitta din domän
- Byt till ett nyckelpar. I avsnittet Client Credentials på fliken General klickar du på Edit och väljer Public key/Private key som metod för Client authentication. Behåll Save keys in Okta och klicka på Add key.
- Generera nyckeln och kopiera den privata nyckeln. Klicka på Generate new key. Okta visar den privata nyckeln i JWK-format. Låt den vara i JWK utan att byta till PEM, klicka på Copy to clipboard och klistra in hela nyckeln, inklusive inledande och avslutande klammerparentes, i Private Key (JWK) i MuchSkills. Okta visar den privata nyckeln bara en gång. Klicka på Done, sedan Save, och bekräfta.
- Stäng av proof of possession. Klicka på Edit under General Settings. Om Require Demonstrating Proof of Possession (DPoP) header in token requests är markerat avmarkerar du det och klickar på Save. Oktas guide till DPoP
- Ge läs-scopes. Öppna fliken Okta API Scopes och klicka på Grant bredvid okta.users.read och okta.groups.read. Det kan ta några minuter innan behörigheterna börjar gälla.
- Tilldela en administratörsroll med endast läsbehörighet. Öppna fliken Admin Roles och klicka på Edit assignments. Under Role väljer du Read-only Administrator och klickar sedan på Save Changes. Okta ber dig att autentisera dig. Oktas jämförelse av administratörsroller
- Skapa gruppen. Gå till Directory › Groups, klicka på Add Group, ge den namnet MuchSkills och klicka på Save. Lägg till de personer du vill ha i MuchSkills i gruppen, till att börja med fem till tio. Oktas guide till grupper
Tillbaka i MuchSkills
- Anslut. När du har klistrat in alla tre värdena klickar du på Connect. Statusen går från Waiting for credentials till Api Connected.
OKTA-kopplingen när den är ansluten: 1 Client ID, 2 Private Key (JWK), 3 Domain, 4 Update Credentials. Identifierande värden har suddats ut.
- Välj grupper. Under Sync by group ser du de grupper som MuchSkills har hittat i Okta. Sök fram din grupp i Filter groups och klicka på den för att välja den. Bara personer i de valda grupperna synkas. Synkalternativen dyker upp så fort minst en grupp är vald.
Sync by group: grupperna som MuchSkills hittade i Okta.
- Starta synken. MuchSkills visar hur många medarbetare som kommer att synkas och bjudas in. Klicka på siffran för att se deras namn, e-postadresser och grupper. När listan ser rätt ut klickar du på Start Sync.
Kontrollera att det fungerade
- Kopplingen visar Data is synced every 5 hours samt Last successful sync och Next scheduled sync.
- Under Team/Org › Settings › Integrations står det Connected på OKTA-rutan.
- Under Team/Org › Members finns de personer du har synkat.
- De som du har synkat har fått en inbjudan att skapa sin profil.
Benefits
Det här får du
- Inget manuellt underhåll. Personer som du lägger till i eller tar bort från de valda grupperna i Okta följer med automatiskt i MuchSkills.
- Din katalog styr. Gruppmedlemskapen, som ditt IT-team redan hanterar, avgör vilka som finns i MuchSkills.
- Redo för single sign-on. Samma personer kan logga in med sitt Okta-konto när du lägger till Okta single sign-on.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara e-postadress och namn är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom vart och ett gör MuchSkills mer användbart.
| Fält i MuchSkills | Behövs | Används för |
|---|---|---|
| Namn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning |
| Titel | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Chef | Rekommenderas | Rapporteringslinjer, My Circle, rapporter |
| Land | Rekommenderas | Filter. Kräver ett anpassat attribut, se nedan |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat. Kräver ett anpassat attribut, se nedan |
Anpassade attribut. Standardprofilen i Okta saknar foto och lagrar land som en tvåbokstavskod. För att synka hela landsnamnet lägger du till ett anpassat attribut med variabelnamnet country i Oktas användarprofil under Directory › Profile Editor. Även ett foto kräver ett anpassat attribut: fråga support@muchskills.com om variabelnamnet innan du lägger till det.
Grupperna avgör vilka som synkas. Bara personer i de grupper du väljer synkas. Du kan välja eller avmarkera grupper när som helst i kopplingen.
Hur ofta? Var 5:e timme. Sync Now startar synken direkt och Pause Sync stoppar den tills du startar den igen.
Profilbilder. Bilder sparas när ett konto skapas och uppdateras inte av den automatiska synken. Klicka på Sync Now för att hämta ändrade bilder.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. När någon inaktiveras i Okta, eller faller bort från de valda grupperna, inaktiverar MuchSkills personen vid nästa synk. Projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt vid revisioner.
Ingen frånvaro från Okta. Okta lagrar inga frånvarouppgifter, så tillgängligheten i Team Builder och My Circle kommer inte från den här kopplingen.
Byta nyckel. Generera en ny nyckel för appen i Okta, klistra in den i Private Key (JWK) och klicka på Update Credentials. När appen har Okta API-scopes kan bara en Super Administrator rotera dess nycklar.
En personalsynk i taget. Om en annan HR-koppling redan synkar frågar Start Sync Are you sure? och varnar This action will stop your current integration sync. Klicka på Yes, connect bara om du vill att Okta ska ta över.
Det här är inte single sign-on. Den här sidan handlar om användarsynken. För att låta personer logga in med Okta följer du guiden SAML/SSO-konfiguration med Okta.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Invalid Credentials | Ett värde är fel: den privata nyckeln kopierades i PEM-format eller bara delvis, eller domänen är inte din Okta-domän | Generera en ny nyckel, kopiera hela JWK:n, kontrollera domänen i menyn under ditt användarnamn och klicka sedan på Update Credentials |
| Invalid Credentials, trots att alla värden stämmer | Appen kräver fortfarande proof of possession (DPoP) | Upprepa steg 6 och klicka sedan på Update Credentials |
| We were not able to access your OKTA Groups. Please make sure you have granted the required permissions: 'okta.groups.read' and 'okta.users.read'. | Scopes har inte beviljats, eller appen saknar administratörsroll | Upprepa steg 7 och 8, vänta några minuter och klicka sedan på Update Credentials |
| Ingen Start Sync-knapp efter anslutning | Ingen grupp är vald | Välj minst en grupp under Sync by group |
| En ny grupp finns inte i listan | Gruppen skapades efter att du öppnade kopplingen | Ladda om sidan för kopplingen |
| Missing Attributes in API | Vissa användare i de valda grupperna saknar ett obligatoriskt värde, oftast e-postadress | Fyll i de saknade värdena som nämns i meddelandet i Okta och klicka sedan på Sync Now |
| Authentication failed multiple times. Please verify your OKTA credentials and permissions are correctly configured. | Nyckeln har raderats eller ersatts, scopes har återkallats eller appen har inaktiverats i Okta | Kontrollera appen i Okta, klistra in en fungerande nyckel och klicka på Update Credentials |
| En bild har inte ändrats | Automatiska synkar uppdaterar inte bilder | Klicka på Sync Now |
Vanliga frågor
Är det här samma sak som single sign-on med Okta?
Nej, de ställs in var för sig. Den här sidan handlar om hur personer från grupper i Okta kommer in i MuchSkills. Med single sign-on loggar de in med sitt Okta-konto, och det har en egen guide: SAML/SSO-inställning med Okta.
Vilka Okta-roller behöver vi?
En Super Administrator, eftersom det bara är den rollen som kan ge en app Okta API-scopes. Själva tjänsteappen tilldelas rollen read-only administrator. I MuchSkills behöver du rollen Owner eller Admin.
Varför en privat nyckel och inte en klienthemlighet?
Okta delar bara ut åtkomsttokens med Okta API-scopes, till exempel okta.users.read, till tjänsteappar som autentiserar sig med ett nyckelpar, alltså en publik och en privat nyckel. Det fungerar inte med en klienthemlighet.
Kan vi börja med några få personer innan vi synkar alla?
Ja, och det rekommenderar vi. Lägg fem till tio personer i en MuchSkills-grupp i Okta och välj bara den gruppen. Kontrollera resultatet i MuchSkills och lägg sedan till fler personer i gruppen eller välj fler grupper.
Kan vi använda grupper vi redan har?
Ja. Sync by group listar de grupper som MuchSkills kan läsa i din Okta-org. Välj en eller flera av dem. En särskild grupp gör det lätt att se vilka som finns i MuchSkills.
Hur ofta körs synken?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan köra den när som helst med Sync Now på kopplingen.
Vad händer när någon slutar?
När en person inaktiveras i Okta, eller tas bort från de grupper du har valt, inaktiverar MuchSkills personen vid nästa synk. Personen försvinner från de vardagliga vyerna, och projekthistorik och certifikat finns kvar. Ingenting raderas.
Ändrar MuchSkills något i Okta?
Nej. Appen har bara läs-scopes och en skrivskyddad roll. MuchSkills läser personerna i de valda grupperna och ändrar aldrig något i din Okta-org.
Får medarbetarna ett mejl när vi startar?
Ja. När synken startar får alla i de valda grupperna en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills, så informera om MuchSkills innan du klickar på Start Sync.