Så fungerar HR-integrationer
MuchSkills kan kopplas till valfritt HR- eller identitetssystem, så att medarbetare, chefer och avdelningar hålls uppdaterade utan manuellt arbete. Här går vi igenom de tre sätten att koppla upp sig, vilken data det gäller och hur en integration går live. Varje system har sedan en egen sida med exakta steg.
- Vem
- En Owner eller Admin i MuchSkills, tillsammans med er HR- eller IT-administratör
- Kopplingssätt
- Självbetjäningskoppling, anpassad integration eller SCIM
- Synk
- Var 5:e timme, eller när som helst via Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsåtkomst
How to
Så fungerar det
Ert HR-system är fortfarande huvudkällan. MuchSkills läser in uppgifter därifrån enligt schema, så nyanställningar, avslut, chefsbyten och avdelningsbyten kommer in av sig själva. Ingenting skrivs tillbaka.
Det finns tre sätt att koppla upp sig. Välj det som passar ert system.
| Sätt | När | Vem sätter upp det | Sidor |
|---|---|---|---|
| Självbetjäningskoppling | Ert system har ett formulär under Team/Org › Settings › Integrations | Er Owner eller Admin, tillsammans med systemets administratör | Personio, BambooHR, HiBob, Microsoft Entra ID, Okta |
| Anpassad integration | Alla andra HR-system, inklusive de största HCM-sviterna | Systemets administratör, tillsammans med vår CTO | Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud, UKG Pro, Dayforce, ADP Workforce Now och alla andra system i det här avsnittet |
| SCIM-provisionering | Er identitetsleverantör skickar ut användare till appar | Er identitetsadministratör | SCIM-provisionering: så fungerar det, Microsoft Entra ID, Okta |
Alla HR-system med egen sida
Varje sida innehåller de exakta stegen för just det systemet. Saknas ert system? Det går ändå att koppla som en anpassad integration: begär en integration.
Självbetjäning: BambooHR, HiBob, Microsoft Entra ID: synka användare, Okta: synka användare, Personio.
Anpassad integration: ADP Workforce Now, BrightHR, CatalystOne, Cegid HR, Cezanne HR, Darwinbox, Dayforce, Deel, Deltek, Employment Hero, Epicor HCM, Factorial, Flex HRM, Heroma, Hogia HR, HR WORKS, HROne, Infor HR Talent (Infor HCM), Namely, Oracle HCM Cloud, Oracle PeopleSoft HCM, OrangeHRM, Papaya Global, Paychex Flex, Paycom, Paycor, Paylocity, Primula, Ramco HCM and Global Payroll, Rippling, Sage People, SAP ERP HCM, SAP SuccessFactors, Simployer, Sympa, UKG Pro, UKG Ready, Unit4 People Experience Suite, Visma Personec P (Publitech Lön & HR), Workday, Zoho People.
Innan du börjar
- Bestäm vilka som ska vara med i MuchSkills. Alla, eller ett urval utifrån land, juridisk person, avdelning eller anställningstyp.
- Bestäm hur ni vill börja. Vi rekommenderar att den första synken bara omfattar några få personer eller en avdelning.
- Kontrollera e-postadresserna. E-postadressen i ert HR-system ska vara samma adress som personen loggar in i MuchSkills med.
- Informera medarbetarna i förväg. När ni startar en synk får alla som omfattas en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
Steg
Självbetjäningskoppling
- Gå till Team/Org › Settings › Integrations och klicka på Connect vid ert system.
- Följ instruktionerna på systemets sida för att skapa inloggningsuppgifter med endast läsåtkomst i ert system, och klistra sedan in dem.
- Välj vilka som ska synkas, om kopplingen har stöd för det, och klicka på Start Sync.
Skräddarsydd uppsättning
- Ert team förbereder läsåtkomst till ert system (ett API, en publicerad rapport eller en annan säker tjänst), en lista över fälten i systemet och ert urval. På systemets sida står exakt vad som behöver skapas.
- Ni skickar uppgifterna till oss via en säker kanal som vi kommer överens om. Aldrig med vanlig e-post.
- Under en gemensam teknisk session mappar er systemadministratör och vår CTO fälten och testar kopplingen. Sessionen ingår i er implementering av MuchSkills.
- Vi kör en första synk för några få personer eller en avdelning, och ni kontrollerar namn, chefer, avdelningar och taggar.
- Synken aktiveras för alla som omfattas och körs därefter var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members visar de personer som omfattas.
- De som omfattas har fått en inbjudan att skapa sin profil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare i My Circle.
Benefits
Det här får ni
- Inget manuellt underhåll. Nyanställningar, avslut och chefsbyten kommer in i MuchSkills av sig själva.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifikat och projekthistorik finns bredvid de personaluppgifter ni redan litar på.
- Ren data att planera utifrån. Rapportvägar, avdelningar och taggar kommer in färdiga för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Endast namn och e-postadress är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-postadress | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress personen loggar in med |
| Befattning | Rekommenderat | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderat | Rapporteringsvägar, My Circle, rapporter. Skicka chefens e-postadress |
| Avdelning | Rekommenderat | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderat | Inaktivering av avslutade medarbetare |
| Ort eller land | Rekommenderat | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderat | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderat | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderat | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser, aldrig orsaker |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli filtrerbara taggar, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när datan kommer in och lagras aldrig, även om ert system skickar den: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk åskådning, religion eller hälsa.
Vilka som omfattas. Det bästa är att filtrera i ert eget system, så att inget utanför urvalet lämnar det. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför filtret ignoreras och lagras inte. Ert säkerhets- eller complianceteam avgör vad som passar era regler.
Avslutade medarbetare inaktiveras, de raderas inte. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar.
Profilbilder sparas när ett konto skapas. De automatiska synkarna uppdaterar dem inte, men det gör Sync Now.
Här lagras er data. Inom EU, hos Amazon Web Services i Stockholm. Vid en skräddarsydd uppsättning delas inloggningsuppgifterna via en säker kanal som vi kommer överens om.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om ert system eller nätverk begränsar åtkomst utifrån IP-adress lägger ni till båda i listan över tillåtna adresser.
Börja med en fil. Vid en pilot kan ni importera medarbetare från en fil medan integrationen förbereds (filimport finns på begäran). De behåller sin data i MuchSkills när ni går över till integrationen.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför ert urval, eller utanför det som integrationsanvändaren har behörighet att läsa | Kontrollera urvalet och integrationsanvändarens behörigheter i ert system |
| Chefer saknas eller är felaktiga | Chefsfältet innehåller ett namn eller ett anställningsnummer | Skicka med chefens e-postadress |
| En person finns med dubbelt | Personens e-postadress i HR-systemet är en annan än den hen registrerade sig med | Rätta e-postadressen i ert HR-system så att de matchar, och kontakta sedan supporten |
| Bilderna har inte ändrats | Automatiska synkar uppdaterar inte bilder | Klicka på Sync Now |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut eller integrationsanvändaren har inaktiverats | Förnya dem i ert system och uppdatera dem i MuchSkills, eller skicka dem till oss om ni har en skräddarsydd uppsättning |
Vanliga frågor
Mitt HR-system finns inte med i MuchSkills. Kan jag ändå koppla det?
Ja. MuchSkills kan kopplas till alla HR- eller identitetssystem som erbjuder ett API, en rapport eller ett annat säkert sätt att läsa medarbetaruppgifter. System som saknar ett formulär under Settings › Integrations kopplas med en anpassad konfiguration, som ingår i din implementering.
Vilka fält är obligatoriska?
Bara namn och e-post. Alla andra fält rekommenderas, eftersom vart och ett gör MuchSkills mer användbart: befattning, chef, avdelning, anställningsstatus, plats, foto, anställningsform och frånvaro.
Skrivs något tillbaka till vårt HR-system?
Nej. Alla kopplingar är skrivskyddade. MuchSkills läser in de personer som ingår i urvalet och ändrar aldrig något i ditt system.
Hur ofta synkroniserar MuchSkills?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan också köra en synkronisering när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. De försvinner från de vardagliga vyerna, medan deras projekthistorik och certifikat finns kvar för regelefterlevnad.
Kan vi testa innan alla synkas?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till några få personer eller en avdelning. Kontrollera resultatet och bredda sedan urvalet. Det finns inga separata testmiljöer.
Var lagras min data?
Inom EU, hos Amazon Web Services i Stockholm. Våra underbiträden och säkerhetsdetaljer hittar du i Trust Center på trust.muchskills.com.
Kan vi koppla ett HR-system och använda single sign-on samtidigt?
Ja, och det gör de flesta organisationer. HR-kopplingen hämtar in personerna till MuchSkills, och med single sign-on loggar de in med sitt företagskonto. De två konfigureras var för sig.