Epicor HCM
Hämta in era personaluppgifter från Epicor HCM till MuchSkills. Er Epicor HCM-administratör ger MuchSkills skrivskyddad åtkomst, och sedan mappar vi fälten och kör synkningen. Uppsättningen ingår i er implementering av MuchSkills.
- Vem
- Er Epicor HCM-administratör tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning som ingår i er implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills hämtar data från Epicor HCM enligt ett fast schema. Nyanställda, medarbetare som slutar, nya chefer och byten av avdelning förs över vid nästa synkning, utan att någon behöver göra något manuellt. Ingenting skrivs tillbaka till Epicor HCM.
Innan ni börjar
- En Epicor HCM-administratör hos er, eller er implementeringspartner för Epicor HCM.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval utifrån land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Era fältnamn. Anpassade fält heter olika saker i olika Epicor HCM-installationer, så ha er fältlista redo till det tekniska mötet.
Steg för steg
I Epicor HCM
Epicor publicerar inte sina integrationsguider för Epicor HCM öppet, så er Epicor HCM-administratör eller Epicor-partner bekräftar exakt vilka vyer som gäller för er version.
- Kontrollera vilket Epicor-system som innehåller era personaldata. Epicor HCM är Epicors HR-system. Epicor Kinetic, affärssystemet, har en egen medarbetarlista för arbetstid och schemaläggning. Om ni använder Epicor HCM ska ni koppla det, eftersom det är där HR-uppgifterna finns.
- Ta reda på integrationsalternativet för er version. Er Epicor HCM-administratör kontrollerar integrations- och rapportalternativen för er release (till exempel HCM2023 eller HCM2024) i Epicors kunddokumentationsportal (EpicWeb eller EpicCare), eller frågar Epicor Support. En schemalagd rapport eller export med fälten nedan räcker för MuchSkills.
- Skapa ett separat konto med endast läsbehörighet. Sätt upp ett konto för MuchSkills som kan läsa medarbetarposter men inte ändra något. Använd radsäkerhet för att begränsa det till de medarbetare som ska finnas i MuchSkills.
- Uteslut känsliga fält. Se till att rapporten eller exporten bara innehåller fälten i tabellen nedan. Lön, förmåner, hälsa och säkerhet samt frånvaroorsaker får inte ingå.
- Samla in anslutningsuppgifterna. Ni behöver endpoint eller filplats, kontots inloggningsuppgifter, er Epicor HCM-version och ert urval.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, er fältlista och ert urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i det tekniska mötet. Er Epicor HCM-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal medarbetare eller en avdelning. Ni kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synken för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members listar de medarbetare som omfattas.
- De medarbetare som omfattas har fått en inbjudan att skapa sin profil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare i My Circle.
Benefits
Det här får ni
- Epicor HCM förblir den primära källan. Personaldata matas in en gång, i Epicor HCM, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik finns direkt bredvid de personaluppgifter ni redan litar på.
- Rena data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Endast namn och e-post är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress medarbetarna loggar in med |
| Befattning | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapporteringsvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar det automatiskt från Epicor HCM |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av medarbetare som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningstyp | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli filtrerbara taggar, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk uppfattning, religion eller hälsa.
Vilka som ingår. Det bästa är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Epicor HCM, så att inget utanför ert urval lämnar ert system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför filtret ignoreras och lagras inte. Ert säkerhets- eller complianceteam avgör vad som passar era regler.
Medarbetare som slutat inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Epicor HCM eller ert nätverk begränsar åtkomst via IP-adress lägger ni till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser ni | Orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| Vissa medarbetare saknas | De ligger utanför det integrationsanvändaren kan se i Epicor HCM, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i Epicor HCM | Kontrollera att alla chefer ingår i urvalet och att rapporteringsvägarna är ifyllda i Epicor HCM |
| En medarbetare visas två gånger | E-postadressen i Epicor HCM skiljer sig från den adress medarbetaren registrerade sig med | Samordna e-postadressen i Epicor HCM och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Epicor HCM eller ert nätverk begränsar åtkomst via IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har slutat fungera | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Epicor HCM och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Epicor HCM finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla det?
Ja. Epicor HCM kopplas via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Epicor HCM över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Epicor HCM, så att bara personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara det.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med ”Sync Now”.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Följer frånvaroorsakerna med i importen?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.