Jira och Tempo
Gör om dina Jira-projekt, eller ärenden som epics, till team i MuchSkills och lägg till planer från Tempo så att du ser vem som är planerad på vad. Du skapar en API-token i Atlassian och en token i Tempo, klistrar in dem i ett formulär i MuchSkills och väljer hur synkningen ska ske.
- Vem
- En Owner eller Admin i MuchSkills, tillsammans med en administratör för Jira och Tempo
- Så kopplas det
- Du ställer in det själv under Settings › Integrations
- Hämtar
- Projekt eller ärenden, deras medlemmar och planer i Tempo
- Åtkomst
- Läser data och lägger till en webhook i Jira
How to
Så fungerar det
Varje Jira-projekt, eller varje ärende av den typ du väljer, blir ett team i Team Builder, med beskrivningen från Jira. Tempo bidrar med planerna, så du ser vem som är inplanerad i vilket team och hur mycket tid det gäller. Därefter lägger du till de kompetenser varje team behöver och bemannar det med personer som har dem. MuchSkills lägger till en webhook på din Jira-webbplats för att hålla koll på ändringar i projekt och användare.
Jira kallar numera projekt för spaces. MuchSkills säger fortfarande projekt, och menar samma sak.
Innan du börjar
- I MuchSkills: rollen Owner eller Admin.
- Ett Atlassian-konto för token. Kontot måste kunna se alla projekt du vill ha i MuchSkills, även privata. Välj ett konto som kommer att förbli aktivt, eftersom synkningen slutar fungera om det tas bort. MuchSkills lägger också till en webhook på din Jira-site, så vi rekommenderar ett konto med administratörsbehörighet i Jira.
- Behörighet i Tempo för samma person. Tempo-token använder behörigheterna hos den person som skapar den. Den personen behöver View Plans för de team vars planer du vill ha.
- Kontrollera e-postadresserna. Personer matchas via e-post. Deras e-postadress i Jira ska vara samma som de loggar in i MuchSkills med.
- Välj synktyp. Projects eller Issues. Om du byter senare kopplas de team som synkats på det andra sättet bort permanent.
Steg
I ditt Atlassian-konto
- Skapa en API-token. Gå till dina API-tokens hos Atlassian. Välj Create API token with scopes, namnge den och ange hur länge den ska gälla, mellan 1 och 365 dagar. Välj Jira som app och markera behörigheterna read:jira-user och read:jira-work. Klicka på Create och kopiera token. Atlassian visar den bara en gång. Det går också bra med en token utan behörigheter, som du skapar med Create API token. Atlassians guide om API-tokens
I MuchSkills
- Öppna kopplingen för Jira. Gå till Team/Org › Settings › Integrations och klicka på Connect för Jira.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect för Jira.
- Fyll i uppgifterna för Jira.
- Jira Account Email: e-postadressen för det Atlassian-konto som skapade token.
- Jira API Token: token från steg 1.
- Jira domain: adressen till din Jira, till exempel
yourcompany.atlassian.net. Använder din Jira en egen domän slår du på Custom domain.
- Välj typ av synkning. Under Choose a sync type for Jira väljer du Projects om du vill ha ett team per Jira-projekt, eller Issues om du vill ha ett team per ärende av en typ som du väljer. Väljer du Issues anger du ärendetypen i Jira, till exempel Epic eller en egen ärendetyp.
- Ställ in arkivering och medlemmar. Under Archiving arkiveras ett team vid nästa synkning om dess Jira-projekt eller ärende har arkiverats eller tagits bort. Med Issues kan du också låta ett team arkiveras när ärendet får en status i kategorin Done. Slå på Sync members of new teams om du vill att medlemmarna i ett Jira-projekt ska läggas till i teamet när synkningen skapar det.
- Anslut Jira. Klicka på Connect.
Jira-formuläret: 1 kontots e-post, 2 API-token, 3 domän, 4 Connect.
I Tempo
- Ge den som skapar token behörigheten View Plans. Öppna Settings i Tempo och välj Permission Roles under Data Access. Klicka på + Add permission role, namnge rollen, markera View Plans, klicka på + Add users och lägg till personen som ska skapa Tempo-token. Välj Full för hela organisationen eller Restricted om du vill välja enskilda team, och spara. Tempos guide om behörighetsroller
- Skapa en API-token i Tempo. Öppna Settings i Tempo, gå till Data Access, välj API Integration och klicka på New Token. Namnge token och ställ in hur länge den ska gälla (Tempo föreslår 30 dagar, så välj gärna en längre tid om det går). Välj Full Access, skapa token och kopiera den. Tempos guide om API-tokens
Tillbaka till MuchSkills
- Koppla Tempo. Under Jira plugins klistrar du in token i Tempo API Token och klickar på Connect. Slå på Sync members of new teams för Tempo för att lägga till de personer som har planer i Tempo på ett projekt i dess team när synkningen skapar det.
- Starta synkningen. Klicka på Start Sync. MuchSkills visar att data kommer att synkas från Jira till din arbetsyta i MuchSkills.
Tempo finns under Jira plugins. Slå på det för att lägga till Tempo-token.
Kontrollera att det fungerar
- Kopplingen visar Last successful sync och Next scheduled sync.
- I Team Builder finns ett team för varje Jira-projekt, eller för varje ärende av den typ du valde, med beskrivningen från Jira.
- När Tempo är anslutet syns den planerade tiden på teammedlemmarna och under beläggning i rapporterna på Team/Org › Reports.
Benefits
Det här får du
- Ingen dubbelinmatning av projekt. Teamen dyker upp i Team Builder i takt med att projekt startar i Jira, och arkiveras när projekten avslutas.
- Se den verkliga arbetsbelastningen när du bemannar. Planerna i Tempo visar vem som redan är bokad innan du lägger till någon i ett team.
- Kompetenser kopplade till verkliga projekt. Lägg till kompetenskrav på synkade team för att hitta kompetensgap och få underlag till rapporten Demand.
Important to know
Bra att veta
Matchningen sker på e-postadress. Personer vars e-postadress i Jira skiljer sig från den de loggar in i MuchSkills med synkas inte.
En webhook läggs till i Jira. MuchSkills lägger in den på din Jira-webbplats för att hålla koll på projektstatus och användare.
Ett byte av synktyp går inte att ångra. Byter du från Projects till Issues, eller tvärtom, kopplas de team som synkats på det andra sättet bort för gott. MuchSkills ber dig bekräfta innan det sker.
Anslut Tempo för att få med tid och kapacitet. Med enbart Jira-token visas tid och kapacitet för dina team inte korrekt.
Kopplar du bort Jira kopplas även Tempo bort. Då slutar nya projektdata att synkas.
Håll koll på båda utgångsdatumen. Tokens från Atlassian gäller i upp till 365 dagar. Tokens från Tempo gäller i 30 dagar som standard. Lägg in båda datumen i kalendern.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| Invalid Credentials or/and Scopes: | Token har gått ut, ett värde har kopierats fel, token saknar read:jira-user eller read:jira-work, eller så har kontot bakom den tagits bort från Jira | Skapa en ny token med båda behörigheterna för ett aktivt konto, klistra in den och klicka på Update Credentials |
| Ett projekt eller dess ärenden saknas, eller så rapporterar kopplingen ett fel med åtkomsten till ett projekt | Projektet är privat och kontot bakom token har inte åtkomst till det | Teamhanterade projekt: öppna Space settings › Access i Jira och ge kontot en roll, eller ändra åtkomsten till Open eller Limited. Företagshanterade projekt: ge kontot behörigheten Browse spaces i projektets behörighetsschema |
| Vissa planer i Tempo syns inte | Den som äger Tempo-token saknar View Plans för vissa team | Lägg till en behörighetsroll med View Plans för de teamen, eller välj Full |
| Teamen visar ingen tid eller kapacitet | Tempo är inte anslutet | Gå igenom steg 7 till 9 |
| Vissa personer saknas i teamen | Deras e-postadress i Jira är inte densamma som i MuchSkills, eller så var Sync members of new teams avstängt när teamet skapades | Se till att e-postadresserna stämmer överens, eller lägg till personerna i Team Builder |
| Tempo slutade synka efter ungefär en månad | Tempo-token har nått sin förvalda giltighetstid på 30 dagar | Skapa en ny token med längre giltighetstid och klicka på Update Credentials |
Vanliga frågor
Behöver vi Tempo?
Nej. Med enbart Jira blir projekt eller ärenden till team. Tempo bidrar med planerna, alltså vem som är inplanerad på vilket projekt och hur mycket tid det gäller. Utan Tempo blir tiden och kapaciteten för dina team inte rätt.
Ska vi synka Projects eller Issues?
Projects är standard: ett MuchSkills-team per Jira-projekt. Välj Issues om ditt arbete är organiserat i ärenden av en viss typ inom större projekt, till exempel epics: då får du ett team per ärende av den typen. Om du byter senare kopplas de team som synkats på det andra sättet bort permanent.
Vilka behörigheter krävs för Jiras API-token?
En token med scopes behöver read:jira-user och read:jira-work. Atlassian-kontot bakom token behöver också åtkomst till varje projekt du vill ha i MuchSkills, även privata.
Ändrar MuchSkills något i Jira eller Tempo?
MuchSkills läser projekt, ärenden, medlemmar och planer. Det lägger också till en webhook på din Jira-site så att det får veta om ändringar i projekt och användare. Det redigerar inte ärenden, projekt eller planer.
Vad händer när ett Jira-projekt arkiveras?
Dess team i MuchSkills arkiveras vid nästa synk, och samma sak händer när ett projekt raderas. Med synk av Issues kan du också arkivera ett team när dess ärende når en status i kategorin Done. Om ärendet öppnas igen blir teamet aktivt igen.
Vem läggs till i de synkade teamen?
Om Sync members of new teams är påslaget blir medlemmarna i Jira-projektet, eller de som har Tempo-planer på projektet, medlemmar i teamet när synken skapar det. Befintliga team behåller sin egen inställning för medlemssynk.
Varför saknas vissa personer i teamen?
MuchSkills matchar personer via e-post. Om någons e-postadress i Jira skiljer sig från den adress hen loggar in i MuchSkills med läggs hen inte till.
Vad händer när en token löper ut?
Synken avbryts och kopplingen visar ett felmeddelande. Skapa en ny token, klistra in den och klicka på Update Credentials. En Atlassian-token gäller i upp till ett år och en Tempo-token i 30 dagar, om du inte väljer en längre giltighetstid.