UKG Pro
Hämta dina personaldata från UKG Pro till MuchSkills. Din administratör för UKG Pro ger MuchSkills läsbehörighet, och vi mappar fälten och kör synken. Konfigurationen ingår i din MuchSkills-implementering.
- Vem
- Din administratör för UKG Pro, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad konfiguration, som en del av din implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från UKG Pro enligt ett schema. Nyanställda, avslutade anställningar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till UKG Pro.
Innan du börjar
- En administratör för UKG Pro på din sida, eller din implementeringspartner för UKG Pro.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Dina fältnamn. Installationer av UKG Pro namnger anpassade fält på olika sätt, så ha din fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I UKG Pro
Din systemadministratör för UKG Pro känner igen de här sidorna. Etiketterna kan skilja sig något beroende på din konfiguration, och UKG:s support eller din partner kan bekräfta dem. Dokumentation för UKG Pro
- Skapa ett webbtjänstkonto. Som systemadministratör går du till System Configuration › Security › Service Account Administration och lägger till ett tjänstekonto för MuchSkills med eget användarnamn och lösenord.
- Ge bara View-behörighet. Ge kontot rollen View, utan några andra åtgärder, för följande webbtjänster: Employee Person Details för namn och e-post, Personnel Integration för befattning, chef, status, anställningstyp och organisationsnivåer, samt Company Configuration Integration för namn på platser och organisationsnivåer. Ge inga andra behörigheter.
- Kopiera kontots User API Key. Varje webbtjänstkonto har en egen User API Key, som du hittar vid kontot i Service Account Administration.
- Ta fram Customer API Key och tjänstevärd. Gå till Menu › System Configuration och öppna Web Services under Security. Anteckna Customer API Key och värdadressen för dina tjänsteslutpunkter, som ser ut ungefär som
https://yourservicehost.ultipro.com. Värden skiljer sig åt mellan datacenter och mellan produktions- och testmiljö. - Anteckna anslutningsuppgifterna. Tjänstevärden, Customer API Key, tjänstekontots användarnamn, lösenord och User API Key, samt vilka bolag som ska ingå om du bara vill synka en del av koncernens bolag.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, din fältlista och ditt urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Din administratör för UKG Pro och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Du kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synken för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerade
- Team/Org › Members visar personerna som omfattas.
- Personerna som omfattas har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser de medarbetare som rapporterar direkt till dem i My Circle.
Benefits
Det här får du
- UKG Pro förblir den primära källan. Personaldata registreras en gång, i UKG Pro, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ditt HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik finns bredvid de personaluppgifter du redan litar på.
- Rena data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara namn och e-post är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Behov | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress personerna loggar in med |
| Titel | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapporteringsvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar fältet automatiskt från UKG Pro |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av personer som slutat |
| Plats eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Vilka som ingår. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i UKG Pro, så att ingenting utanför ditt urval lämnar ditt system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför det ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller compliance-team avgör vad som passar dina regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om UKG Pro eller ditt nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress lägger du till båda i listan över tillåtna adresser.
Foton och frånvaro. Webbtjänsterna i UKG Pro tillhandahåller varken profilbilder eller daterad frånvaro, så de två fälten lämnas tomma för UKG Pro. Var och en kan själv lägga till sin bild i MuchSkills.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i UKG Pro, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i UKG Pro | Kontrollera att alla chefer ingår i urvalet och att rapporteringsvägarna är ifyllda i UKG Pro |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i UKG Pro skiljer sig från adressen hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i UKG Pro och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | UKG Pro eller ditt nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i UKG Pro och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
UKG Pro finns inte i MuchSkills eller visas som Contact us. Kan vi ansluta det ändå?
Ja. UKG Pro kopplas in via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi in den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från UKG Pro via HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Helst begränsar du vad integrationsanvändaren kan se i UKG Pro, så att bara de personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara den.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Importeras frånvaroorsaker?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens med dig om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.