Namely
Hämta in din personaldata från Namely till MuchSkills. Din Namely-administratör ger MuchSkills endast läsbehörighet, medan vi mappar fälten och sköter synken. Installationen ingår i din implementering av MuchSkills.
- Vem
- Din Namely-administratör, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning som en del av din implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från Namely enligt ett schema. Nyanställda, avslut, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med i nästa synk, utan manuellt arbete på någon av sidorna. Ingenting skrivs tillbaka till Namely.
Innan du börjar
- En Namely-administratör i din organisation, eller din Namely-implementeringspartner.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Dina fältnamn. Anpassade fält heter olika i olika Namely-installationer, så ha din fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I Namely
Din Namely-administratör känner igen de här inställningarna. Åtkomstroller och field group bundles skiljer sig mellan Namely-sajter, så exakt vilka bundles det gäller beror på hur din sajt är uppsatt. Namelys dokumentation
- Skapa en separat användare för integrationen. Lägg till en Namely-användare som äger åtkomsttoken, till exempel MuchSkills API. Den måste logga in med lösenord, inte med single sign-on: token som skapats av en användare med SSO avvisas.
- Ge den en roll med endast läsbehörighet. Gå till Company › Settings och öppna Roles & Permissions under Employee Data. Använd Clone på rollen Employee och välj Edit på kopian. Ge endast User read i dess field group bundles, för de bundles som innehåller fälten du delar, avgränsat till de personer som ska finnas i MuchSkills. Rollen behöver också behörighet att använda API:et. Tilldela rollen till integrationsanvändaren.
- Skapa en personlig åtkomsttoken. Inloggad som integrationsanvändaren klickar du på profilbilden i navigeringsmenyn, väljer API, öppnar Personal Access Tokens, anger ett namn som MuchSkills och klickar på Create. Kopiera token direkt: Namely visar den bara en gång. Saknas API i menyn har rollen ännu inte API-behörighet.
- Anteckna dina anslutningsuppgifter. Din Namely-subdomän (yourcompany i
https://yourcompany.namely.com), den personliga åtkomsttoken och namnet på integrationsanvändaren.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, din fältlista och ditt urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Var med på den tekniska genomgången. Din Namely-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Du kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synken för alla som ingår. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerade
- Team/Org › Members visar personerna i urvalet.
- Personerna i urvalet har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare under My Circle.
Benefits
Det här får du
- Namely förblir den primära källan. Personaldata registreras en gång, i Namely, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ditt HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik ligger bredvid de personaluppgifter du redan litar på.
- Ren data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara namn och e-postadress är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom vart och ett gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-postadress | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara adressen personerna loggar in med |
| Befattning | Rekommenderat | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderat | Rapporteringsvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar det automatiskt från Namely |
| Avdelning | Rekommenderat | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderat | Inaktivering av personer som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderat | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderat | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderat | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderat | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Vilket fält som helst kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller det: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Vilka som ingår. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Namely, så att inget utanför ditt urval lämnar ditt system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför det ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller complianceteam avgör vad som passar dina regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Namely eller ditt nätverk begränsar åtkomst per IP-adress lägger du till båda i listan över tillåtna adresser.
Frånvaro. Namelys API erbjuder inga daterade frånvaroposter, så frånvaro hämtas inte från Namely. Tillgänglighet kan ändå planeras i Team Builder.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det integrationsanvändaren kan se i Namely, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i Namely | Kontrollera att alla chefer ingår i urvalet och att rapporteringsvägarna är ifyllda i Namely |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i Namely skiljer sig från den adress hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i Namely och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Namely eller ditt nätverk begränsar åtkomst per IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Namely och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Namely saknas i MuchSkills eller visas som Contact us. Går det ändå att koppla in det?
Ja. Namely kopplas som en anpassad lösning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Namely över HTTPS. Ditt team skapar bara den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Namely, så att bara personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara dem.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synken kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan breddar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkas det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan också köra en synk när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synk, de raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Importeras frånvaroorsaker?
Nej. Om du synkar frånvaro hämtar MuchSkills bara datum och hur stor del av tiden personen är borta. Orsaker som sjukskrivning importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens med dig om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.