Steg 7: Använd din kompetensdata
När medarbetarna har lagt in sina skills kan datan svara på konkreta frågor: vilka skills du har, var gapen finns, vem som kan ta en viss uppgift och vad du bör rekrytera eller utveckla. Här ser du var i MuchSkills du hittar varje svar och vilken guide som förklarar det.
- Vem
- Owners, Admins, Analysts och chefer
- Var
- Team/Org › Analysis, Reports och Discover
- Chefer ser
- De egna medarbetarna
- Export
- Exportera som CSV från rapporter
How to
Så fungerar det
Varje organisation är unik, så använd de delar som passar dina mål. Tabellen visar var du hittar varje svar.
| Fråga | Var i MuchSkills | Guide |
|---|---|---|
| Vilka skills har vi? | Team/Org › Overview och dashboarden Reports | Så använder du rapporter |
| Hur väl täcker vi en roll eller en kompetens? | Team/Org › Analysis, öppna en lista | Så gör du en kompetensgapsanalys |
| Var står varje person? | My Growth › Gap Analysis för medarbetaren, My Circle för chefen | Så gör du en kompetensgapsanalys |
| Vem kan ta sig an den här uppgiften? | Team/Org › Discover | Så hittar du rätt personer snabbt med Discover |
| Vem är tillgänglig, och när? | Reports › Utilisation och Team Builder | Så planerar du team med data om beläggning och tillgänglighet |
| Ska vi rekrytera eller kompetensutveckla? | Reports › Skills › Demand | Så använder du Demand Report |
| Vilka certifikat håller på att gå ut? | Reports › Certifications | Så hanterar och följer du upp certifieringar |
| Vem utvecklar vilka skills? | Reports › Growth och mål i My Circle | Så sätter du ett personligt utvecklingsmål |
Innan du börjar
- Medarbetarna har lagt in sina skills (steg 5) och dina rollistor är publicerade (steg 3).
- Rätt personer har åtkomst. Ge HR-affärspartner, L&D-ansvariga eller resursplanerare rollen Analyst. Då kan de se alla rapporter utan att kunna ändra några inställningar.
- Taggar är skapade, om du vill gruppera personer över avdelningsgränserna, till exempel per kund eller kohort. Du skapar dem under Team/Org › Settings › Manage Tags.
- Demodatan är borttagen, så att siffrorna bara gäller dina egna medarbetare.
Steg
Analysera skills och kompetensgap
- Öppna en lista i Analysis. Gå till Team/Org › Analysis och välj en lista. Under Skills analysed ser du hur varje skill fördelar sig över nivåerna (Distribution), hur stor andel av organisationen det gäller (Percentage) och var den finns (Found Across).
- Jämför medarbetarna med listan. Fliken Members visar hur väl varje person matchar de prioriterade och övriga skills. Sortera efter Important, Expert, Intermediate eller Beginner.
- Avgränsa urvalet. Filtrera på avdelning, ort, chef, tagg eller tidsperiod. Vill du se vad teamet kan leverera i dag filtrerar du bort nybörjarna.
En rollista i Analysis, med den nivå som krävs för varje skill.
Rapporter
- Öppna Reports. Gå till Team/Org › Reports. Dashboarden har flikarna Overview, Skills, Goals och Validated. I vänsterspalten finns Skills, Certifications, Growth och Utilisation, plus Courses om en lärplattform är ansluten.
- Exportera det du behöver. Med Export as CSV för du över en rapport till ett kalkylark.
Hitta personer
- Sök i Discover. Gå till Team/Org › Discover. Quick är en snabb sökning på nyckelord, bäst när du vet vilken skill du söker. Med Smart beskriver du vem du letar efter, och AI ställer in filtren. Smalna av resultaten på tillgänglighet, avdelning, ort, roll, taggar, chef eller titel.
Team/Org › Discover: sökning och filter. Personerna är suddade.
Planera
- Bemanna ett projekt. Skapa ett team i Team Builder, lägg till de skills och nivåer som projektet kräver och se vem som matchar och hur mycket tid var och en har.
- Avgör var du ska rekrytera och var du ska kompetensutveckla. Rapporten Reports › Skills › Demand jämför, nivå för nivå, de skills dina projekt behöver med de personer som har dem.
- Gör om gap till mål. Medarbetare sätter sina mål under My Growth › Goals, och chefer använder Set a goal i My Circle. Lärmaterial som är kopplat till en skill visas direkt bredvid gapet.
Kontrollera att det fungerade
- Du kan öppna en rollista och se vem som matchar den och var gapen finns.
- En chef kan ta fram sitt eget teams gap i My Circle.
- När du söker i Discover på en skill du känner väl till får du upp de personer du väntade dig.
Benefits
Vad du får
- Gapanalys på alla nivåer. Styrkor, gap och utveckling för individer, team, avdelningar eller områden som ledarskap, som underlag för riktad utveckling och långsiktig planering.
- Rollmatchning för personer och projekt. Du hittar de bästa interna kandidaterna till roller och projekt, och medarbetarna ser själva hur väl de matchar roller i hela organisationen.
- Lärvägar. Gap i definierade roller är kopplade till lärmaterial, så att alla vet var de ska börja.
Important to know
Bra att veta
Filtren fungerar likadant överallt. Avdelning, ort, chef, tagg och tidsperiod fungerar på samma sätt i Members, Overview, Analysis och rapporterna under Reports, så att du kan se samma grupp personer på samma sätt överallt.
Vem ser vad. Owners, Admins och Analysts ser hela organisationen. Chefer ser sina egna medarbetare och Members sina egna vyer. Se Roller och behörigheter.
Självskattat och validerat. Under Team/Org › Overview finns flikarna All Skills och Manager validated, och rapporterna skiljer på User added och Validated, så att du kan välja vilken data du vill utgå från.
Data i andra verktyg. Om du vill få in MuchSkills-data i Power BI, Excel eller dina egna system, läs MuchSkills API och API-åtkomst och Power BI och Excel.
Fler guider. Så arbetar du med strategisk kompetensförsörjning utifrån kompetensdata, Så hittar du interna kandidater, Så sätter du ihop ett team med Team Builder, Så använder du My Circle för att coacha och utveckla ditt team och Så håller du medarbetarnas kompetensprofiler aktuella.
Råd som bygger på forskning. Våra playbooks för chefer hjälper organisationen att sätta skills och styrkor mer i fokus.
Common errors
Felsökning
| Vad du ser | Varför | Vad du gör |
|---|---|---|
| En lista visar få personer | Medarbetarna har ännu inte skattat sig mot listan | Påminn medarbetarna om att fylla i förvalen för sin roll |
| Demopersoner syns i rapporterna | Demodatan finns kvar i din organisation | Kontakta supporten för att få den borttagen |
| Courses saknas i Reports | Ingen lärplattform är ansluten | Läs Anslut valfri lärplattform |
| En chef ser bara en del av organisationen | Chefer ser sina egna medarbetare | Ge chefen rollen Analyst om hen behöver se alla |
| Demand Report är tom | Inget projekt i Team Builder har kompetenskrav än | Lägg till skills och nivåkrav för dina projekt i Team Builder |
Vanliga frågor
Vem kan se data för hela organisationen?
Owners, Admins och Analysts. Chefer ser sina egna medarbetare i My Circle och i rapporter. Members ser sina egna vyer och kompetensgap.
Hur ger vi en HR Business Partner åtkomst till alla rapporter?
Tilldela personen rollen Analyst i Manage Members. En Analyst ser all data, även alla rapporter, men har ingen åtkomst till inställningarna.
Kan vi exportera data?
Ja. Rapporterna har Export as CSV. För regelbundna exporter till andra verktyg använder du MuchSkills API eller följer guiden för Power BI och Excel.
Var ser medarbetarna sina egna gap?
I My Growth › Gap Analysis. Där jämförs de med varje publicerad roll och kompetenslista och får utbildningsmaterial för de kompetenser de saknar.
Hur hittar vi personer till ett projekt?
Använd Discover för en snabb sökning på kompetens, certifikat eller tillgänglighet. Använd Team Builder när du vill ange vilka kompetenser och nivåer ett projekt behöver och se vem som matchar.
Hur avgör vi om vi ska rekrytera eller kompetensutveckla?
Använd Demand Report under Reports. Rapporten jämför, nivå för nivå, vilka kompetenser dina projekt behöver med vilka personer som har dem.
Hur håller vi data aktuell?
Använd retrospektiver, påminnelser från My Circle och regelbundna 1:1-samtal. Alla tre beskrivs i steg 6.