ADP Workforce Now
Hämta era personaldata från ADP Workforce Now till MuchSkills. Er administratör för ADP Workforce Now ger MuchSkills läsbehörighet, och vi mappar fälten och sköter synkroniseringen. Uppsättningen ingår i er implementering av MuchSkills.
- Vem
- Er administratör för ADP Workforce Now, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning som ingår i er implementering
- Synkronisering
- Var 5:e timme, eller direkt via Sync Now
- Behörighet
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från ADP Workforce Now enligt ett fast schema. Nyanställda, personer som slutar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synkronisering, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till ADP Workforce Now.
Innan ni börjar
- En administratör för ADP Workforce Now hos er, eller er implementeringspartner för ADP Workforce Now.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval baserat på land, bolag, avdelning eller anställningstyp.
- Era fältnamn. Egna fält heter olika saker i olika installationer av ADP Workforce Now, så ha er fältlista redo till den tekniska genomgången.
- ADP API Central. ADP säljer API-åtkomst till Workforce Now som ett tillägg, API Central, som köps via ADP Marketplace. Stäm av med ert kontoteam på ADP att ni har det.
Steg
I ADP Workforce Now
Er ADP-administratör gör detta i ADP API Central, ett tillägg till Workforce Now som er organisation köper av ADP. Benämningarna kommer från ADP:s API Central Quick Start Guide. Dokumentation för ADP Workforce Now
- Kontrollera att ni har ADP API Central. Det är ett tillägg till Workforce Now som köps på ADP Marketplace. När det är aktiverat loggar er administratör in på api-central.adp.com.
- Skapa ett projekt. Gå till Projects och välj Create a project. Ge det ett tydligt namn, till exempel MuchSkills people sync, eftersom projekt inte går att ta bort. Välj Next, välj användningsfallet Employee Demographic Data (Read Only) och välj Create Project.
- Lägg till foton och ledighet om ni delar dem. Använd länken Need more APIs i projektet för att lägga till API:et för medarbetarfoton och, om ni delar frånvaro, API:et för ledighetsansökningar.
- Skapa säkerhetscertifikatet. Välj Certificate i menyn och sedan Request Certificate, och följ guiden. Spara den privata nyckeln när guiden visar den, eftersom ADP inte kan visa den igen. Guiden tar också emot en certifikatsigneringsbegäran som skapats på annat sätt; vi kommer överens om vilket sätt som ska användas under den tekniska genomgången.
- Håll känsliga uppgifter maskerade. I Workforce Now väljer ni Setup, sedan Access Permissions under Security och därefter Manage Profiles. Öppna profilen med ert projekts namn och kontrollera att allt på fliken 2. Sensitive Personal Information förblir maskerat. MuchSkills behöver inte de uppgifterna.
- Samla ihop anslutningsuppgifterna. Öppna projektet med View project och kopiera Client ID och Client secret. Ladda ner det signerade certifikatet (.pem-filen) från certifikatkortet och förvara den privata nyckeln tillsammans med det om ni skapade nyckeln i guiden.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, er fältlista och ert urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Er administratör för ADP Workforce Now och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synkronisering. Vi synkroniserar ett fåtal personer eller en avdelning. Ni kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synkroniseringen för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerade
- Under Team/Org › Members visas personerna i urvalet.
- Personerna i urvalet har fått en inbjudan att skapa sin profil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare i My Circle.
Benefits
Det här får ni
- ADP Workforce Now är fortsatt masterkällan. Personaldata registreras en enda gång, i ADP Workforce Now, och MuchSkills hänger med.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik ligger direkt intill de personaluppgifter ni redan litar på.
- Ren data för planering. Rapportvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, kompetensgapsanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkroniseras. Endast namn och e-postadress är obligatoriska. Synkronisera så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-postadress | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress personen loggar in med |
| Befattning | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapportvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar fältet från ADP Workforce Now automatiskt |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av personer som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilfoto | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningstyp | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli filtrerbara taggar, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Kom överens med oss om dem först |
Uppgifter som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när uppgifterna kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk eller religiös tillhörighet eller hälsa.
Vilka som omfattas. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i ADP Workforce Now, så att ingenting utanför ert urval lämnar ert system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför filtret ignoreras och lagras inte. Ert säkerhets- eller complianceteam avgör vilket som passar era regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om ADP Workforce Now eller ert nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress lägger ni till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser ni | Orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i ADP Workforce Now, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i ADP Workforce Now | Kontrollera att alla chefer omfattas av urvalet och att rapportvägarna är ifyllda i ADP Workforce Now |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i ADP Workforce Now skiljer sig från den adress hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i ADP Workforce Now och kontakta sedan support |
| Anslutningen nekas | ADP Workforce Now eller ert nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synkroniseringen har slutat fungera | ADP-certifikatet har gått ut, eller projektet i API Central har ändrats | Förnya åtkomsten i ADP Workforce Now och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
ADP Workforce Now finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla det?
Ja. ADP Workforce Now kopplas via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från ADP Workforce Now över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i ADP Workforce Now, så att bara personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara det.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med ”Sync Now”.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Importerar du frånvaroorsaker?
Nej. Om du synkar frånvaro hämtar MuchSkills bara datum och frånvarograd i procent. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.