SAP SuccessFactors

Så fungerar det

MuchSkills läser från SAP SuccessFactors enligt ett schema. Nyanställda, avslutade anställningar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till SAP SuccessFactors.

MuchSkills loggar in i SuccessFactors OData API som en dedikerad API-användare med endast läsbehörighet, med dess användarnamn och lösenord (HTTP Basic Authentication över HTTPS). Vi lagrar lösenordet krypterat.

Innan du börjar

• En SAP SuccessFactors-administratör i din organisation, eller din implementeringspartner för SAP SuccessFactors.
• En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller anställningsform.
• Dina fältnamn. Egna fält heter olika i olika SAP SuccessFactors-installationer, så ha din fältlista till hands inför det tekniska mötet.

Steg

I SAP SuccessFactors

Din SuccessFactors-administratör känner igen de här verktygen i Admin Center. Äldre instanser visar något annorlunda etiketter på skärmarna för behörighetsroller; behörigheterna är desamma. Dokumentation för SAP SuccessFactors

1. Skapa en dedikerad API-användare. Skapa en användare som bara den här integrationen använder, på det sätt ditt team brukar skapa användare i din instans. Använd inte en persons eget konto.
2. Lägg den i en egen behörighetsgrupp. Öppna Manage Permission Groups i Admin Center, välj Create New, ge gruppen ett namn och lägg till API-användaren som enda medlem.
3. Skapa en behörighetsroll med endast läsbehörighet. Välj Create i Admin Center › Manage Permission Roles. Under Administrator Permissions › Employee Central API väljer du Employee Central HRIS OData API (read-only) och Employee Central Foundation OData API (read-only). Under Administrator Permissions › Manage User väljer du Employee Export, som även låter användaren läsa personer som har slutat. Under Administrator Permissions › Manage Integration Tools väljer du Allow Admin to Access OData/REST API through Basic Authentication, så att API-användaren kan logga in i API:et. Välj inget som går att redigera. Vill du bara dela vissa länder eller juridiska enheter utelämnar du de två Employee Central API-behörigheterna och ger i stället läsåtkomst under User Permissions › Employee Central Effective Dated Entities och User Permissions › Employee Data, så att målgruppen i nästa steg gäller.
4. Tilldela gruppen rollen. Välj Add Role Assignment för den nya rollen på Manage Permission Roles (på äldre skärmar: Grant this role to...). Ge behörighetsgruppen från steg 2 åtkomst. Under Define a Target Population väljer du alla, eller bara de grupper av medarbetare som ska finnas i MuchSkills.
5. Ge API-användaren ett starkt lösenord. Ange ett långt, unikt lösenord för API-användaren och spara det i din lösenordshanterare. Det används bara av den här integrationen.
6. Se till att lösenordet inte går ut, och tillåt våra adresser. Öppna Set API login exceptions... i Admin Center › Password & Login Policy Settings och lägg till API-användaren. Sätt Maximum Password Age till -1 så att lösenordet aldrig går ut, och lägg till våra två IP-adresser, 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om du även använder IP Restriction Management för hela instansen lägger du till dem där också.
7. Anteckna anslutningsuppgifterna. API-användarens användarnamn, ditt company ID, lösenordet och API-servern för ditt datacenter, till exempel https://api55.sapsf.eu för Frankfurt eller https://api4.successfactors.com för Virginia. SAP listar alla API-servrar i sin List of SAP SuccessFactors API Servers.

Med MuchSkills

8. Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Skicka API-användarens användarnamn och lösenord, ditt Company ID och URL:en till API-servern för ditt datacenter via en säker kanal som vi kommer överens om.
9. Var med på det tekniska mötet. Din administratör för SAP SuccessFactors och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
10. Kontrollera den första synkningen. Vi börjar med att synka några få personer eller en avdelning. Du kontrollerar sedan deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
11. Ta med alla. Vi slår på synkningen för alla som ingår i urvalet. Från och med då körs den var 5:e timme.

Kontrollera att det fungerade

• Under Team/Org › Members finns alla personer som ingår i urvalet.
• De har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
• Chefer ser sina direkta medarbetare under My Circle.

Det här får du

• SAP SuccessFactors förblir den källa som gäller. Personaldata registreras en gång, i SAP SuccessFactors, och MuchSkills följer med.
• Ett kompetenslager ovanpå ditt HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik ligger bredvid de personaluppgifter du redan litar på.
• Rena data för planering. Rapportvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, gapanalys och Team Builder.

Bra att veta

Vad som synkas. Bara namn och e-postadress är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.

Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan skickar med dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.

Vilka som omfattas. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i SAP SuccessFactors, så att inget utanför ditt urval lämnar ditt system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför det ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller complianceteam avgör vad som passar dina regler.

Medarbetare som slutat inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.

Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om SAP SuccessFactors eller ditt nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress lägger du till båda i listan över tillåtna adresser.

SAP fasar ut Basic Authentication för API:er. SAP stänger av den som standard under första halvåret 2027 och tar bort den den 12 november 2027. Om din instans redan har stängt av den för API:er, meddela oss före det tekniska mötet så kommer vi överens om hur anslutningen ska göras.

Utan Employee Central. Om du kör SuccessFactors talangmoduler utan Employee Central ligger personaldata på entiteten User, och Employee Central-behörigheterna i steg 3 gäller inte. Meddela oss före det tekniska mötet.

Felsökning