Paychex Flex
Hämta din personaldata från Paychex Flex till MuchSkills. Din Paychex Flex-administratör ger MuchSkills läsbehörighet, och vi mappar fälten och kör synken. Uppsättningen ingår i ditt införande av MuchSkills.
- Vem
- Din Paychex Flex-administratör, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning, ingår i ditt införande
- Synk
- Var 5:e timme, eller när du vill med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från Paychex Flex enligt ett schema. Nyanställda, personer som slutar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till Paychex Flex.
Innan du börjar
- En Paychex Flex-administratör i din organisation, eller din implementeringspartner för Paychex Flex.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval per land, bolag, avdelning eller anställningstyp.
- Dina fältnamn. Anpassade fält heter olika saker i olika Paychex Flex-installationer, så ha din fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
Inne i Paychex Flex
Din Paychex Flex-administratör skapar en app i Paychex Flex, och Paychex genererar appens API-nyckel och secret. Vyn heter lite olika saker på Paychex egna sidor och i partnerguider, men stegen är desamma. Dokumentation för Paychex Flex
- Kontrollera din roll. Du behöver behörighet att hantera anslutna appar. Paychex ger den till rollerna Super Admin och Security Admin, och den kan också läggas till i en anpassad roll. Har du flera kundkonton hos Paychex arbetar du i det konto som du vill hantera integrationen från. Paychex kallar det huvudkontot (parent account).
- Skapa appen. Öppna Company Settings i Paychex Flex och gå till Integrated Apps (på vissa av Paychex sidor heter det Integrated Applications eller Connected Applications och ligger under Access). Välj Create App, ge appen namnet MuchSkills och skriv en kort beskrivning.
- Ge appen enbart läsbehörighet. Slå på Company and worker APIs i avsnittet Access settings och välj Read only (GET). Lämna Payroll and check APIs avslaget.
- Spara och kopiera inloggningsuppgifterna. Godkänn användarvillkoren och välj Save. Kopiera API key och secret direkt, eftersom de kanske inte visas igen.
- Koppla bara de bolag som omfattas. Ska personer i andra kundkonton finnas i MuchSkills öppnar du appen från huvudkontot, går till Company Access och lägger till dem med +Add or remove Company. Hoppa över bolag vars medarbetare inte ska delas.
- Anteckna anslutningsuppgifterna. API-nyckeln, secret samt namn och 8-siffriga kundkontonummer för de bolag som är kopplade till appen.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, din fältlista och din avgränsning, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Din Paychex Flex-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Du kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka avgränsningen. Vi slår på synken för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerade
- Team/Org › Members visar de personer som omfattas.
- De som omfattas har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser de medarbetare som rapporterar direkt till dem i My Circle.
Benefits
Det här får du
- Paychex Flex förblir den primära källan. Personaldata registreras en gång, i Paychex Flex, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ditt HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik ligger bredvid de personalposter du redan litar på.
- Ren data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in färdiga för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara namn och e-post är obligatoriska. Synka så många av de andra fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sök, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara adressen som personerna loggar in med |
| Befattning | Rekommenderat | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderat | Rapporteringsvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar fältet automatiskt från Paychex Flex |
| Avdelning | Rekommenderat | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderat | Inaktivering av personer som slutar |
| Ort eller land | Rekommenderat | Filter och avgränsning |
| Profilbild | Rekommenderat | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningstyp | Rekommenderat | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderat | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Vilket fält som helst kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Kom överens med oss om dem först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Vilka som ingår. Helst begränsar du vad integrationsanvändaren kan se i Paychex Flex, så att ingenting utanför avgränsningen lämnar ditt system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför filtret ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller complianceteam avgör vad som passar dina regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Paychex Flex eller ditt nätverk begränsar åtkomsten per IP-adress lägger du till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i Paychex Flex, eller utanför avgränsningsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och avgränsningen |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför avgränsningen, eller har själv ingen chef angiven i Paychex Flex | Kontrollera att alla chefer omfattas och att rapporteringsvägarna är ifyllda i Paychex Flex |
| En person visas två gånger | Personens e-post i Paychex Flex skiljer sig från adressen hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i Paychex Flex och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Paychex Flex eller ditt nätverk begränsar åtkomsten per IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stoppat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Paychex Flex och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Paychex Flex finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla in det?
Ja. Paychex Flex kopplas in via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Paychex Flex över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Helst begränsar du vad integrationsanvändaren kan se i Paychex Flex, så att bara personer som omfattas någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara den.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Kommer frånvaroorsaker med i importen?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens med dig om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.