Bjud in personer till MuchSkills
- Vem
- Owner eller Admin
- Var
- Under Team/Org › Members och Team/Org › Settings › Manage Members
- Vägar in
- E-post, inbjudningslänk, CSV-fil, HR- eller identitetssynk
- De som slutar
- Avaktiveras, raderas aldrig, med en HR-synk
Det finns fyra sätt att få in personer i MuchSkills: inbjudningar via e-post, en inbjudningslänk, filimport och en HR- eller identitetssynk. Den här guiden visar varje sätt, vilket du ska välja, hur du ställer in roller efteråt och vad som händer när någon slutar.
Så fungerar det
| Metod | Passar bäst för | Var |
|---|---|---|
| Inbjudningar via e-post | Några få personer, eller cheferna först | Invite under Team/Org › Members |
| Inbjudningslänk | Upp till 1 000 personer, till exempel via ett meddelande till hela företaget | Invite under Team/Org › Members |
| CSV-fil | Ett pilotprojekt, eller en engångsimport medan en integration håller på att förberedas | Team/Org › Settings › Manage Members |
| HR- eller identitetssynk | Alla medarbetare, alltid uppdaterat | Team/Org › Settings › Integrations, eller SCIM från din identitetsleverantör |
Alla som går med får rollen Member. Sedan ändrar du roller i Manage Members:
| Roll | Behörighet |
|---|---|
| Owner | Allt, även att radera hela arbetsytan |
| Admin | All administration och alla inställningar, men kan inte radera arbetsytan |
| Analyst | Ser all data och har full åtkomst till Reports, men kommer inte åt inställningarna |
| Member | Ser sina egna vyer. Chefer ser dessutom sina direktrapporterande medarbetare i My Circle och i rapporter |
Innan du börjar
- Roll: Owner eller Admin.
- Lägg grunden först. Din kompetenstaxonomi, roller och avdelningar bör vara på plats innan personerna kommer in. Se Bygg din kompetenstaxonomi.
- Berätta för alla. Låt alla veta vad MuchSkills är och varför det är viktigt innan inbjudningarna kommer.
- Bjud in cheferna först. Ge dem ungefär en vecka att skapa detaljerade profiler innan du bjuder in deras team.
Steg
Bjud in via e-post
- Öppna Members. Gå till Team/Org › Members och klicka på Invite.
- Fyll i adresserna. Klistra in eller skriv e-postadresserna i fältet Emails och skilj dem åt med kommatecken. Du kan bjuda in upp till 20 åt gången.
- Klicka på Send invite/s. Meddelandet Invitations sent bekräftar att inbjudningarna har skickats. Klicka på View Sent invites så ser du dem under Pending Invites.
Bjud in med en länk
- Öppna inbjudningsfönstret. Klicka på Invite under Team/Org › Members.
- Skapa länken. Under Unique team invite link klickar du på Create Invite Link. En och samma länk räcker för upp till 1 000 personer.
- Kopiera och dela länken. Klicka på Copy URL och skicka ut länken i dina egna kanaler.
Importera från en CSV-fil
- Öppna Manage Members. Gå till Team/Org › Settings › Manage Members.
- Ladda ner mallen. Klicka på menyn med tre punkter bredvid sidans kontroller och välj Download template. Filimport finns på begäran: kontakta supporten så aktiverar vi den för din organisation. Importera personer från en fil innehåller den fullständiga guiden.
- Fyll i den. En person per rad, med kolumnerna First name, Last name, Email, Title, Direct report, Department, Location, Tags och Role. Ange chefens e-postadress i Direct report. Chefen måste redan vara medlem. Separera flera taggar med semikolon.
- Importera den. Välj Import Members from CSV file i samma meny och välj din fil.
- Ställ in administratörerna. Öppna menyn Role på varje administratörs rad och välj Admin. Ladda sedan om sidan för att kontrollera det.
Avdelning och närmaste chef i Manage Members.
Koppla ett HR- eller identitetssystem
- Öppna Integrations. Gå till Team/Org › Settings › Integrations.
- Koppla ditt system. Följ sidan för ditt system. Självbetjäningskopplingar har ett formulär här, andra sätter vi upp tillsammans med dig. Se Så fungerar HR-integrationer.
- Välj vilka som ska synkas och starta. Om din koppling erbjuder det väljer du avdelningar eller grupper och klickar sedan på Start Sync. Alla som omfattas får en inbjudan.
Ställ in roller
- Öppna rollmenyn. Gå till Team/Org › Settings › Manage Members och klicka på rollen på personens rad.
- Byt roll. Välj Member, Analyst eller Admin. Ändringen sparas direkt.
Kontrollera att det fungerade
- Team/Org › Members visar de som har anslutit under Internal, och de som ännu inte har tackat ja under Pending Invites.
- De som har tackat ja visas i Manage Members med avdelning, ort och chef.
- Efter en HR-synk visar kopplingen Last successful sync och Next scheduled sync.
Bra att veta
De som slutar avaktiveras, de raderas aldrig. Med en HR-synk eller SCIM avaktiveras en person som slutar eller hamnar utanför det synkade urvalet vid nästa synk. Personen försvinner från de vardagliga vyerna. Projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt vid revisioner.
Nya medarbetare bjuds in automatiskt. Med en HR-synk får nyanställda en inbjudan vid nästa synk efter att de har lagts in i ditt HR-system.
Du kan börja med en fil och gå över till en synk. Personer som importerats från en fil behåller sina MuchSkills-data när du aktiverar integrationen senare. Använd samma e-postadresser i båda.
Skicka inte inbjudningar via e-post före en filimport. Inbjudna personer ligger kvar under Pending Invites tills de tackar ja. Importera först och låt sedan personerna logga in.
Enkel inloggning är en separat sak. En HR-synk tar in personerna, enkel inloggning (SSO) låter dem logga in med sitt företagskonto. Se Kräv SSO och 2FA.
Tips
- Bjud in cheferna först, sedan alla. Chefer som har fyllt i sina egna profiler kan hjälpa sina team.
- Håll en kort lanseringsträff. Visa hur man skapar sin profil, lägger till kompetenser och certifikat och ser sitt kompetensgap.
- Följ upp. Kontrollera efter lanseringen vilka som har fyllt i sin profil och skicka en vänlig påminnelse.
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| Incorrect email format | En adress har ett stavfel, eller adresserna är inte åtskilda med kommatecken | Rätta adressen och skilj adresserna åt med kommatecken |
| You have reached the maximum amount of pending invites. | För många inbjudningar har ännu inte accepterats | Använd inbjudningslänken eller en filimport, eller ta bort gamla inbjudningar under Pending Invites |
| The invitation link is not valid | Länken har skapats på nytt eller har gått ut | Kopiera den aktuella länken från inbjudningsfönstret och dela den igen |
| Oops! It looks like something went wrong uploading your .csv file | Filen är inte en CSV-fil, eller kolumnerna stämmer inte med mallen | Utgå från Download template, behåll rubrikraden och spara filen som CSV |
| En Admin i filen lades upp som Member | Roller i filen tillämpas inte alltid | Ställ in rollen i menyn Role och ladda om sidan för att kontrollera |
| Det finns ingen trepunktsmeny för import | Filimport aktiveras på begäran och är inte påslagen än | Kontakta supporten så slår vi på den |
| En person finns med två gånger | Personen registrerade sig med en annan e-postadress än den som finns i ditt HR-system eller din fil | Se till att e-postadressen stämmer i ditt HR-system eller din fil och kontakta sedan supporten |
Vanliga frågor
Vilket sätt att bjuda in ska vi använda?
En HR- eller identitetssynk för de flesta organisationer, eftersom nyanställda och de som slutar då sköter sig själva. E-postinbjudningar eller en länk passar ett litet team eller en första grupp chefer. En filimport passar en pilot medan integrationen förbereds.
Hur många kan jag bjuda in på en gång?
Upp till 20 e-postadresser per inbjudan. En inbjudningslänk fungerar för upp till 1 000 personer. För större grupper använder du en filimport eller en HR-synk.
Ska vi bjuda in cheferna först?
Ja, det rekommenderar vi. Bjud in cheferna ungefär en vecka före alla andra och be dem fylla i sina profiler. Då blir det lättare för deras team att välja dem som chef, och detaljerade chefsprofiler inspirerar teamen.
Får folk ett mejl när vi startar en HR-synk?
Ja. När synken startar får alla som omfattas en inbjudan att skapa sin profil, och nyanställda bjuds in när de börjar. Informera om MuchSkills innan du sätter i gång.
Vad händer när någon slutar?
Med en HR-synk eller SCIM inaktiveras en person som slutar vid nästa synk. Personen försvinner från de vardagliga vyerna, och projekthistorik och certifikat finns kvar. Ingenting raderas.
Hur gör jag någon till Admin?
Under Team/Org › Settings › Manage Members öppnar du menyn Role på personens rad och väljer Admin. Du kan också välja Analyst för personer som behöver se alla data och rapporter utan att ändra inställningar.
Kan vi synka bara vissa avdelningar?
Ja. Med de flesta självbetjäningskopplingar kan du välja vilka avdelningar eller grupper som ska synkas, och anpassade lösningar avgränsas i ditt HR-system. Du behöver inte ha med alla i MuchSkills från dag ett.
Någon säger att inbjudningslänken inte fungerar.
Länken har troligen genererats om, vilket gör den gamla ogiltig. Kopiera den aktuella länken från inbjudningsfönstret och skicka den igen.