Importera personer från en fil
Du kan lägga till många personer på en gång i MuchSkills från en CSV-fil, med titel, chef, avdelning, plats och taggar. Det passar för piloter och mindre organisationer, eller som en start medan din HR-integration förbereds. Filimport finns på begäran: hör av dig så aktiverar vi den för din organisation. Personerna behåller sina data i MuchSkills när du senare går över till en HR-synk.
- Vem
- En Owner eller Admin, när vi har aktiverat filimport
- Var
- Team/Org › Settings › Manage Members
- Fil
- CSV, upp till 10 MB
- Kolumner
- First name, Last name, Email, Title, Direct report, Department, Location, Tags, Role
How to
Så fungerar det
En Owner eller Admin laddar ner en mall från Manage Members, fyller i en rad per person och laddar upp filen. MuchSkills lägger till personerna i din organisation med uppgifterna från filen: titel, chef, avdelning, plats och taggar. Efter importen uppdateras ingenting automatiskt. Du håller uppgifterna aktuella i Manage Members, eller kopplar in ditt HR-system senare.
En filimport passar för:
- Piloter med ett team eller en avdelning.
- Mindre organisationer utan HR-system.
- En start medan din HR-integration förbereds. Personerna behåller sina data i MuchSkills när integrationen tar över.
Innan du börjar
- I MuchSkills: rollen Owner eller Admin, och att filimport är aktiverad. Den aktiveras på begäran: mejla support@muchskills.com eller skriv till oss i chatten.
- Skapa namnen först. Lägg in dina avdelningar och platser under Team Settings och dina taggar under Manage Tags. Använd exakt samma namn i filen.
- Använd rätt e-postadresser. Varje person ska ha den adress hen kommer att logga in med. Om du tänker koppla in ett HR-system senare ska du använda samma adress som finns där. Har någon ingen e-postadress? Kontakta oss först (se Bra att veta).
- Chefer först. Kolumnen Direct report fungerar bara för chefer som redan är medlemmar. Är de inte det importerar du cheferna i en första fil och alla andra efteråt.
- Importera först, bjud in sedan. E-postinbjudningar som gått ut till samma personer före importen blir liggande under Pending Invites.
- Planera lanseringen. Berätta om MuchSkills för medarbetarna innan de upptäcker att de redan finns där. Se Steg 5: Lansera för alla.
Steg
Förbered filen
- Öppna Manage Members. Gå till Team/Org › Settings › Manage Members.
- Ladda ner mallen. Klicka på de tre prickarna till höger, under knappen Invite, och välj Download template.
- Fyll i en rad per person. Ändra inget i rubrikraden och byt ut exempelraden mot dina egna medarbetare. Tabellen under steg 4 visar vad varje kolumn ska innehålla.
- Spara filen som CSV med kommatecken som avgränsare. Filen får vara högst 10 MB.
| Kolumn | Vad du fyller i | Exempel |
|---|---|---|
| First name | Personens förnamn | Maria |
| Last name | Personens efternamn | Lopez |
| Adressen personen loggar in med. Obligatorisk | maria.lopez@example.com | |
| Title | Personens titel | Data Engineer |
| Direct report | E-postadressen till personens chef, som redan måste vara medlem | sam.carter@example.com |
| Department | Personens avdelning, med samma namn som i Team Settings | Engineering |
| Location | Personens plats, med samma namn som i Team Settings. Sätt värdet inom dubbla citattecken om det innehåller ett kommatecken | "Gothenburg, Sweden" |
| Tags | En eller flera taggar, åtskilda med semikolon | Consultant; Leadership |
| Role | Member | Member |
Importera
- Ladda upp filen. Öppna samma trepunktsmeny, välj Import Members from CSV file och välj din fil. MuchSkills visar Uploading... medan det pågår.
- Kontrollera resultatet. Personerna från din fil visas i listan med Department, Location, Direct Manager och Role.
- Ange roller. Ge Admin eller Analyst till dem som behöver det, i kolumnen Role. Ladda om sidan för att kontrollera att varje roll sparades. Se Roller och behörigheter.
- Fyll i det som saknas. Ange en saknad chef i Direct Manager, eller en saknad avdelning eller plats, direkt i listan.
Kontrollera att det fungerade
- Manage Members listar personerna från din fil, med avdelning, plats, närmaste chef och roll.
- Under Team/Org › Members visar vyn Hierarchy den rapporteringsstruktur du förväntar dig.
- Chefer från din fil ser sina medarbetare i My Circle.
Benefits
Det här får du
- Hela organisationen på en gång. Alla i filen läggs till samtidigt, med sina uppgifter redan ifyllda.
- Rapporteringsvägar från dag ett. Kolumnen Direct report bygger upp organisationsschemat och fyller varje chefs My Circle.
- Enkelt att automatisera. När du kopplar in ditt HR-system senare behåller alla det de redan har lagt till.
Important to know
Bra att veta
Gå över till en HR-synk senare. När en HR-synk eller SCIM tar över matchar MuchSkills personer på e-postadress, och de behåller sina profiler, kompetenser och certifikat. Från och med då är ditt HR-system eller din identitetsleverantör källan för namn, chefer och avdelningar. Se Så fungerar HR-integrationer.
Ingenting uppdateras automatiskt. Tills du kopplar in ett HR-system lägger du själv till nyanställda och hanterar de som slutar i Manage Members.
Inbjudningar och importen. Importera först och bjud in sedan. E-postinbjudningar som du skickat till samma personer före importen väntar under Pending Invites i Team/Org › Members. Använd Invite för att lägga till någon som saknades i filen.
Roller. Rollerna Admin och Analyst tilldelar du efter importen, i Manage Members.
Filimport finns på begäran. Om du inte ser trepunktsmenyn, kontakta supporten så aktiverar vi den.
Personer utan e-postadress. E-post krävs för varje person. Om några av dina medarbetare saknar e-postadress, kontakta oss: vi kan skapa platshållaradresser åt dem, kopplade till deras riktiga anställningsnummer.
HR-integrationer anger chefer åt dig. Med en HR-integration eller SCIM kommer rapportvägarna från det systemet, och du behöver inte fylla i några e-postadresser till chefer alls.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Så gör du |
|---|---|---|
| Det finns ingen trepunktsmeny i Manage Members | Filimport har inte aktiverats för din organisation än | Kontakta supporten och be dem aktivera den |
| Maximum file size must be up to 10 MB | Filen är större än 10 MB | Dela upp personerna på flera mindre filer och ladda upp dem en i taget |
| Oops! It looks like something went wrong uploading your .csv file | Filen är inte en CSV-fil, kolumnrubrikerna har ändrats eller så används en annan avgränsare | Ladda ner mallen på nytt, behåll rubrikraden och spara som CSV med kommatecken som avgränsare |
| Någon du har gjort till Admin visas som Member | Rollen i filen följde inte med | Ange rollen i kolumnen Role i Manage Members och ladda om sidan för att kontrollera |
| Vissa chefer saknas | Cellen Direct report innehåller ett namn i stället för en e-postadress, eller så var chefen inte medlem än vid importen | Importera cheferna först och resten efteråt, eller lägg in de chefer som saknas under Direct Manager |
| Vissa personer ligger kvar under Pending Invites | De bjöds in via e-post före importen | Be dem acceptera inbjudan, eller kontakta supporten om någon finns med två gånger |
Vanliga frågor
Vilka kolumner är obligatoriska?
Varje rad behöver en e-postadress och ett namn. Fyll i de andra kolumnerna så långt du kan, eftersom varje kolumn gör MuchSkills mer användbart.
Vad ska stå i Direct report?
E-postadressen till personens chef, som i exempelraden i mallen. Chefen måste redan vara medlem i MuchSkills när du importerar. Om dina chefer inte är med än importerar du dem i en första fil och alla andra i en andra.
Hur lägger jag till fler än en tagg?
Separera taggarna med semikolon i kolumnen Tags, till exempel Consultant; Leadership.
Kan jag göra personer till Admins i filen?
Skriv Member i kolumnen Role för alla och sätt rollerna Admin och Analyst efteråt i Manage Members. Ladda om sidan för att kontrollera resultatet.
Kan vi gå över till en HR-synk senare?
Ja. Medarbetarna behåller sina profiler, kompetenser och certifikat när HR-synken tar över, så länge deras e-postadress är densamma i båda.
Jag ser inte importmenyn. Varför?
Filimport aktiveras på begäran. Hör av dig till oss på support@muchskills.com eller i chatten, så slår vi på det för din organisation.
Några av våra medarbetare har ingen e-postadress. Kan jag ändå importera dem?
Alla i MuchSkills behöver en e-postadress. Om några av dina medarbetare saknar en, till exempel i produktion eller fältroller, kontakta oss. Vi kan skapa platshållaradresser åt dem, kopplade till deras riktiga anställningsnummer.
Ska vi bjuda in personer före eller efter importen?
Efter. Inbjudningar som du mejlar ut före importen blir liggande under Pending Invites. Gör importen först och följ sedan steg 5 för lanseringen.