UKG Ready
Hämta dina personaldata från UKG Ready till MuchSkills. Din administratör för UKG Ready ger MuchSkills läsbehörighet, och vi mappar fälten och kör synken. Konfigurationen ingår i din MuchSkills-implementering.
- Vem
- Din administratör för UKG Ready, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad konfiguration, som en del av din implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från UKG Ready enligt ett schema. Nyanställda, avslutade anställningar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till UKG Ready.
Innan du börjar
- En administratör för UKG Ready på din sida, eller din implementeringspartner för UKG Ready.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Dina fältnamn. Installationer av UKG Ready namnger anpassade fält olika, så ha din fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I UKG Ready
Det här gör din administratör för UKG Ready i Company Setup. Om det är en UKG-partner som sköter UKG Ready åt dig kan partnern ta hand om det. Benämningarna kan skilja sig något mellan olika tenants. Dokumentation för UKG Ready
- Skapa en säkerhetsprofil för MuchSkills. Gå till Settings › Profiles/Policies › Security och klicka på New Security Profile. Ge den namnet MuchSkills, markera Active och spara.
- Ge den API-åtkomst med endast visning. I den nya profilen, på fliken Modules under REST API Resources, ger du endast View för Employees, Employees (Changed) och Employee Pay Information (därifrån läser vi bara befattning och anställningstyp). På fliken Global ger du View för Cost Center Definitions och, under Object Lists, för Cost Centers. Om du delar frånvaro tillåter du visning av Time Off Requests på fliken TLM. Ge inte Edit eller Add någonstans, och låt demografi- och ersättningsposter vara avstängda.
- Visa fönstret OAuth Applications. Gå till Settings › Global Setup › Company Setup. Om du inte ser OAuth Applications klickar du på Edit Tabs, drar OAuth Applications från Available Windows till fliken Login Config och sparar.
- Skapa en Machine to Machine-applikation. På fliken Login Config klickar du på Add OAuth Application. Ange MuchSkills som Name och välj Machine to Machine som Application Type. Klicka på Generate Secret och kopiera hemligheten till din lösenordshanterare direkt. Under Security Profile väljer du profilen MuchSkills.
- Begränsa den till personerna som omfattas. Under Account Groups klickar du på listikonen och väljer All Company Employees, eller en kontogrupp som bara innehåller de personer som ska finnas i MuchSkills. Spara applikationen.
- Anteckna anslutningsuppgifterna. Värdnamnet i webbläsarens adressfält när du loggar in i UKG Ready (till exempel
secure.saashr.com), ditt Company Short Name (i Company Setup under Company Info, avsnittet Company Address), Client ID och hemligheten. Vi kommer överens om en säker kanal för hemligheten; skicka den aldrig via e-post.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, din fältlista och ditt urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Din administratör för UKG Ready och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Du kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synken för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerade
- Team/Org › Members visar personerna som omfattas.
- Personerna som omfattas har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser de medarbetare som rapporterar direkt till dem i My Circle.
Benefits
Det här får du
- UKG Ready förblir huvudkällan. Personaldata registreras en gång, i UKG Ready, och MuchSkills hämtar dem därifrån.
- Ett kompetenslager ovanpå ditt HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik ligger bredvid de personaluppgifter du redan litar på.
- Ren data för planering. Rapportvägar, avdelningar och taggar kommer in färdiga för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara namn och e-post är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Behov | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress personerna loggar in med |
| Titel | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapportvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar det automatiskt från UKG Ready |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av personer som slutat |
| Plats eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Vilka som ingår. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i UKG Ready, så att ingenting utanför ditt urval lämnar ditt system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför det ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller compliance-team avgör vad som passar dina regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om UKG Ready eller ditt nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress lägger du till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i UKG Ready, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i UKG Ready | Kontrollera att alla chefer ingår i urvalet och att rapportvägarna är ifyllda i UKG Ready |
| En person visas två gånger | Personens e-post i UKG Ready skiljer sig från adressen hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i UKG Ready och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | UKG Ready eller ditt nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i UKG Ready och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
UKG Ready finns inte i MuchSkills eller visas som Contact us. Kan vi ansluta det ändå?
Ja. UKG Ready kopplas in via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi in den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från UKG Ready via HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren ser i UKG Ready, så att bara personer som omfattas någonsin lämnar ditt system. Går inte det kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att lagra dem.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Importeras frånvaroorsaker?
Nej. Om du synkar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och frånvarons omfattning i procent. Orsaker, till exempel sjukfrånvaro, importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens med dig om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.