Bygg din kompetenstaxonomi

En kompetenstaxonomi är den strukturerade listan över de kompetenser som din organisation vill kartlägga. Den ger alla samma ord för samma kompetenser, och det är det som gör sökningar, gapanalyser och planering tillförlitliga. Den här guiden visar hur du bygger en, roll för roll, och lägger in den i MuchSkills.

Så fungerar det

En kompetenstaxonomi är en strukturerad lista över de kompetenser som din organisation behöver, grupperade i kategorier och med en kort beskrivning av varje kompetens. Den skapar ett gemensamt språk för kompetenser, så att två personer som menar samma sak också väljer samma kompetens.

En tydlig taxonomi ger dig:

• Bättre rekrytering och resursplanering
• Medarbetarutveckling och intern rörlighet
• Tydligare rollförväntningar och coachande samtal
• Enhetlig feedback och enhetliga utvecklingsramverk
• Träffsäker analys av kompetensgap och kompetensutveckling

Det här finns redan i MuchSkills

Varje profil har fyra inbyggda kategorier. Dem behöver du inte bygga själv.

Din arbetsyta har också från start en föreslagen taxonomi med egna kategorier, som du kan byta namn på, redigera eller ta bort:

Beroende på din verksamhet kan du lägga till kategorier som:

• Kunder: kartlägg erfarenhet av varje kund för att göra bemanningen enklare.
• Kärnkompetenser eller tjänsteerbjudanden: vanligt i konsultbolag, så att resursplanerare ser varje konsults specialitet.
• Språk: läggs in från en inbyggd mall.
• Mina preferenser och intressen: resor, spel, hobbyer och sport, ett bra sätt för kollegor att hitta varandra.

Ett komplett exempel finns att ladda ner: vår exempeltaxonomi för det fiktiva företaget Acme Inc. Den innehåller 12 kategorier och 371 kompetenser, och varje kategoriflik är redan formaterad för uppladdning.

Innan du börjar

• Samla in dina roller. Titlar, rollbeskrivningar eller jobbannonser för de roller du vill täcka.
• Samla in befintliga ramverk. Kompetensmodeller, tjänstekataloger eller kundlistor som du redan använder.
• Kom överens om vem som bestämmer. Någon inom HR eller L&D bör äga den slutliga listan, med input från teamledarna.
• Roll i MuchSkills: en Owner eller Admin lägger in taxonomin.

Steg

Planera taxonomin

1. Gör en lista över roller och kompetensområden. Till exempel Business Analyst, Marketing Manager och Frontend Developer, men också områden som ledarskap.
2. Bestäm vilka kompetenser varje roll kräver. Skriv ner de viktigaste kompetenserna för varje roll, kompetensområde eller avdelning. I vår exempellista med kompetenser per roll och kompetensområde ser du hur formatet ser ut.
3. Låt AI ta fram utkast om det underlättar. Använd Create AI powered list under Team/Org › Analysis, eller ladda ner vår AI-promptmall för kompetenslistor per roll, byt ut exempeltaxonomin i den mot din egen, klistra in den i en AI-assistent och skriv vilken roll det gäller. Gå igenom alla resultat noga: AI-förslagen är en utgångspunkt.
4. Sortera kompetenserna i kategorier. Samla alla kompetenser från rollistorna och dela in dem i kategorier. Varje kompetens ska ha ett enda namn, stavat på samma sätt överallt.
5. Beskriv varje kompetens kort. En mening om vad kompetensen innebär i din organisation.
6. Hoppa över programvaror och programmeringsspråk. De finns redan under Technical skills. Lägger du till dem någon annanstans skapar det förvirring.

Lägg in den i MuchSkills

7. Öppna Manage Skills. Gå till Team/Org › Settings › Manage Skills.
8. Städa upp startkategorierna. Öppna dem en i taget. Klicka på namnet för att byta namn eller redigera beskrivningen, och ta bort kompetenser eller hela kategorier som du inte behöver.
9. Skapa de kategorier som saknas. Klicka på Create Skill Category. Stegen finns i Skapa egna kompetenskategorier.
10. Ladda upp kompetenserna. Öppna trepunktsmenyn i varje kategori, välj Download template, fyll i Name och Description och ladda upp filen med Upload CSV file (max 100 skills).
11. Ange nivåbeskrivningar där de skiljer sig. Klicka på Edit skill level descriptions för att justera vad de nio nivåerna betyder för en kategori, till exempel antal års erfarenhet eller språkfärdighet.

Team/Org › Settings › Manage Skills.

Sätt den i arbete

12. Gör om dina rollistor till analyslistor. Skapa en lista per roll eller kompetensområde under Team/Org › Analysis. Se Definiera roller och kompetenser.
13. Bjud in medarbetarna. När taxonomin och rollerna är på plats bjuder du in organisationen. Se Bjud in medarbetare till MuchSkills.

Kontrollera att det fungerade

• Manage Skills visar dina kategorier med respektive visualisering och avdelningar.
• I My Skills hittar du dina kategorier och deras beskrivningar under Skills my company wants me to specify.
• När du lägger till kompetenser i en analyslista dyker dina kompetenser upp i sökningen under Custom skills.

Tips

• Utgå från roller, inte från ett tomt papper. Kompetenser som definieras per roll är lättare att enas om, och de blir senare dina analyslistor.
• Behåll den tekniska databasen som den är. Folk gillar att lägga till verktygen de använder, och alla språk bör finnas kvar så att alla hittar sitt eget.
• Se en dubblett som två namn på samma kompetens. Samma kompetens i två kategorier går bra så länge stavningen är identisk.
• Se över taxonomin när verksamheten förändras. En ny tjänst, kund eller metod är ett skäl att lägga till kompetenser.

Hjälp från MuchSkills

Vi hjälper gärna till att ta fram din taxonomi och definiera kompetenser för dina roller. Klicka på chattbubblan i MuchSkills eller mejla support@muchskills.com. Läs mer i vår playbook Vad är en kompetenstaxonomi och hur skapar man en?