Steg 4: Få in dina medarbetare och ordna inloggningen
Innan du lanserar bestämmer du hur medarbetarna kommer in i MuchSkills och hur de loggar in. De flesta organisationer synkar medarbetarna från sitt HR-system eller sin identitetsleverantör och använder single sign-on med jobbkontot. Filimport eller inbjudningar passar för pilotprojekt och mindre team.
- Vem
- En Owner eller Admin, tillsammans med din HR- eller IT-administratör
- Vägar in
- HR-synk, SCIM, filimport eller inbjudningar
- Inloggning
- Single sign-on (SAML), Google eller e-post och lösenord
- Abonnemang
- Alla abonnemang har single sign-on (SAML) och SCIM
How to
Så fungerar det
Före lanseringen behöver du bestämma två saker: hur personerna kommer in i MuchSkills och hur de loggar in.
Hur medarbetarna kommer in. Välj ett sätt att lägga in dina medarbetare. Det avgör hur MuchSkills får veta om nyanställda, avgångar, chefer och avdelningar.
| Sätt | Passar bäst för | Vad som hålls aktuellt | Guide |
|---|---|---|---|
| HR-synk | Organisationer med ett HR-system | Nyanställda, avgångar, chefer, avdelningar och befattningar, var 5:e timme | Så fungerar HR-integrationer, sedan sidan för ditt system |
| SCIM-provisionering | Organisationer där identitetsleverantören tilldelar appar till användare | Varje ändring som identitetsleverantören skickar: personer, roller, avdelningar och chefer | SCIM-provisionering: så fungerar det |
| Filimport (på begäran) | Pilotprojekt, mindre team eller en start medan integrationen förbereds. Be supporten att aktivera den | Ingenting efter importen: du håller uppgifterna aktuella i Manage Members | Importera personer från en fil |
| Inbjudningar | Små team, eller personer utanför ditt HR-system | Ingenting: var och en fyller i sina egna uppgifter och väljer sin chef | Steg 5: Lansera för alla |
Hur personerna loggar in.
| Sätt | Så fungerar det | Guide |
|---|---|---|
| Single sign-on (SAML) | Medarbetarna loggar in med sitt jobbkonto via din identitetsleverantör | Microsoft Entra ID, Okta, Google Workspace, valfri SAML-leverantör |
| Logga in med Google | Medarbetarna loggar in med sitt Google-konto | Inget att ställa in |
| E-post och lösenord | Medarbetarna väljer ett lösenord i MuchSkills, och du kan kräva tvåfaktorsautentisering | Kräv single sign-on och tvåfaktorsautentisering |
Innan du börjar
- I MuchSkills: rollen Owner eller Admin.
- I ditt HR-system eller din identitetsleverantör: en administratör som kan skapa läsbehörighet eller sätta upp en app.
- Matchande e-postadresser. E-postadressen i HR-systemet eller identitetsleverantören måste vara den adress som varje person loggar in i MuchSkills med. HR-synk, SCIM, filimport och single sign-on matchar alla personer via e-postadressen.
- Börja smått. Det finns inga testmiljöer för HR-synk. Begränsa den första synken till fem eller tio personer eller en avdelning, eller tilldela en handfull personer i identitetsleverantören, och kontrollera resultatet.
- Vänta med inbjudningarna. När du startar en HR-synk bjuds alla som omfattas in. Gör det på lanseringsdagen (steg 5) eller med en liten första grupp.
Steg för steg
Få in dina medarbetare
- Välj ett sätt med hjälp av den första tabellen ovan.
- Följ guiden för det.
- HR-synk: öppna Team/Org › Settings › Integrations. Om ditt system har en Connect-knapp där följer du sidan för det i hjälpcentret. Om inte är det en anpassad lösning, som beskrivs i Så fungerar HR-integrationer.
- SCIM: be supporten om SCIM-uppgifter och följ SCIM-provisionering: så fungerar det.
- Fil: följ Importera personer från en fil.
- Inbjudningar: inget att göra nu. Du bjuder in medarbetarna i steg 5.
- Kontrollera en första liten grupp. Öppna Team/Org › Members och kontrollera namn, befattningar, avdelningar och chefer. Byt till vyn Hierarchy för att se rapportvägarna som ett organisationsschema.
Team/Org › Settings › Integrations.
Sätt upp single sign-on
- Be supporten lägga till dina e-postdomäner. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, och ange de domäner som medarbetarna använder. De visas sedan under Email domains på Team/Org › Settings › Security & SAML.
- Koppla din identitetsleverantör. Kopiera SSO URL från Security & SAML till din identitetsleverantör och klistra in leverantörens IDP Metadata URL i MuchSkills. Den exakta gången står i guiden för din leverantör.
- Aktivera och testa. Slå på Enable SAML. Logga in med ett testkonto: ange e-postadressen på inloggningssidan och klicka på Continue with SAML/SSO.
- Gör det obligatoriskt om du vill. Med Enforce SAML blir single sign-on det enda sättet att logga in för personer på dina domäner. Admins kan fortfarande logga in med lösenord. Skydda de lösenordsinloggningar som finns kvar genom att slå på Enforce two-factor authentication (2fa) for your team.
Team/Org › Settings › Security & SAML: 1 e-postdomäner, 2 SSO URL, 3 IDP Metadata URL, 4 Enable SAML.
Kontrollera att det fungerade
- I Team/Org › Members finns alla personer som ska vara med, med befattning, avdelning och chef.
- Vyn Hierarchy visar rapportvägarna så som du räknat med.
- Med HR-synk står det Data is synced every 5 hours vid kopplingen, tillsammans med Last successful sync och Next scheduled sync.
- Har du satt upp single sign-on kan en testanvändare logga in med Continue with SAML/SSO.
Benefits
Det här får du
- Inget manuellt underhåll. Med HR-synk eller SCIM kommer nyanställda, avgångar och chefsbyten in i MuchSkills automatiskt.
- En inloggning för dina medarbetare. Med single sign-on använder de det jobbkonto de redan har.
- Chefer som ser sina medarbetare. Rapportvägarna fyller My Circle för varje chef från första dagen.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara e-postadress och namn är obligatoriska. Alla andra fält rekommenderas, eftersom vart och ett gör MuchSkills mer användbart: befattning, chef, avdelning, anställningsstatus, plats, profilbild, anställningsform och frånvaro. Frånvaro kommer bara in som datum och procentsatser, aldrig med orsaker.
Känsliga uppgifter blockeras. MuchSkills lagrar aldrig ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar eller politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter, även om ett system skickar dem.
Hur ofta. HR-synken körs var 5:e timme. En Owner eller Admin kan klicka på Sync Now för att synka direkt.
Den som slutar inaktiveras, men raderas aldrig. Personer som tas bort ur HR-systemet eller identitetsleverantören, eller som inte längre ingår i urvalet, försvinner ur de vanliga vyerna. Deras projekttillhörighet och certifikathistorik sparas.
Chefer utan synk. När personer går med via inbjudan väljer var och en sin närmaste chef i sin profil, och organisationsschemat byggs upp i takt med att fler går med. Admins kan rätta chef, avdelning, plats och roll för vem som helst i Manage Members. Bjud in cheferna först (steg 5), så att medarbetarna kan hitta dem.
Stora organisationer. Vyn Hierarchy i Team/Org › Members finns för organisationer med upp till 1 000 personer. Större organisationer använder My Circle och filtren i stället.
Abonnemang och drift. Alla abonnemang har single sign-on (SAML), SCIM-provisionering och API-åtkomst. Dina data lagras i EU, hos Amazon Web Services i Stockholm.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| En person finns med två gånger | E-postadressen i HR-systemet eller identitetsleverantören är inte samma som den hen registrerade sig med | Ändra e-postadressen i källsystemet så att de stämmer överens och kontakta sedan supporten |
| This email is not configured to use SAML/SSO | E-postdomänen har inte lagts in, eller så är Enable SAML avstängt | Be supporten lägga in domänen och slå sedan på Enable SAML |
| This email is enforced to log in using SAML/SSO | Enforce SAML är påslaget och personen försökte logga in med lösenord | Logga in med Continue with SAML/SSO |
| Chefer saknas eller är fel | Chefsfältet innehåller ett namn eller ett anställningsnummer | Skicka chefens e-postadress i stället |
| Vissa personer saknas | De ingår inte i urvalet, eller så har integrationsanvändaren inte behörighet att läsa dem | Kontrollera urvalet och behörigheterna i ditt system |
| Vyn Hierarchy saknas | Din organisation har fler än 1 000 personer | Använd My Circle, eller filtrera Members efter avdelning eller chef |
Vanliga frågor
Vilket sätt ska vi välja?
Använd ditt HR-system om det innehåller chefer och avdelningar: då hålls allt uppdaterat automatiskt. Använd SCIM om din identitetsleverantör redan styr vem som får vilka appar. Använd en fil eller inbjudningar för en pilot eller ett litet team.
Kan vi kombinera HR-synkning och single sign-on?
Ja, och det gör de flesta organisationer. Personerna kommer in via HR-synkningen, SCIM eller filen, och med single sign-on kan de logga in med sitt jobbkonto. De två sätts upp var för sig.
Behöver vi single sign-on?
Nej. Det går också att logga in med Google, eller med e-postadress och lösenord. Har du en identitetsleverantör är single sign-on det bättre valet, och det ingår i alla planer.
Vem lägger till våra e-postdomäner för single sign-on?
MuchSkills support. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten och ange vilka domäner dina medarbetare använder.
Skickas det mejl till våra medarbetare när vi kopplar ett HR-system?
När du startar en HR-synkning bjuds alla som omfattas in att skapa sin profil. Planera lanseringen först (steg 5), eller börja med en liten första grupp.
Vad händer med personer som slutar?
Med HR-synkning eller SCIM inaktiveras de vid nästa synkning och raderas aldrig. De försvinner från de vardagliga vyerna, men projekthistorik och certifikat finns kvar.
Kan vi börja med en fil och gå över till HR-synkning senare?
Ja. Medarbetarna behåller sina data i MuchSkills när du byter, så länge deras e-postadress är densamma i båda.
Hur kopplas chefer till sina medarbetare?
En HR-integration anger chefer automatiskt utifrån ditt HR-system. Med SCIM skickar din identitetsleverantör chefen som e-postadress eller användar-ID. I en fil innehåller chefskolumnen chefens e-postadress, och chefen måste redan vara medlem. Personer som ansluter via inbjudan väljer själva sin chef i profilen, och Admins kan rätta det i Manage Members.