Zoho People
För över dina personaldata från Zoho People till MuchSkills. Din Zoho People-administratör ger MuchSkills behörighet att enbart läsa data, och vi mappar fälten och sköter synkroniseringen. Uppsättningen ingår i din implementering av MuchSkills.
- Vem
- Din administratör för Zoho People, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad konfiguration, som en del av din implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills hämtar data från Zoho People enligt schema. Nyanställningar, avgångar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete för någon part. Ingenting skrivs tillbaka till Zoho People.
Innan du börjar
- En administratör för Zoho People på din sida, eller din implementeringspartner för Zoho People.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Dina fältnamn. Installationer av Zoho People namnger anpassade fält olika, så ha din fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I Zoho People
Din Zoho People-administratör kommer att känna igen de här stegen. De görs i Zoho API Console, där Zoho utfärdar API-åtkomst för din organisation. Dokumentation för Zoho People
- Anteckna ditt Zoho-datacenter. Kontrollera vilken domän du loggar in på Zoho med, till exempel accounts.zoho.com i USA eller accounts.zoho.eu i EU. Zoho håller API-åtkomsten separat för varje datacenter.
- Logga in med rätt konto. Använd en administratör för Zoho People, eller en dedikerad användare som kan se alla medarbetare som omfattas. Åtkomsten utfärdas i den användarens namn.
- Skapa en Self Client. Öppna Zoho API Console på https://api-console.zoho.com, klicka på GET STARTED, håll muspekaren över Self Client och klicka på CREATE NOW och sedan på OK. Client ID och Client Secret visas under fliken Client Secret.
- Generera en kod med skrivskyddade scopes. På fliken Generate Code anger du
ZOHOPEOPLE.forms.READ,ZOHOPEOPLE.leave.READi Scope, väljer en Time Duration, lägger till en Scope Description och klickar på CREATE. Om du blir tillfrågad väljer du Zoho People och din organisations portal. Koden går ut efter den tid du valt, så generera den vid den tidpunkt du har kommit överens om med MuchSkills. - Begränsa vilka som ingår, om det behövs. Om du bara vill dela vissa personer skapar du en anpassad vy över medarbetare, filtrerad efter plats, avdelning eller juridisk enhet, och antecknar dess namn. Formulär- och fältnamn finns under Settings › Developer Space › Zoho People API › API reference.
- Samla ihop anslutningsuppgifterna. Ditt datacenter, Client ID, Client Secret, den genererade koden och namnet på en eventuell anpassad vy.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, din fältlista och ditt urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Din administratör för Zoho People och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Du kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synken för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerade
- Team/Org › Members visar personerna som ingår.
- Personerna som ingår har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare under My Circle.
Benefits
Det här får du
- Zoho People förblir källan. Personaldata registreras en gång, i Zoho People, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ditt HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik finns bredvid de personaluppgifter du redan litar på.
- Rena data för planering. Rapportvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara namn och e-post är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Behov | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress personerna loggar in med |
| Titel | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapportvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar det automatiskt från Zoho People |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av personer som slutat |
| Plats eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Vilka som ingår. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Zoho People, så att ingenting utanför ditt urval lämnar ditt system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför det ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller compliance-team avgör vad som passar dina regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Zoho People eller ditt nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress lägger du till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i Zoho People, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i Zoho People | Kontrollera att alla chefer ingår i urvalet och att rapportvägarna är ifyllda i Zoho People |
| En person visas två gånger | Personens e-post i Zoho People skiljer sig från adressen hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i Zoho People och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Zoho People eller ditt nätverk begränsar åtkomst efter IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Zoho People och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Zoho People finns inte i MuchSkills, eller visas som Contact us. Går det ändå att koppla ihop?
Ja. Zoho People ansluts som en anpassad installation i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Zoho People via HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Zoho People, så att bara personer som omfattas någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att lagra dem.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testtenants.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan också köra en synkronisering när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering och raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Importeras frånvaroorsaker?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om med dig i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.