BrightHR
Hämta era personaldata från BrightHR till MuchSkills. Er BrightHR-administratör ger MuchSkills läsbehörighet, och vi mappar fälten och sköter synken. Uppsättningen ingår i er MuchSkills-implementering.
- Vem
- Er BrightHR-administratör tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning som ingår i er implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov via Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från BrightHR enligt ett schema. Nyanställda, avslutade anställningar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till BrightHR.
Innan ni börjar
- En BrightHR-administratör hos er, eller er implementeringspartner för BrightHR.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval per land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Era fältnamn. Anpassade fält namnges olika i olika BrightHR-installationer, så ha er fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I BrightHR
I BrightHR heter detta Customer API. Ni behöver ett administratörskonto i BrightHR. BrightHR:s dokumentation
- Logga in som administratör. Använd ett BrightHR-konto med administratörsbehörighet. Det krävs för att skapa API-applikationer i BrightHR.
- Öppna API Management. Gå till API Management i ert BrightHR-konto. I BrightHR:s utvecklarguide finns en direktlänk dit: account.brighthr.com/manage-api.
- Skapa en applikation. Klicka på Create under Create new application. Döp den till exempelvis MuchSkills och skapa den.
- Skapa en hemlig nyckel. Anteckna Client ID för den nya applikationen, klicka sedan på Create Secret och kopiera Client Secret. BrightHR visar nyckeln bara en gång.
- Se vad API:et omfattar. Customer API delar namn, e-postadresser, befattningar, anställningsdatum, uppgift om avslutad anställning och godkänd frånvaro. Chefer, team och foton ingår inte, så under den tekniska genomgången bestämmer vi tillsammans hur rapporteringsvägarna ska hanteras.
- Ta fram uppgifterna som MuchSkills behöver. Client ID och Client Secret.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Skicka inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, er fältlista och ert urval via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Var med på den tekniska genomgången. Er BrightHR-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Granska den första synkroniseringen. Vi synkroniserar några få personer eller en avdelning. Ni kontrollerar sedan deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi slår på synkroniseringen för alla som ingår i urvalet. Från och med då körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members visar medarbetarna i urvalet.
- Medarbetarna i urvalet har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande i My Circle.
Benefits
Det här får ni
- BrightHR förblir den primära källan. Personaldata registreras en gång, i BrightHR, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik finns direkt bredvid de personaluppgifter ni redan litar på.
- Ren data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara namn och e-postadress är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-postadress | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress medarbetarna loggar in med |
| Befattning | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapporteringsvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar det automatiskt från BrightHR |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av personer som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när datan kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller annan ersättningsdata, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk åskådning, religion eller hälsa.
Vilka som ingår. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i BrightHR, så att ingenting utanför ert urval lämnar ert system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills, där poster utanför filtret ignoreras och inte lagras. Ert säkerhets- eller compliance-team avgör vilket som passar era regler.
Personer som slutat inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om BrightHR eller ert nätverk begränsar åtkomsten per IP-adress, lägg till båda i listan över tillåtna adresser.
Chefer, team och foton. BrightHR:s Customer API omfattar inte chefer, team eller foton. Under den tekniska genomgången kommer vi överens om hur rapporteringsvägarna ska hanteras.
Common errors
Felsökning
| Det här ser ni | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det integrationsanvändaren kan se i BrightHR, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet eller saknar angiven chef i BrightHR | Kontrollera att alla chefer ingår i urvalet och att rapporteringsvägarna är ifyllda i BrightHR |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i BrightHR skiljer sig från den adress hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i BrightHR och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | BrightHR eller ert nätverk begränsar åtkomsten per IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har slutat fungera | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller så har integrationsanvändaren inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i BrightHR och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
BrightHR finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla det?
Ja. BrightHR kopplas via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från BrightHR över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i BrightHR, så att bara personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara det.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med ”Sync Now”.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Importerar du frånvaroorsaker?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.