Workday
För över dina personaldata från Workday till MuchSkills. Ditt Workday-team ger MuchSkills behörighet att enbart läsa data, och vi mappar fälten och sköter synkroniseringen. Uppsättningen ingår i din implementering av MuchSkills.
- Vem
- Din administratör eller partner för Workday, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad konfiguration, som en del av din implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från Workday enligt ett schema. Nyanställda, avslutade anställningar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till Workday.
Innan du börjar
- En Workday-administratör i din organisation, eller din implementeringspartner för Workday.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval utifrån land, juridisk enhet eller anställningstyp.
- Dina fältnamn. Anpassade fält heter olika i olika Workday-tenants, så ha din fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I Workday
Din administratör eller partner för Workday känner igen de här uppgifterna. MuchSkills läser anpassade rapporter som du aktiverar som webbtjänster, ofta kallat Reports as a Service (RaaS). Exakt vilka domäner som gäller beror på hur din tenant är konfigurerad, och din partner kan bekräfta dem.
- Skapa en integrationssystemanvändare. Kör Create Integration System User, ge den ett användarnamn och ett lösenord och markera Do Not Allow UI Sessions. Under Maintain Password Rules lägger du till den bland de systemanvändare vars lösenord aldrig går ut.
- Skapa en säkerhetsgrupp för användaren. Kör Create Security Group och välj Integration System Security Group (Unconstrained). Välj Constrained i stället om du vill begränsa åtkomsten till vissa organisationer. Lägg till integrationssystemanvändaren i gruppen.
- Ge gruppen läsbehörighet. I domänernas säkerhetspolicyer ger du gruppen Get-åtkomst till de domäner som fälten i dina rapporter hör till, oftast Worker Data: Workers, Worker Data: Current Staffing Information, Worker Data: Business Title on Worker Profile och Person Data: Work Contact Information, samt domänerna för foton, projektallokeringar, tjänstledighet och ledighet om du tar med sådana uppgifter. View Security for Securable Item visar vilken domän som skyddar ett fält.
- Aktivera ändringarna. Kör Activate Pending Security Policy Changes.
- Skapa de anpassade rapporterna. Kör Create Custom Report, välj typen Advanced och markera Enable As Web Service. Skapa en separat rapport för vart och ett av följande och filtrera på personerna som ingår:
Rapport Innehåll Behövs Workers Medarbetar-ID, för- och efternamn, jobbmejl, befattning, chef, avdelning, plats eller land, anställningsform och status, inklusive personer som har slutat Ja Photos Medarbetar-ID och profilbild Rekommenderas Project allocations Medarbetare, projekt, start- och slutdatum samt procentsats, om du planerar projekt i Workday Valfritt Leaves of absence Medarbetare, första och sista dag samt procentsats. Utelämna typ av tjänstledighet Rekommenderas Time off Medarbetare, datum och omfattning. Utelämna typ av ledighet, så att inga orsaker lämnar Workday Rekommenderas - Dela rapporterna med integrationsanvändaren. Via fliken Share i varje rapport delar du den med integrationssystemanvändaren eller dess säkerhetsgrupp.
- Kopiera varje rapports URL. Bland rapportens relaterade åtgärder väljer du Web Service › View URLs och kopierar JSON-länken. Den ser ut så här:
https://yourhost.workday.com/ccx/service/customreport2/yourtenant/owner/Report_Name?format=json. - Välj hur MuchSkills loggar in.
- OAuth 2.0, rekommenderas. Kör Register API Client for Integrations, markera Non-Expiring Refresh Tokens och välj de scopes som täcker rapporternas data. Anteckna Client ID och Client Secret samt token-endpointen som visas under View API Clients. Kör sedan Manage Refresh Tokens for Integrations för integrationssystemanvändaren och generera en refresh token.
- Användarnamn och lösenord. MuchSkills loggar in som integrationssystemanvändaren från steg 1.
- Tillåt våra IP-adresser om du begränsar åtkomsten per IP. Om din tenant begränsar åtkomsten till webbtjänster per IP-adress lägger du till
13.51.77.53och16.170.107.61.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Det gäller rapporternas URL:er samt antingen klient-ID, klienthemlighet, token-endpoint och refresh token eller integrationsanvändarens inloggningsuppgifter. Bifoga din fältlista och ditt urval, och skicka allt via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Var med på den tekniska genomgången. Din Workday-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar några få personer eller en avdelning. Du kontrollerar sedan deras namn, chefer, avdelningar, foton och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi slår på synken för alla som ingår. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerade
- Team/Org › Members visar personerna som ingår.
- Personerna som ingår har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare under My Circle.
Benefits
Det här får du
- Workday förblir källan. Personaldata registreras en gång, i Workday, och MuchSkills följer efter.
- Ett kompetenslager ovanpå ditt HCM-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik finns bredvid de personaluppgifter du redan litar på.
- Rena data för planering. Rapportvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara e-post och namn är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Behov | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress personerna loggar in med |
| Titel | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapportvägar, My Circle, rapporter. Ta med chefens medarbetar-ID eller jobbmejl i rapporten Workers, så mappar MuchSkills det |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av personer som slutat |
| Plats eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Stäm av dem med oss först |
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Vilka som ingår. Det bästa sättet är att filtrera i Workday, så att ingenting utanför ditt urval lämnar din tenant. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför det ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller compliance-team avgör vad som passar dina regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar. Ta med personer som har slutat i rapporten Workers, med deras status, så att MuchSkills ser när någon slutar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför säkerhetsgruppens åtkomst eller utanför rapportens filter | Kontrollera den begränsade gruppens organisationer och rapportens filter |
| En rapport ger ett felmeddelande eller är tom | Rapporten är inte delad med integrationsanvändaren eller inte aktiverad som webbtjänst, eller så saknar gruppen åtkomst till ett fälts domän | Kontrollera fliken Share och inställningen Enable As Web Service i rapporten, och kör View Security for Securable Item för de fält som saknas |
| Chefer saknas eller är fel | Rapporten Workers har ingen chefskolumn, eller chefen ligger utanför rapportens filter | Lägg till chefens medarbetar-ID eller jobbmejl, och ta med cheferna i urvalet |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i Workday är inte samma som den hen registrerade sig med | Se till att e-postadresserna stämmer överens och berätta sedan för oss vilken profil som ska behållas |
| Synken har slutat fungera | Refresh token har återkallats, integrationsanvändarens lösenord har gått ut, eller användaren har inaktiverats | Generera en ny refresh token eller återställ lösenordet, och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
| Anslutningen nekas | Din tenant begränsar åtkomsten till webbtjänster efter IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
Vanliga frågor
Workday visas som Contact us i MuchSkills. Går det ändå att koppla ihop?
Ja. Workday sätts upp tillsammans med oss i stället för via ett formulär, eftersom varje Workday-tenant är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Workday via HTTPS. Ditt team behöver bara skapa integrationsanvändaren, dess behörigheter och några anpassade rapporter som aktiveras som webbtjänster.
Vilka rapporter ska vi skapa?
Separata anpassade rapporter för medarbetare, foton, projektallokeringar, tjänstledigheter och ledig tid. Rapporten för medarbetare är den du behöver; de andra är valfria och lägger till foton, projekttid och tillgänglighet. Var och en aktiveras som webbtjänst och delas med integrationsanvändaren.
OAuth eller användarnamn och lösenord?
Båda fungerar. Vi föredrar OAuth 2.0: du registrerar en API-klient och genererar en refresh token för integrationens systemanvändare. En integrationssystemanvändare med användarnamn och lösenord fungerar också.
Kan vi utesluta vissa länder eller juridiska enheter?
Ja. Det bästa sättet är att filtrera i Workday, så att bara personer som omfattas någonsin lämnar din tenant. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att lagra dem.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till ett fåtal personer eller en enda avdelning. När du har kontrollerat resultatet utökar vi omfattningen. Vi kopplar inte upp oss mot testtenants i Workday.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan också köra en synkronisering när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering och raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Importeras frånvaroorsaker?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om med dig i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.