Paylocity
Hämta in dina personaluppgifter från Paylocity till MuchSkills. Din Paylocity-administratör ger MuchSkills endast läsbehörighet, och sedan mappar vi fälten och sköter synkroniseringen. Konfigurationen ingår när vi implementerar MuchSkills hos dig.
- Vem
- Din Paylocity-administratör, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning, del av din implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsåtkomst
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från Paylocity enligt ett schema. Nyanställda, avslutade anställningar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete för någon av parterna. Ingenting skrivs tillbaka till Paylocity.
Innan du börjar
- En Paylocity-administratör i din organisation, eller din Paylocity-implementeringspartner.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller anställningstyp.
- Dina fältnamn. Paylocity-installationer namnger anpassade fält på olika sätt, så ha din fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I Paylocity
I Paylocity kan administratörer inte själva skapa API-uppgifter. I stället ansöker en behörig kontaktperson på ditt företag om API-åtkomst via ett undertecknat formulär, och Paylocity utfärdar uppgifterna när ansökan har granskats. Paylocity kan ta ut en avgift för API-åtkomst, och din account executive kan ge besked om det. Benämningarna är hämtade från Paylocitys ansökningsformulär och utvecklardokumentation. Paylocitys dokumentation
- Ansök om API-åtkomst hos Paylocity. Kontakta din account executive eller client consultant på Paylocity och be om Paylocity Web Services Access Request Form. Formuläret ska fyllas i och skrivas under av en Paylocity Authorized Contact på ditt företag. Passa på att fråga om eventuella API-avgifter samtidigt.
- Fyll i uppgifter om ditt företag och om oss. Ange ditt Company Name och Company ID (eller Company Set ID) för varje bolag vars medarbetare ska finnas i MuchSkills, och lägg till din egen tekniska kontaktperson. Under Vendor/Third-Party Contact Information fyller du i MuchSkills och den kontaktperson vi ger dig. Under Request Type väljer du ny åtkomst för PRODUCTION, och som användningsområde anger du en synkronisering av personaldata till MuchSkills med enbart läsbehörighet.
- Begär bara läsbehörighet till medarbetardata. Under Open API Access kryssar du i Employee Demographic API. Du kan också gå till Get Employee och välja Restricted (No Pay Rate, Additional Rates, or SSN). Lägg till Cost Center Codes API och Job Codes API så att avdelnings- och befattningsnamn kommer med. Lämna känsliga uppgifter, direktinsättning, avdrag, ersättningar, lönebesked och alla alternativ för att lägga till eller uppdatera okryssade, och lämna webhook-avsnittet tomt.
- Bestäm vem som får inloggningsuppgifterna. Under Who Gets the Credentials anger du din egen tekniska kontaktpersons adress i Send API Credentials to this Email Address och en adress som någon bevakar i Automated API Renewal Email. Paylocity kräver en ny hemlighet var 365:e dag och skickar en varning till den adressen 10 och 5 dagar innan den gamla slutar gälla.
- Skriv under formuläret och skicka tillbaka det. Skicka alla sidor, även den undertecknade signatursidan, till din account executive eller client consultant på Paylocity. Paylocity granskar ansökan och skickar klient-id och hemlighet till adressen från steg 4.
- Anteckna anslutningsuppgifterna. Det gäller klient-id och klienthemlighet, vilka Company ID:n (eller Company Set ID) de omfattar, miljön (produktion), vilka API:er Paylocity har beviljat och när hemligheten går ut.
Med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggningsuppgifterna och anslutningsdetaljerna från stegen ovan, din fältlista och ditt urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Din Paylocity-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synk. Vi synkar ett fåtal personer eller en avdelning. Du kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi slår på synken för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members visar de personer som ingår i urvalet.
- De som ingår har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare i My Circle.
Benefits
Det här får du
- Paylocity förblir den primära källan. Personaldata registreras en gång, i Paylocity, och MuchSkills följer med.
- Ett kompetenslager ovanpå ditt HR-system. Kompetenser, certifieringar och projekthistorik finns direkt bredvid de personaluppgifter du redan litar på.
- Ren data för planering. Rapporteringslinjer, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, kompetensgapsanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara namn och e-post krävs. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom vart och ett gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Behövs | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Krävs | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Krävs | Matchning och inloggning. Måste vara adressen som personerna loggar in med |
| Befattning | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapporteringslinjer, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar fältet automatiskt från Paylocity |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Avaktivera personer som har slutat |
| Plats eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningstyp | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Vilket fält som helst kan bli en filtrerbar tagg, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Kom överens med oss om dem först |
Data som MuchSkills inte tar emot. De blockeras när de kommer in och lagras aldrig, även om källan skickar med dem: ålder eller födelsedatum, lön eller annan ersättningsdata, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Vilka som ingår. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Paylocity, så att inget utanför urvalet lämnar ditt system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills: poster utanför det ignoreras och lagras inte. Ditt säkerhets- eller compliance-team avgör vad som passar dina regler.
Personer som slutar avaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Paylocity eller ditt nätverk begränsar åtkomst per IP-adress lägger du till båda i listan över tillåtna adresser.
Åtkomsten går via Paylocity. Paylocity utfärdar API-uppgifter först efter ett undertecknat ansökningsformulär, och granskningen kan ta flera veckor. Börja ansökan i god tid och fråga din kontakt på Paylocity om det kostar något.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Några personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i Paylocity, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller ingen chef är angiven i Paylocity | Kontrollera att alla chefer ingår i urvalet och att rapporteringslinjerna är ifyllda i Paylocity |
| En person visas två gånger | Personens e-postadress i Paylocity skiljer sig från adressen som personen registrerade sig med | Samordna e-postadressen i Paylocity och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Paylocity eller ditt nätverk begränsar åtkomst per IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Paylocity och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Paylocity finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla in det?
Ja. Paylocity kopplas in via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Paylocity över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Helst begränsar du vad integrationsanvändaren kan se i Paylocity, så att bara personer som omfattas någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara den.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med Sync Now.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Kommer frånvaroorsaker med i importen?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens med dig om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.