HiBob
Håll personer, chefer, avdelningar och frånvaro i MuchSkills uppdaterade från HiBob. Du skapar en tjänsteanvändare i Bob, bestämmer med en behörighetsgrupp vad och vilka den får se och ansluter den sedan i MuchSkills.
- Vem
- En Owner eller Admin i MuchSkills, tillsammans med en Bob Admin
- Så ansluter du
- Självbetjäning, under Settings › Integrations
- Synkning
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsning
How to
Innan du börjar
- I MuchSkills: rollen Owner eller Admin.
- I Bob: en Bob Admin som kan skapa tjänsteanvändare och behörighetsgrupper.
- Bestäm vilka som ska synkas först. Det är Bob som avgör vilka MuchSkills ser, via tjänsteanvändarens behörighetsgrupp. Börja med fem till tio personer. Du kan utöka urvalet senare.
- Informera medarbetarna i förväg. När du startar synkningen får alla som omfattas en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Kontrollera e-postadresserna. E-postadressen i Bob ska vara samma adress som personen loggar in i MuchSkills med.
Steg för steg
I MuchSkills
- Öppna HiBob-kopplingen. Gå till Team/Org › Settings › Integrations och klicka på Connect vid HiBob. Låt fliken vara öppen: du klistrar in två värden i den längre fram.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect vid HiBob.
I Bob
- Skapa en tjänsteanvändare. Gå till System Settings › Integrations i Bob och öppna Service Users. Skapa en tjänsteanvändare som heter MuchSkills. Bob visar då användarens ID och token. Kopiera ID:t till HiBob service user och token till HiBob token i MuchSkills. Kopiera token direkt, eftersom Bob bara låter dig kopiera den när den genereras. HiBobs guide om API-tjänsteanvändare
- Skapa en behörighetsgrupp för användaren. Under System Settings › Account › Permission groups skapar du en grupp som heter MuchSkills och lägger till tjänsteanvändaren som enda medlem. En ny grupp har inga behörigheter, och en tjänsteanvändare får inga förrän du lägger till den i en grupp.
- Ge läsbehörighet till personuppgifter. Klicka på Edit permissions i gruppen och öppna People's data › People's fields. Markera View för kategorierna Basic info, About, Employment och Work. HiBob anger just de här fälten som standard för att läsa medarbetardata: namn, e-post, foto, befattning, avdelning, kontor och chef. Lämna Edit omarkerat och håll lön och andra känsliga kategorier stängda. HiBobs guide om kategorier och behörigheter
- Ge läsbehörighet till frånvaro. Gå till Time off › See who's out today i People's data och markera See who's out. HiBobs behörigheter för frånvaro
- Välj vilka personer den ska se. Klicka på Access data for i People's data. Vid en första synkning väljer du Select people by name, klickar på Edit, väljer fem till tio personer och klickar på Apply. Vill du bara synka en del av företaget använder du Select people by condition, till exempel för en avdelning eller ett kontor. Everyone omfattar alla anställda. Spara gruppen.
Tillbaka i MuchSkills
- Anslut. När du har klistrat in båda värdena klickar du på Connect. Statusen går då från Waiting for credentials till Api Connected.
HiBob-formuläret: 1 tjänsteanvändare, 2 token, 3 Connect.
- Starta synkningen. MuchSkills visar hur många medarbetare som kommer att synkas och bjudas in. Klicka på siffran för att se deras namn, e-postadresser och avdelningar. När listan ser rätt ut klickar du på Start Sync.
- Utöka urvalet. När de första personerna ser rätt ut ändrar du Access data for i Bob till alla som ska finnas i MuchSkills. De kommer med vid nästa synkning, eller så klickar du på Sync Now.
Kontrollera att det fungerar
- I kopplingen står det Data is synced every 5 hours, och där visas även Last successful sync och Next scheduled sync.
- Under Team/Org › Settings › Integrations står det Connected på HiBob-rutan.
- Under Team/Org › Members finns de personer du har synkat.
- De som du har synkat har fått en inbjudan att skapa sin profil.
Benefits
Det här får du
- HiBob förblir den primära källan. Nyanställningar, profiluppdateringar och avslutade anställningar flödar från Bob till MuchSkills, helt utan manuellt arbete.
- Tillgänglighet du kan planera efter. Frånvaro från Bob visas i Team Builder och My Circle, så att bemanningen speglar vilka som faktiskt är på plats.
- Chefer ser sina medarbetare. Varje chefs direktrapporterande syns i My Circle så snart synkningen har körts.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Endast e-post och namn är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom vart och ett gör MuchSkills mer användbart.
| Fält i MuchSkills | Behövs | Används för |
|---|---|---|
| Namn | Obligatoriskt | Profiler, sökning och alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning |
| Befattning | Rekommenderas | Profiler, roller och Discover |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Chef | Rekommenderas | Rapporteringsvägar, My Circle och rapporter |
| Plats | Rekommenderas | Filter |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Bara datum och procent |
Behörighetsgruppen avgör vilka som synkas. MuchSkills synkar alla som tjänsteanvändaren kan se. Med en egen grupp för MuchSkills kan du när som helst ändra urvalet utan att röra något annat i Bob.
Hur ofta. Var 5:e timme. Med Sync Now startar du en synkning direkt, och med Pause Sync pausar du den tills du startar den igen.
Profilfoton. Foton sparas när ett konto skapas och uppdateras inte av den automatiska synkningen. Klicka på Sync Now för att hämta ändrade foton.
Frånvaro kommer in som datum och procentsatser. Frånvarotyper och orsaker importeras aldrig.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. När någon slutar enligt Bob, eller inte längre syns för tjänsteanvändaren, inaktiverar MuchSkills personen vid nästa synkning. Projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt vid revisioner.
Taggar från fält i HiBob. Vill du kunna filtrera på taggar i MuchSkills som bygger på fält som teamnamn, anställningsform eller teamledare? Kontakta support@muchskills.com. Det är frivilligt och går att lägga till när som helst.
Håll token uppdaterad. Förnyar du tjänsteanvändarens token i Bob klistrar du in den nya i HiBob token och klickar på Update Credentials. Raderar du tjänsteanvändaren avbryts synkningen.
En personalsynkning åt gången. Om en annan HR-koppling redan synkar frågar Start Sync Are you sure? och varnar This action will stop your current integration sync. Klicka bara på Yes, connect om du vill att HiBob ska ta över.
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när datan kommer in och lagras aldrig: ålder eller födelsedatum, lön eller annan ersättningsdata, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| Invalid Credentials | Tjänsteanvändarens namn har klistrats in i HiBob service user i stället för ID:t, eller så har token kopierats fel eller förnyats | Klistra in ID:t och en nygenererad token och klicka sedan på Update Credentials |
| Failed to fetch employees. Please check the integration settings and try again. | Tjänsteanvändaren ingår inte i någon behörighetsgrupp, eller så har gruppen inte View för People's fields | Lägg till tjänsteanvändaren i gruppen, markera View för kategorierna i steg 4 och klicka sedan på Update Credentials |
| Ingen Start Sync-knapp efter anslutningen | Gruppens Access data for omfattar ingen | Kontrollera Access data for i behörighetsgruppen och öppna sedan kopplingen igen |
| Missing Attributes in API | Gruppen kan inte se ett visst fält, eller så saknar vissa personer ett värde, oftast e-postadress | Markera View för fältet som nämns i meddelandet, eller fyll i de värden som saknas i Bob, och klicka sedan på Sync Now |
| Befattningar, avdelningar eller chefer saknas | Gruppen har inte View för Work, eller så har ett fält flyttats till en annan kategori i Bob | Se efter under People's fields vilken kategori fältet ligger i nu och markera View för den |
| Frånvaron visas inte | See who's out är inte markerat i gruppen | Markera det under Time off › See who's out today |
| Authentication failed multiple times. Please verify your HiBob credentials and permissions are correctly configured. | Tjänsteanvändaren har raderats, eller så har dess token förnyats | Skapa eller förnya token i Bob, klistra in den och klicka på Update Credentials |
| En profilbild har inte uppdaterats | Automatiska synkningar uppdaterar inte profilbilder | Klicka på Sync Now |
Vanliga frågor
Vilka roller behöver vi?
I Bob skapar en Bob Admin tjänsteanvändaren och dess behörighetsgrupp. I MuchSkills behöver du rollen Owner eller Admin. En och samma person kan göra båda om hen har båda rollerna.
Var bestämmer vi vilka som synkas?
I Bob. MuchSkills synkroniserar alla som tjänsteanvändaren kan se, och det är inställningen ”Access data for” i behörighetsgruppen som avgör vilka det är. Det finns ingen avdelningsväljare för HiBob i MuchSkills.
Kan vi börja med några få personer innan vi synkroniserar alla?
Ja, och det rekommenderar vi. Ställ in ”Access data for” på ”Select people by name” och välj fem till tio personer. Kontrollera resultatet i MuchSkills och utöka sedan urvalet i Bob.
Hur ofta körs synkroniseringen?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan köra den när som helst med ”Sync Now” på kopplingen.
Vad händer när någon slutar?
När en person slutar i Bob, eller hamnar utanför det som tjänsteanvändaren kan se, inaktiverar MuchSkills personen vid nästa synkronisering. Personen försvinner från de vardagliga vyerna, men projekthistorik och certifikat finns kvar. Ingenting raderas.
Skriver MuchSkills tillbaka något till HiBob?
Nej. Tjänsteanvändaren behöver bara läsbehörighet. Kompetenser, certifieringar och utvecklingsinformation stannar i MuchSkills.
Får medarbetarna ett mejl när vi startar?
Ja. När du startar synken får alla som omfattas en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills, så berätta om MuchSkills för dem innan du klickar på Start Sync.
Räknas tjänsteanvändaren som en anställd i Bob?
Nej. Tjänsteanvändare är inte kopplade till anställda, kan inte logga in i Bob och påverkar varken antalet anställda eller personalkatalogen.
Kommer orsaken till ledigheten med i importen?
Nej. MuchSkills hämtar bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Policytyper och orsaker, till exempel sjukfrånvaro, importeras aldrig.