Steg 3: Definiera kompetenser för roller
Rollistor anger vilka kompetenser, nivåer och certifikat varje roll kräver. Du skapar dem i Analysis, manuellt eller med AI-förslag. När de är publicerade visas de som förval som medarbetarna skattar sig själva mot, och som varje persons gapanalys.
- Vem
- En Owner eller Admin, tillsammans med HR, L&D eller teamledare
- Var
- Team/Org › Analysis
- Medarbetarna ser
- My Skills › Add Skills from Presets
- Även här
- Manage Validated Competences
How to
Så fungerar det
Innan medarbetarna går med lägger du upp de roller de kommer att känna igen sig i, till exempel Business Analyst, Marketing Manager eller Frontend Developer, och de kompetenser som väger tyngst i varje roll. Det gör du med listor i Team/Org › Analysis. Listorna finns i tre varianter.
| Listtyp | Använd den för att | Exempel |
|---|---|---|
| Company role | Ange vilka kompetensnivåer en roll kräver | Frontend Developer |
| General analysis | Analysera en uppsättning kompetenser i hela organisationen | Ledarskap, eller de molnkompetenser du är beroende av |
| Compliance requirements | Lista de certifieringar dina medarbetare måste ha och följa upp vem som har dem | Säkerhetscertifikat för fälttekniker |
Varje kompetens i en lista har en krävd nivå (Reqd. level): Beginner, Intermediate eller Expert. Kompetenserna är antingen prioriterade, det vill säga måsten, eller övriga, som är meriterande. Utöver kompetenser kan listorna också innehålla certifieringar.
När du har lanserat en lista dyker den upp som förval för medarbetarna, och i My Growth › Gap Analysis ser de hur väl de själva matchar rollen. Du ser hur väl personalen matchar varje roll och har därmed ett underlag för utvecklingssamtal redan från första dagen.
Innan du börjar
- Gör klart steg 2 först. Listorna använder kompetenserna i din kompetenstaxonomi, och AI-förslagen bygger på den.
- Välj de första rollerna. Börja med de roller som flest har, och namnge dem så som folk känner igen dem.
- Samla det du vet. Rollbeskrivningar eller kompetensramverk är till hjälp. Den här exempellistan med kompetenser per roll och kompetensområde visar ett upplägg som fungerar bra.
- Välj medarbetare att samarbeta med. Teamledare som känner en roll kan hjälpa dig att bygga dess lista.
Steg
Skapa en lista med AI-förslag
- Öppna Analysis. Gå till Team/Org › Analysis.
- Beskriv rollen. Klicka på Create AI powered list. Beskriv rollen, kompetensområdet eller expertisen du vill analysera, till exempel Frontend Developer, eller klistra in en kort rollbeskrivning. Klicka på Let AI help you. MuchSkills föreslår en titel och en beskrivning och frågar Is this suggestion fine? Klicka på Regenerate för att få ett nytt förslag.
- Kontrollera detaljerna. Välj List type, till exempel Company role. Lägg till en Description, eventuella Collaborators och Tags, och ställ in Edit access rights. Klicka på Create list.
- Lägg till de föreslagna kompetenserna. MuchSkills visar Woo hoo! We found some suggestions for you., uppdelat i Prioritised skills och Remaining skills. Klicka på + Add all suggestions, eller lägg till dem en i taget. Refresh AI suggestions ger dig nya förslag.
Eller skapa en lista manuellt
- Börja med en tom lista. Klicka på Create List, välj List type, ge listan en titel och fyll i Description. Klicka sedan på Create list. Kompetenser lägger du till genom att söka i fältet Add skills to the list or get suggestions with AI.
Ange nivåer och prioriteringar
- Ställ in krävd nivå. Välj Reqd. level för varje kompetens: Beginner, Intermediate eller Expert. Med none ligger kompetensen kvar i listan utan krävd nivå. Kompetenser med none räknas inte med i rapporten Skills Demand Report.
- Markera det som är ett måste. Prioritera de kompetenser som väger tyngst för rollen. Resten ligger kvar som övriga kompetenser.
- Lägg till certifieringar om rollen kräver det. Sök i Add certifications to the list.
En rollista i Analysis, med den krävda nivån för varje kompetens.
Publicera listan
- Lansera den. En ny lista har status In Draft. När den är klar klickar du på Launch list och väljer vem som ser den: You, Admins + You + Collaborators eller Everyone in din organisation. Välj alla, så får samtliga medarbetare den som förval. Med Convert to Draft drar du tillbaka en lista.
My Skills › Add Skills from Presets: för varje kompetens svarar man Yes eller No.
Sätt upp validerade kompetenser (valfritt)
- Skapa en badgelista. Gå till Team/Org › Settings › Manage Validated Competences och klicka på Create List. Ge listan ett namn, till exempel Scrum Certifications, skriv en beskrivning och lägg in de kompetenser som du vill dela ut. Finns badgen inte i MuchSkills än skriver du bara in namnet och trycker på Enter.
- Dela ut badgarna. Admins går in på personen i Manage Members, klickar på Edit profile och scrollar ner till Validated Competences. Chefer gör det via Validate a competence i My Circle.
Kontrollera att det fungerade
- Analysis visar listan som Published och synlig för Everyone in din organisation.
- Öppna My Skills › Add Skills from Presets själv. Rollen finns i vänsterspalten, och för varje kompetens står frågan Do you actively use or practice this skill?
- My Growth › Gap Analysis visar rollen med din egen matchning, till exempel You match 8 of 12 required skills & certifications for this list.
Benefits
Det här får du
- Snabbare och fylligare profiler. Medarbetarna utgår från ett förval för sin roll i stället för en tom sida.
- Gapanalys från första dagen. Var och en ser sin matchning och sina gap för varje publicerad roll, och du ser täckningen i hela organisationen.
- Gemensamma förväntningar. Chefer och medarbetare utgår från samma definition av vad varje roll kräver.
Important to know
Bra att veta
Så använder medarbetarna förvalen. I My Skills › Add Skills from Presets väljer de ett förval i vänsterspalten. För varje kompetens svarar de Yes och väljer sin nivå, eller No. De kan använda hur många förval som helst. När de skattar sig mot sin egen roll bör de svara på alla kompetenser, även dem de är nybörjare på.
Bara lanserade listor med kompetenser blir förval. Utkast och tomma listor syns inte för medarbetarna.
Vem som får redigera en lista. I Edit access rights väljer du mellan Only admins, owners and creators can edit och Open for everyone to edit.
AI-förslag behöver granskas. Appen märker dem som AI-genererade, och de kan innehålla oväntade kompetenser eller beskrivningar. Gå igenom varje kompetens och nivå innan du lanserar.
Många roller på en gång. MuchSkills kan importera rollistor från ett Google Sheet, med en flik per roll. Kontakta oss för att komma igång. Importerade listor publiceras för alla, och MuchSkills skriver en beskrivning för var och en, så läs igenom beskrivningarna efteråt.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| En roll saknas under Add Skills from Presets | Listan är fortfarande ett utkast, har inga kompetenser eller syns inte för alla | Lägg in kompetenser, klicka på Launch list och gör listan synlig för alla i organisationen |
| Medarbetarna får upp No presets available | Ingen lista har lanserats än | Lansera minst en lista |
| Medarbetarna får upp No data to show here yet i Gap Analysis | Det finns ingen publicerad roll- eller kompetenslista | Lansera dina listor |
| This name is already taken | Det finns redan en lista med samma namn | Välj en annan titel |
| Du hittar inte en kompetens som du behöver | Den finns inte i din kompetenstaxonomi än | Lägg in den i Manage Skills (steg 2) och sedan i listan |
Vanliga frågor
Vad är en preset?
En publicerad lista från Analysis, sedd från medarbetarens håll. Medarbetarna öppnar den under My Skills › Add Skills from Presets och svarar, kompetens för kompetens, om de aktivt använder den och på vilken nivå.
Vilken listtyp ska vi välja?
Company role för att ange vilka kompetensnivåer en roll kräver. General analysis för att titta på valfri uppsättning kompetenser i hela organisationen. Compliance requirements för att lista de certifieringar dina medarbetare behöver ha och följa upp vilka som har dem.
Kan AI bygga rollistan åt oss?
AI föreslår kompetenser från din taxonomi för den roll du beskriver, uppdelade i prioriterade och övriga kompetenser. Det är en utgångspunkt: gå igenom varje kompetens och nivå innan du publicerar.
Måste medarbetarna välja en roll?
Nej. De kan skatta sig mot hur många presets som helst. Be dem fylla i alla kompetenser i de presets som gäller deras egen roll, även dem de är nybörjare på.
Vem ser en lista?
Det väljer du när du lanserar den: bara du, Admins plus du och de du samarbetar med, eller alla i din organisation. Utkast visas aldrig som presets.
Kan vi importera många roller samtidigt?
Ja, från ett Google Sheet. Kontakta oss så kommer vi igång.
Vad är en validerad kompetens?
En badge som en Admin eller chef utfärdar för att bekräfta en kompetens, färdighet eller intern utbildning. Den visas i personens profil under Validated Competences.
Hur många roller ska vi börja med?
Börja med de roller som flest av dina medarbetare har, så att de flesta har en preset på lanseringsdagen. Lägg till andra roller senare.