Personio
Håll medarbetare, chefer, avdelningar och frånvaro i MuchSkills uppdaterade från Personio. Du skapar API-uppgifter med enbart läsbehörighet i Personio, klistrar in dem i MuchSkills och väljer vilka avdelningar som ska synkas.
- Vem
- En Owner eller Admin i MuchSkills, tillsammans med en Personio-användare som får skapa egna integrationer
- Så kopplas det
- Självbetjäning, under Settings › Integrations
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Innan du börjar
- I MuchSkills: rollen Owner eller Admin.
- I Personio: abonnemanget Core Pro och en användare med redigeringsrätt för Marketplace Integration and API. Egna integrationer går inte att skapa i Personios övriga abonnemang.
- Bestäm vilka som ska synkas först. Börja i liten skala, med en avdelning. Du kan utöka urvalet senare.
- Informera medarbetarna först. När du startar synken får alla i urvalet en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Kontrollera mejladresserna. Mejladressen i Personio ska vara samma adress som personen loggar in i MuchSkills med.
- Kontrollera avdelningarna. Så länge Sync by department är aktiverat synkar MuchSkills bara personer som har en avdelning i Personio.
Steg
Det här gör du i MuchSkills
- Öppna Personio-kopplingen. Gå till Team/Org › Settings › Integrations och klicka på Connect vid Personio. Låt fliken vara öppen: du klistrar in två värden i den längs vägen.
Team/Org › Settings › Integrations › Connect vid Personio.
I Personio
- Starta en egen integration. Gå till Marketplace › Connected integrations i Personio och klicka på Create custom integration uppe till höger. Knappen visas bara i planen Core Pro. Personios guide till API-uppgifter
- Namnge den och ge läsbehörighet. Döp integrationen till MuchSkills. Ge Read-åtkomst till Employees och Time off. Låt alla Write-behörigheter vara avstängda. Låt även Custom Reports vara avstängt, eftersom det åsidosätter valet av attribut i nästa steg.
- Välj vilka attribut som får läsas. När du slår på Read-åtkomst för Employees visas listan Readable employee attributes. Bocka för förnamn, efternamn, mejladress, status, befattning, närmaste chef, avdelning, kontor och profilbild. Attributnamnen visas på engelska, oavsett vilket språk ditt Personio-konto använder. Lämna lön, födelsedatum och andra känsliga attribut obockade.
- Kopiera uppgifterna. Skapa integrationen. Kopiera Client ID till Personio Client ID i MuchSkills, och hemligheten (som Personio kallar Client Secret eller API secret) till Personio Client Secret.
Tillbaka i MuchSkills
- Anslut. När du har klistrat in båda värdena klickar du på Connect. Statusen går då från Waiting for credentials till Api Connected.
Formuläret för Personio: 1 Personio Client ID, 2 Personio Client Secret, 3 Connect.
- Välj vilka som ska synkas. Sync by department listar de avdelningar MuchSkills hittade i Personio, med antalet personer i varje. Alla är förbockade från början. När reglaget är på synkas bara personer i de förbockade avdelningarna: klicka på en avdelning för att bocka för eller av den. Stäng av reglaget för att synka alla i Personio.
- Starta synken. MuchSkills visar hur många medarbetare som kommer att synkas och bjudas in. Klicka på siffran för att se deras namn och mejladresser. När listan ser rätt ut klickar du på Start Sync.
Kontrollera att det fungerade
- I kopplingen står det Data is synced every 5 hours, tillsammans med Last successful sync och Next scheduled sync.
- Under Team/Org › Settings › Integrations står det Connected på Personio-rutan.
- Under Team/Org › Members finns de personer du har synkat.
- De personer du har synkat har fått en inbjudan att skapa sin profil.
Benefits
Det här får du
- Inget manuellt underhåll. Nyanställda, personer som slutar, chefsbyten och avdelningsbyten når MuchSkills av sig själva.
- Tillgänglighet du kan planera efter. Frånvaro från Personio syns i Team Builder och My Circle, så bemanningen speglar vilka som faktiskt är på plats.
- Chefer ser sina medarbetare. Varje chefs direktrapporterande medarbetare dyker upp i My Circle så snart synken har körts.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Bara mejladress och namn är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält i MuchSkills | Behov | Används till |
|---|---|---|
| Namn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| Mejladress | Obligatoriskt | Matchning och inloggning |
| Befattning | Rekommenderat | Profiler, roller, Discover |
| Avdelning | Rekommenderat | Avdelningar, filter, Sync by department |
| Chef | Rekommenderat | Rapportvägar, My Circle, rapporter |
| Status | Rekommenderat | Inaktivering av personer som slutat |
| Ort | Rekommenderat | Filter |
| Profilbild | Rekommenderat | Profiler och organisationsschemat |
| Frånvaro | Rekommenderat | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
Hur ofta. Var 5:e timme. Sync Now kör en synk direkt, och Pause Sync pausar den tills du startar den igen.
Profilbilder. Bilder sparas när ett konto skapas och uppdateras inte av den automatiska synken. Klicka på Sync Now för att hämta ändrade bilder.
Frånvaro kommer in som datum och procentsatser. Frånvarotyper och orsaker importeras aldrig.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. När någon blir inaktiv i Personio, eller faller utanför de synkade avdelningarna, inaktiverar MuchSkills personen vid nästa synk. Projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt vid revisioner.
Nya avdelningar bockas inte för automatiskt. När HR lägger till en avdelning i Personio visas den obockad under Sync by department. Bocka för den, eller stäng av reglaget för att synka alla.
Om du bockar av en avdelning offboardas dess medarbetare. MuchSkills ber dig bekräfta i Confirm Deactivation, och det går inte att ångra från den vyn.
Bara en personalsynk åt gången. Om en annan HR-koppling redan synkar frågar Start Sync Are you sure? och varnar: This action will stop your current integration sync. Klicka bara på Yes, connect om du vill att Personio ska ta över.
Data som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om ett attribut är förbockat: ålder eller födelsedatum, lön eller annan ersättningsdata, prestationsbedömningar samt politiska, religiösa eller hälsorelaterade uppgifter.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Varför | Så gör du |
|---|---|---|
| Create custom integration saknas i Personio | Ditt Personio-abonnemang är inte Core Pro | Kontrollera abonnemanget under Settings › Account & support › Subscription & billing i Personio |
| Invalid Credentials | Ett värde kopierades fel, eller så har inloggningsuppgifterna återställts, inaktiverats eller kopplats bort i Personio | Kopiera båda värdena igen från Marketplace › Connected integrations, klistra in dem och klicka på Update Credentials |
| Failed to fetch employees. Please check the integration settings and try again. | Inloggningsuppgifterna fungerar men kan inte läsa medarbetare, oftast för att Read-åtkomsten för Employees är avslagen | Öppna integrationen i Personio, slå på Read-åtkomst för Employees och Time off, spara och klicka sedan på Update Credentials |
| Missing Attributes in API | Ett attribut finns inte med bland de läsbara attributen, eller så saknar vissa personer ett värde, oftast mejladress | Kryssa i attributet som nämns i meddelandet, eller fyll i de saknade värdena i Personio, och klicka sedan på Sync Now |
| Ingen Start Sync-knapp efter anslutningen | Ingen ingår i urvalet: ingen avdelning är ikryssad, eller så har ingen i de ikryssade avdelningarna en mejladress | Kryssa i minst en avdelning, eller stäng av Sync by department |
| Vissa personer saknas | De har ingen avdelning i Personio, eller så är deras avdelning inte ikryssad | Ge dem en avdelning i Personio och kryssa i den, klicka sedan på Sync Now |
| Frånvaro visas inte | Inloggningsuppgifterna saknar Read-åtkomst för Time off | Slå på den för integrationen i Personio |
| Authentication failed multiple times. Please verify your Personio credentials and permissions are correctly configured. | Inloggningsuppgifterna har återställts, inaktiverats eller kopplats bort i Personio | Klistra in fungerande inloggningsuppgifter och klicka på Update Credentials |
| En bild har inte uppdaterats | Automatiska synkar uppdaterar inte bilder | Klicka på Sync Now |
Vanliga frågor
Vilken Personio-plan och vilka behörigheter behöver vi?
Anpassade API-inloggningsuppgifter kräver planen Core Pro i Personio, och den som skapar dem behöver redigeringsbehörighet för Marketplace Integration och API. Om du inte ser Create custom integration, kontrollera din plan under Settings › Account & support › Subscription & billing. I MuchSkills behöver du rollen Owner eller Admin.
Kan vi börja med några få personer innan vi synkroniserar alla?
Ja, och det rekommenderar vi. Låt Sync by department vara på och markera en liten avdelning. Kontrollera resultatet i MuchSkills och markera sedan fler avdelningar, eller slå av reglaget för att synkronisera alla.
Hur ofta körs synkroniseringen?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan köra den när som helst med Sync Now på kopplingen.
Vad händer när någon slutar?
När en person blir inaktiv i Personio, eller hamnar utanför de synkroniserade avdelningarna, inaktiverar MuchSkills personen vid nästa synkronisering. Personen försvinner från de vardagliga vyerna, men projekthistorik och certifikat finns kvar. Ingenting raderas.
Skriver MuchSkills tillbaka något till Personio?
Nej. Ge inloggningsuppgifterna enbart läsbehörighet. MuchSkills läser in de personer som omfattas och deras ledighet, och ändrar aldrig något i Personio.
Får medarbetarna ett mejl när vi startar?
Ja. När du startar synkroniseringen får alla som omfattas en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills, så informera alla om MuchSkills innan du klickar på Start Sync.
Vilka medarbetarattribut ska vi tillåta?
Förnamn, efternamn, e-post, status, befattning, chef, avdelning, kontor och profilbild. Lämna lön, födelsedatum och andra känsliga attribut omarkerade. MuchSkills använder dem inte och blockerar dem om de ändå kommer in.
Importeras orsakerna till ledighet?
Nej. MuchSkills hämtar bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Frånvarotyper och orsaker, som sjukfrånvaro, importeras aldrig.
Kan vi koppla in Personio och ett annat HR-system samtidigt?
Bara en personalsynkronisering kan vara igång i taget. Om en annan HR-koppling redan synkroniserar ber MuchSkills dig att bekräfta när du klickar på Start Sync, och när du bekräftar stoppas den andra synkroniseringen. Single sign-on ställs in separat och fungerar parallellt med den.