Flex HRM
Hämta in er personaldata från Flex HRM till MuchSkills. Er administratör i Flex HRM ger MuchSkills läsbehörighet, sedan mappar vi fälten och kör synkroniseringen. Uppsättningen ingår i implementeringen av MuchSkills.
- Vem
- Er Flex HRM-administratör tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning som ingår i er implementering
- Synk
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Behörighet
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från Flex HRM enligt ett schema. Nyanställda, avslutade anställningar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synk, utan manuellt arbete på någon sida. Ingenting skrivs tillbaka till Flex HRM.
Innan ni börjar
- En Flex HRM-administratör hos er, eller er implementeringspartner för Flex HRM.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller anställningsform.
- Era fältnamn. Egna fält namnges olika i olika Flex HRM-installationer, så ha er fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
Så gör ni i Flex HRM
Flex HRM:s API loggar in som en egen användare i Flex HRM. Flex har ingen publicerad steg-för-steg-guide för hur den skapas, så om ni inte hittar inställningarna kan Customer Delivery-teamet på Flex HRM sätta upp den åt er. Flex HRM:s dokumentation
- Skapa en roll för integrationen. Under Allmänt > Roller skapar ni en roll för MuchSkills och lägger till API-behörigheten, som integratörer kallar HRM Api. Ge rollen behörighet att visa anställda, anställningsperioder och organisationen, men ingen behörighet att ändra dem.
- Skapa en dedikerad API-användare. Under Allmänt > Användare skapar ni en användare som bara används av MuchSkills, ger den ett starkt lösenord och tilldelar rollen från steg 1 i varje bolag som ska finnas i MuchSkills. Med en dedikerad användare fortsätter synken att fungera även när personer byter sitt eget lösenord eller slutar.
- Begränsa den till de bolag som omfattas. Under Allmänt > Säkerhet markerar ni inställningen som ger användare åtkomst endast till de bolag där de har rollen. Om den inte är markerad kan API-användaren läsa alla bolag i ert Flex HRM.
- Be Flex om hjälp vid behov. Om ni inte hittar inställningarna, kontakta Flex HRM:s Customer Delivery-team via Service Portal och be om en användare för API- och integrationsbruk, med visningsbehörighet till anställda, anställningsperioder och organisationen.
- Tillåt våra adresser om ni driftar Flex HRM själva. Om Flex HRM körs på era egna servrar tillåter er IT-avdelning MuchSkills två fasta IP-adresser,
13.51.77.53och16.170.107.61, att nå Flex HRM:s webb-API. - Anteckna era anslutningsuppgifter. Ert kundnummer i Flex HRM (nere till höger i Flex HRM, bredvid Kund), API-användarens användarnamn och lösenord, er API-adress (
https://api.flexhrm.comefter flytten till Azure, eller er egen adress, till exempelhttps://yourcompany.flexhosting.se) samt bolagsnumren som omfattas. Vi kommer överens med er om en säker kanal för lösenordet.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka oss anslutningsuppgifterna. Inloggnings- och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, er fältlista och ert urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Var med på den tekniska genomgången. Er Flex HRM-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera den första synken. Vi synkar ett fåtal personer eller en enskild avdelning. Ni går sedan igenom namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synken för alla i urvalet. Från och med då körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members listar de personer som omfattas.
- De personer som omfattas har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare i My Circle.
Benefits
Det här får ni
- Flex HRM förblir sanningskällan. Personaldata läggs in en gång, i Flex HRM, och MuchSkills följer med.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifikat och projekthistorik finns samlade bredvid de personaluppgifter ni redan litar på.
- Ren data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in redo för filtrering, kompetensgapsanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkas. Endast namn och e-post är obligatoriska. Synka så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning och alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara den adress personerna loggar in med |
| Befattning | Rekommenderas | Profiler, roller och Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapportvägar, My Circle och rapporter. MuchSkills mappar det automatiskt från Flex HRM |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Inaktivering av personer som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Anställningsform | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli filtrerbara taggar, till exempel juridisk person, team eller kostnadsställe. Kom överens med oss om dem först |
Uppgifter som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller andra ersättningsuppgifter, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk åskådning, religion eller hälsa.
Vilka som omfattas. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Flex HRM, så att ingenting utanför ert urval lämnar ert system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför filtret ignoreras och lagras inte. Er säkerhets- eller compliancefunktion avgör vilket som passar era regler.
Personer som slutar inaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Flex HRM eller ert nätverk begränsar åtkomst per IP-adress, lägg till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser ni | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det integrationsanvändaren kan se i Flex HRM, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet, eller har ingen chef angiven i Flex HRM | Kontrollera att alla chefer omfattas av urvalet och att rapportvägarna är ifyllda i Flex HRM |
| En person visas två gånger | Personens e-post i Flex HRM skiljer sig från adressen hen registrerade sig med | Justera e-postadressen i Flex HRM och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Flex HRM eller ert nätverk begränsar åtkomst per IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synken har stannat | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller integrationsanvändaren har inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Flex HRM och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Flex HRM finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla det?
Ja. Flex HRM kopplas via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Flex HRM över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Flex HRM, så att bara personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara det.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med ”Sync Now”.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Följer frånvaroorsakerna med i importen?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.