Planera runt frånvaro och semester
- Vem
- Chefer ser och lägger in den för sina medarbetare. Owners och Admins för alla
- Var
- My Circle, Team Builder och rapporter
- Från HR-system
- Endast datum och procentsatser, aldrig orsaker
- Deltidsfrånvaro
- Anges i procent av tiden
Frånvaro påverkar vem som kan ta sig an arbete. MuchSkills visar semester, ledigheter och annan frånvaro bredvid medarbetarnas kompetenser, så att du kan planera team och projekt efter den. Frånvaron kommer från ditt HR-system, eller så lägger chefer och admins in den i MuchSkills.
Så fungerar det
Frånvaro kommer in i MuchSkills på ett av tre sätt:
| Källa | Vad som överförs | Ansvarig |
|---|---|---|
| Ditt HR-system | Datum och hur stor del av tiden personen är borta, i procent. Orsaken importeras aldrig | HR, i HR-systemet. Ändringar kommer in vid nästa synk, som körs var 5:e timme |
| Inlagd i MuchSkills | Datum, procentsats och en kort orsak. För organisationer som inte synkar mot ett HR-system | Personens chef, eller en Owner eller Admin |
| MuchSkills API | Datum och procentsatser från ett annat system | Din organisations integration |
Oavsett varifrån den kommer syns frånvaron där du planerar arbetet:
- My Circle. På fliken Updates för en person visar Unavailable between frånvaron, uppdelad på Currently away, Upcoming och Past.
- Team Builder. När du bemannar ett team ser du frånvaron i varje kandidats tidslinje, bredvid personens projekt.
- Rapporter. Beläggningsrapporterna visar projekt, tillgänglighet och frånvaro för varje person.
- Discover. Med filtret Availability hittar du personer som är lediga från ett visst datum, och hur länge.
Steg
Se vem som är borta
- Kolla en enskild person. Öppna My Circle, klicka på personen under Reporting to you och titta på Unavailable between på fliken Updates.
- Kolla teamets tillgänglighet. Öppna Team/Org › Reports, sedan beläggningsrapporten utilisation, och välj by users eller by availability. Då ser du vilka som är upptagna, lediga eller borta de närmaste veckorna.
- Planera teamet utifrån frånvaron. Titta på varje kandidats tidslinje i Team Builder innan du lägger till personen, och anpassa procentsats och startdatum efter frånvaron. Guiden till Team Builder beskriver bemanning mer i detalj.
- Hitta någon som är ledig. I Team/Org › Discover kan du använda filtret Availability för att hitta personer med rätt kompetenser som är lediga när du behöver dem. Hur sökningen fungerar förklaras i guiden till Discover.
Lägg in frånvaro för någon i ditt team
Om ditt HR-system synkar frånvaro registrerar du den där i stället. Den kommer in i MuchSkills vid nästa synkning, var 5:e timme.
- Öppna personen. I My Circle klickar du på personen under Reporting to you.
- Öppna redigeringspanelen. Redigera personens uppgifter, till exempel från Certs & Validations. Panelen som öppnas har flikar: kompetenser, certifikat, mål och utilisation & availability. Växla mellan dem för att uppdatera det du behöver.
- Gå till utilisation & availability och klicka på + Add unavailability.
- Fyll i uppgifterna. Ange Reason for unavailability, Percentage unavailable (100 betyder helt borta), Start date och End date.
- Klicka på Save. Frånvaron syns direkt i My Circle, Team Builder och rapporterna.
Om du vill ändra en post klickar du på den i listan, gör ändringen och klickar på Save. Klicka på papperskorgsikonen för att ta bort den.
För Owners och Admins: vem som helst i organisationen
- Öppna Manage Members. Klicka på Team/Org, sedan Settings och sedan Manage Members.
- Öppna personen och gå till fliken utilisation & availability. Därifrån är stegen desamma som för chefer.
Kontrollera att det fungerade
- Frånvaron visas under Upcoming eller Currently away på fliken Updates för personen i My Circle.
- I Team Builder syns frånvaron på personens tidslinje.
Bra att veta
Håll orsakerna korta och allmänna. Skriv Semester, Föräldraledighet eller Utbildning. Skriv inga medicinska eller andra privata uppgifter. Frånvaro från HR-system innehåller aldrig några orsaker alls.
Bara en källa. Om ditt HR-system synkar frånvaro ska du registrera frånvaron där och inte manuellt i MuchSkills, annars kan samma frånvaro dyka upp två gånger.
Även delvis frånvaro räknas. En kurs en dag i veckan eller föräldraledighet på deltid läggs helst in som en procentsats. Då syns resten av personens tid fortfarande i planeringen.
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| Frånvaro som borde synas saknas | Den är inte inlagd i HR-systemet än, eller så lades den in efter den senaste synken | Kontrollera HR-systemet. Frånvaron kommer in vid nästa synk, som körs var 5:e timme |
| Samma frånvaro syns två gånger | Den har lagts in i MuchSkills och kommer dessutom från HR-systemet | Ta bort den som lagts in manuellt |
| + Add unavailability är utgråad och visar You cannot assign time for yourself | Ingen kan lägga in frånvaro för sig själv | Registrera den i ditt HR-system, eller vänd dig till din chef eller en admin |
| Please enter a valid utilisation from 0 to 100 | Procentsatsen ligger utanför intervallet 0 till 100 | Ange ett tal mellan 0 och 100 |
| Fliken utilisation & availability saknas | Personen rapporterar inte till dig. Chefer kan lägga in frånvaro för sina egna direktrapporterande medarbetare | Vänd dig till personens chef eller en MuchSkills-admin |
Vanliga frågor
Var kommer frånvaron i MuchSkills ifrån?
Antingen från ditt HR-system, om din organisation synkar frånvaro därifrån, eller från en chef eller admin som lägger in den för hand i MuchSkills. Organisationer kan också skicka in frånvaro via MuchSkills API. Varje organisation väljer en källa, så att ingen frånvaro dyker upp dubbelt.
Kan jag se varför någon är borta?
Frånvaro från ett HR-system kommer bara in som datum och procentsats, aldrig med orsak. I organisationer som inte synkar mot ett HR-system läggs frånvaron in för hand i MuchSkills och får då en kort orsak, till exempel Holiday eller Training.
Hur lägger jag in frånvaro för någon i mitt team?
Synkar din organisation frånvaro från sitt HR-system registrerar du den där. Den kommer in i MuchSkills vid nästa synk, som sker var 5:e timme. Annars lägger du in den själv: öppna personen i My Circle och sedan redigeringspanelen, gå till fliken för beläggning och tillgänglighet (utilisation & availability) och klicka på + Add unavailability.
Kan någon vara delvis otillgänglig?
Ja. Frånvaro anges i procent. 100 % betyder helt borta; 20 % kan vara en dag i veckan på kurs, så att resten av veckan finns kvar för projektarbete.
Kan jag lägga in min egen frånvaro?
Nej. Ingen kan lägga in sin egen ledighet i MuchSkills. Registrera den i ditt HR-system, eller be din chef eller MuchSkills-admin.
En semester saknas eller är fel. Hur rättar jag det?
Om den kommer från ditt HR-system rättar du den där, så uppdateras den vid nästa synk. Om den lades in i MuchSkills kan personens chef eller en admin ändra eller ta bort den.
Vem kan se någons frånvaro?
Personens chef i My Circle, samt Owners och Admins. När personer planeras in i team och projekt syns deras tillgänglighet i Team Builder och i beläggningsrapporterna.