Hantera och följ upp certifikat
- Vem
- Ägare och administratörer sätter upp det, chefer och medarbetare håller det uppdaterat
- Var
- Team/Org › Settings › Manage Certifications
- Rapporter
- Team/Org › Reports › certifications
- Historik
- Varje ändring loggas och hela historiken sparas
MuchSkills samlar alla certifikat på ett ställe: vem som har dem, bevis, utfärdande- och utgångsdatum och hela historiken. Guiden visar på vilka sätt certifikat läggs in, hur du ordnar dem i certifikatlistor, hur du gör dem obligatoriska för en roll och hur du håller koll på status och utgångsdatum.
Så fungerar det
Fem sätt att få in certifikat
Du kan använda alla samtidigt.
| Sätt | Vem | Var |
|---|---|---|
| Självbetjäning | Medarbetare | My Skills › My Certifications: sök på namn, kod, utfärdare eller alias och fyll i uppgifterna. Se Lägg till dina certifikat |
| Vägledt | Medarbetare | En publicerad lista efterfrågar ett certifikat, till exempel PMP för rollen Product Manager, och medarbetaren lägger till det under My Growth › Gap Analysis |
| Via chef | Chefer | My Circle: validera, uppdatera eller lägg till ett certifikat för en direktrapporterande medarbetare |
| I bulk | Ägare och administratörer | Team/Org › Settings › Manage Members: gå igenom en filtrerad grupp och lägg till certifikat person för person |
| Från andra system | Ägare och administratörer | MuchSkills API för hundratals certifikat på en gång, och Credly för badges som era medarbetare har där |
En certifikatpost innehåller utfärdande organisation, certifikatets namn, kod, licensnummer, utfärdandedatum, utgångsdatum (eller This item does not expire), länkar till behörighetsbevis och bevisfiler. Bevis kan vara länkar eller filer, till exempel bilder, PDF, Word, PowerPoint, Excel, OpenDocument, RTF, text eller sparade e-postmeddelanden, upp till 10 per licens och 10 MB per fil. En förnyelse registreras som en ny licens på samma certifikat, så historiken förblir intakt.
Två sätt att organisera dem
| Certifikatlista | Lista med efterlevnadskrav | |
|---|---|---|
| Var | Team/Org › Settings › Manage Certifications | Team/Org › Analysis |
| Syfte | Gruppera de certifikat som är viktiga för organisationen, till exempel alla AWS-certifikat | Ange vad en roll eller personalgrupp måste ha |
| Vem ser den | De avdelningar du väljer. Den visas under lists i Reports | Alla du publicerar den för, med ett personligt gap i My Growth › Gap Analysis |
| Passar bäst för | Leverantörsrapportering och uppföljning av efterlevnad | Rollkrav, utveckling och intern rörlighet |
Innan du börjar
- Roll: Owner eller Admin för Manage Certifications, Manage Members och Integrations.
- Avdelningar på plats, om en lista bara gäller vissa avdelningar. Se Hantera avdelningar.
- Berätta vad du förväntar dig. Medarbetarna lägger själva till de flesta certifikat, så tala om vilka som är viktiga och när de ska vara på plats.
Steg
Skapa en certifikatlista
- Öppna Manage Certifications. Gå till Team/Org › Settings › Manage Certifications.
- Klicka på Create Certificate List.
- Ge listan ett namn och en beskrivning. Till exempel Scrum Certifications, med en beskrivning av vilka certifikat som hör hemma i den.
- Välj avdelningar. Under Department väljer du vilka avdelningar listan gäller, eller behåller All.
- Klicka på Save and continue. Listan öppnas.
- Lägg till certifikat. Sök i sista raden och välj varje certifikat. Du kan också klicka på + Add template och välja en färdig uppsättning under Certification templates.
Certifikat och behörigheter under Team/Org › Settings › Manage Certifications
Gör certifikat obligatoriska för en roll
- Öppna Analysis. Gå till Team/Org › Analysis och öppna rollistan, eller skapa en ny med List type inställt på Compliance requirements.
- Lägg till certifikaten. Använd certifikatsökningen, Add certifications to the list, och välj varje certifikat.
- Prioritera de viktigaste. Klicka på prioriteringsikonen bredvid dem.
- Lansera listan för alla. Klicka på Launch list, ställ in Visible to på Everyone in din organisation och klicka på Launch list. Alla steg finns i Definiera roller och kompetenser.
Lägg till certifikat för flera personer på en gång
- Öppna Manage Members och filtrera. Gå till Team/Org › Settings › Manage Members och filtrera fram den grupp du vill ha, till exempel en avdelning.
- Öppna första personen. Klicka på namnet och välj fliken certificates.
- Lägg till certifikatet. Klicka på + Add new certificate, sök efter det, fyll i datumen och bifoga beviset. Klicka på Save och sedan Done.
- Gå vidare till nästa person. Använd pilarna uppe till höger i panelen, eller vänster- och högerpiltangenterna, och upprepa.
Följ upp status och utgångsdatum
- Öppna certifikatrapporterna. Gå till Team/Org › Reports och välj certifications i menyn till vänster.
- Välj vy. Använd all, by vendor eller en av listorna under lists. Avvecklade och återkallade certifikat redovisas separat.
- Filtrera. Växla mellan All, User added och Validated, filtrera på Certificate status och avgränsa på avdelning, ort, chef, tagg eller tidsperiod.
- Exportera. Klicka på Export as CSV för att dela resultatet.
Kontrollera att det fungerar
- Listan syns i Manage Certifications med tillhörande avdelningar.
- Den finns under lists i certifikatrapporterna, med antal aktiva, snart utgående och utgångna certifikat.
- En lista med efterlevnadskrav syns i My Growth › Gap Analysis, där certifikat som saknas eller har gått ut är markerade.
Bra att veta
Påminnelser om utgångsdatum. MuchSkills mejlar certifikatinnehavaren 90, 60 och 30 dagar före utgångsdatumet samt samma dag som certifikatet går ut. Chefer får inga mejl: de följer snart utgående och utgångna certifikat i My Circle och i rapporterna.
Historiken sparas. Varje ändring av ett certifikat loggas med vem som gjorde den och när, och hela historiken sparas. Det gäller även personer som har slutat: de inaktiveras men raderas aldrig, så deras certifikatposter finns kvar.
Validerade eller egenrapporterade. Chefer kan validera certifikat som deras medarbetare lägger till. Rapporterna visar båda typerna, och flikarna User added och Validated skiljer dem åt. Under Team/Org › Settings › Team Settings styr inställningen VALIDATED CERTIFICATES om medarbetare får ändra uppgifterna i ett certifikat som har validerats åt dem.
Mål och lärande. Medarbetare kan sätta ett certifikat som mål under My Growth › Goals, och chefer kan sätta ett åt en direktrapporterande medarbetare. Kurser i My Growth › Learning Library kan kopplas till certifikat via Add course, så att vägen till certifikatet visas bredvid gapet. Team/Org › Reports › growth visar vilka certifikat medarbetarna arbetar mot.
Credly och API:et. Instruktioner för att komma igång med båda finns i Credly och API-dokumentation.
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| Unable to find certificate | Certifikatet finns inte i MuchSkills databas än | Klicka på Can't find what you're looking for? och skicka in en förfrågan om certifikatet. Den står som Pending Approval tills certifikatet har lagts till |
| This certification has already been added | Personen har redan certifikatet | Öppna det befintliga certifikatet och klicka på Add another licence för att registrera en förnyelse |
| This certificate already has a licence with the same dates | Samma period har registrerats två gånger | Kontrollera datumen eller redigera den befintliga licensen |
| File size must be less than 10mb | En bevisfil är för stor | Komprimera filen eller dela upp den i flera filer |
| Det går inte att lägga till ett certifikat i en certifikatlista | I listor kan du bara lägga till certifikat som redan finns i MuchSkills databas eller som era medarbetare har registrerat | Begär först att certifikatet läggs till och lägg sedan in det i listan |
| This name is already taken | En annan lista har redan samma namn | Välj ett annat namn |
| En avdelning kan inte se en lista | Listan är begränsad till andra avdelningar | Öppna listan, klicka på listnamnet och lägg till avdelningen |
Vanliga frågor
Vilka certifikat kan vi följa upp?
MuchSkills har över 9 400 certifikat i sin databas, från leverantörer som AWS, Microsoft, Google och Cisco till yrkes- och myndighetscertifikat. Saknas något kan vem som helst begära det via formuläret för att lägga till certifikat, och det läggs till i personens profil när det har godkänts.
Vem får en påminnelse innan ett certifikat går ut?
Den person som har certifikatet. MuchSkills mejlar personen 90, 60 och 30 dagar före utgångsdatumet och på själva dagen. Chefer får inga mejl. De ser certifikat som snart går ut eller har gått ut för sina medarbetare i My Circle och i certifikatsrapporterna, och kan när som helst skicka en påminnelse från My Circle.
Vad är skillnaden mellan en certifikatslista och en lista med compliance-krav?
En certifikatslista i Manage Certifications samlar de certifikat som är viktiga för dig, för rapportering och för att en avdelning ska kunna välja bland dem. En lista med compliance-krav i Analysis anger vad en roll eller arbetsstyrka måste ha, och visar varje person vad hen saknar i Gap Analysis.
Vad händer med certifikaten när någon slutar?
De finns kvar. Personer som slutar inaktiveras och raderas aldrig, så deras certifikat och historiken bakom dem finns fortfarande kvar när en revisor frågar.
Kan vi se vem som ändrade ett certifikat?
Ja. Varje ändring av ett certifikat loggas med vem som gjorde den och när, och hela historiken sparas. Ingenting skrivs över.
Kan vi importera de certifikat vi redan följer upp i ett kalkylark?
Ja. Admins kan lägga till certifikat person för person från Manage Members, en utvecklare kan skicka in dem via MuchSkills API, och vårt team kan hjälpa dig att importera en befintlig lista. Kontakta supporten för att planera det.
Behöver vi Credly?
Nej. Credly-synkroniseringen är en extra väg in för organisationer som redan har Credly Workforce. Det är bara medarbetare som godkänner din Credly-anslutning som delar sina badges, så låt de andra vägarna finnas kvar.
Var ser chefer teamets certifikat?
I My Circle. Där ser de aktiva certifikat och certifikat som snart går ut eller har gått ut för sina medarbetare, kan validera eller lägga till certifikat och påminna någon vars certifikat behöver förnyas.