Heroma
Hämta era personaldata från Heroma till MuchSkills. Integrationer med Heroma beställs via CGI: er systemägare för Heroma ordnar läsbehörighet, och vi mappar fälten och kör synkroniseringen. Uppsättningen ingår i er implementering av MuchSkills.
- Vem
- Er systemägare för Heroma och CGI, tillsammans med vår CTO
- Så kopplas det
- Anpassad uppsättning som ingår i er implementering
- Synkronisering
- Var 5:e timme, eller vid behov med Sync Now
- Åtkomst
- Endast läsbehörighet
How to
Så fungerar det
MuchSkills läser från Heroma enligt ett schema. Nyanställda, personer som slutar, chefsbyten och avdelningsbyten kommer med vid nästa synkronisering, utan manuellt arbete för någon av parterna. Ingenting skrivs tillbaka till Heroma.
Innan du börjar
- En Heroma-administratör hos er, eller er implementeringspartner för Heroma.
- En lista över vilka som ska finnas i MuchSkills: alla, eller ett urval efter land, bolag, avdelning eller personalkategori.
- Era fältnamn. Egna fält namnges olika i olika Heroma-installationer, så ha er fältlista till hands inför den tekniska genomgången.
Steg
I Heroma
Integrationer med Heroma beställs via CGI, så det första steget tar ni med dem som förvaltar ert Heroma-avtal. Dokumentation för Heroma
- Kontakta er systemägare för Heroma. Det är den person eller det team som förvaltar Heroma och ert avtal med CGI. Det är de som beställer integrationer från CGI.
- Be CGI om läsbehörighet till personaldata. Be om en API-koppling eller en schemalagd export med fälten som listas nedan. CGI bekräftar vilket alternativ er Heroma-leverans stöder.
- Begränsa urvalet i Heroma. Be om att åtkomsten eller exporten bara ska omfatta de organisationsenheter och anställningsformer som ska finnas i MuchSkills. Utelämna personnummer, löner och frånvaroorsaker.
- Ta reda på var e-postadresserna till jobbet finns. E-post är, tillsammans med namn, det enda fält som MuchSkills behöver för varje person. Om Heroma inte innehåller e-postadresser till jobbet, meddela oss före den tekniska genomgången.
- Anteckna anslutningsuppgifterna. Adressen eller filplatsen, inloggningsuppgifterna som CGI utfärdar och fältnamnen.
Tillsammans med MuchSkills
- Skicka anslutningsuppgifterna till oss. Inloggningsuppgifterna och anslutningsuppgifterna från stegen ovan, er fältlista och ert urval, via en säker kanal som vi kommer överens om.
- Delta i den tekniska genomgången. Er Heroma-administratör och vår CTO mappar fälten och testar anslutningen tillsammans.
- Kontrollera en första synkronisering. Vi synkroniserar ett fåtal personer eller en avdelning. Ni kontrollerar deras namn, chefer, avdelningar och eventuella taggar i MuchSkills.
- Utöka urvalet. Vi aktiverar synkroniseringen för alla som omfattas. Därefter körs den var 5:e timme.
Kontrollera att det fungerar
- Team/Org › Members listar de personer som ingår i urvalet.
- De personer som ingår i urvalet har fått en inbjudan att skapa sin kompetensprofil i MuchSkills.
- Chefer ser sina direktrapporterande medarbetare under My Circle.
Benefits
Det här får ni
- Heroma är fortsatt er sanningskälla. Personaldata registreras bara en gång, i Heroma, och MuchSkills hänger med.
- Ett kompetenslager ovanpå ert HR-system. Kompetenser, certifikat och projekthistorik ligger samlade bredvid de personaluppgifter ni redan litar på.
- Ren data för planering. Rapporteringsvägar, avdelningar och taggar kommer in färdiga för filtrering, gapanalys och Team Builder.
Important to know
Bra att veta
Vad som synkroniseras. Bara namn och e-post är obligatoriska. Synkronisera så många av de övriga fälten som möjligt, eftersom varje fält gör MuchSkills mer användbart.
| Fält | Krav | Används till |
|---|---|---|
| För- och efternamn | Obligatoriskt | Profiler, sökning, alla vyer |
| E-post | Obligatoriskt | Matchning och inloggning. Måste vara adressen som personen loggar in med |
| Befattning | Rekommenderas | Profiler, roller, Discover |
| Chef | Rekommenderas | Rapportvägar, My Circle, rapporter. MuchSkills mappar fältet från Heroma automatiskt |
| Avdelning | Rekommenderas | Avdelningar och filter |
| Anställningsstatus | Rekommenderas | Avaktivering av personer som slutat |
| Ort eller land | Rekommenderas | Filter och urval |
| Profilbild | Rekommenderas | Profiler och organisationsschemat |
| Personalkategori | Rekommenderas | Filtrering, till exempel anställd eller konsult |
| Frånvaro | Rekommenderas | Tillgänglighet i Team Builder och My Circle. Endast datum och procentsatser |
| Övriga fält | Valfritt | Alla fält kan bli filtrerbara taggar, till exempel juridisk enhet, team eller kostnadsställe. Kom överens med oss om dem först |
Uppgifter som MuchSkills inte tar emot. Följande blockeras när data kommer in och lagras aldrig, även om källan innehåller dem: ålder eller födelsedatum, lön eller annan ersättning, prestationsbedömningar samt uppgifter om politisk åskådning, religion eller hälsa.
Vilka som omfattas. Det bästa sättet är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Heroma, så att ingenting utanför ert urval lämnar ert system. Alternativet är ett landsfilter i MuchSkills; poster utanför filtret ignoreras och lagras inte. Ert säkerhets- eller complianceteam avgör vad som passar era regler.
Personer som slutar avaktiveras, de raderas inte. Projekthistorik och certifikat finns kvar.
Våra IP-adresser. MuchSkills ansluter alltid från samma två adresser: 13.51.77.53 och 16.170.107.61. Om Heroma eller ert nätverk begränsar åtkomst utifrån IP-adress, lägg till båda i listan över tillåtna adresser.
Common errors
Felsökning
| Det här ser du | Orsak | Gör så här |
|---|---|---|
| Vissa personer saknas | De ligger utanför det som integrationsanvändaren kan se i Heroma, eller utanför urvalsfiltret | Kontrollera integrationsanvändarens behörigheter och urvalet |
| Chefer saknas eller är fel | Chefen ligger utanför urvalet eller har ingen chef angiven i Heroma | Kontrollera att alla chefer omfattas av urvalet och att rapportvägarna är ifyllda i Heroma |
| En person finns med två gånger | Personens e-postadress i Heroma skiljer sig från adressen som personen registrerade sig med | Ändra e-postadressen i Heroma så att de stämmer överens och kontakta sedan supporten |
| Anslutningen nekas | Heroma eller ert nätverk begränsar åtkomst utifrån IP-adress | Lägg till 13.51.77.53 och 16.170.107.61 i listan över tillåtna adresser |
| Synkroniseringen har slutat fungera | Inloggningsuppgifterna har gått ut, eller så har integrationsanvändaren inaktiverats eller förlorat behörigheter | Förnya åtkomsten i Heroma och skicka de nya uppgifterna till oss på ett säkert sätt |
Vanliga frågor
Heroma finns inte med i MuchSkills, eller visas som ”Contact us”. Kan vi ändå koppla det?
Ja. Heroma kopplas via en anpassad uppsättning i stället för via ett formulär, eftersom varje installation är konfigurerad på sitt eget sätt. Mejla support@muchskills.com eller använd chatten, så bokar vi den tekniska genomgången.
Behöver vi middleware eller en integrationsplattform?
Nej. MuchSkills läser direkt från Heroma över HTTPS. Ditt team behöver bara skapa den läsbehörighet som beskrivs på den här sidan.
Kan vi utesluta vissa länder, bolag eller grupper?
Ja. Det bästa är att begränsa vad integrationsanvändaren kan se i Heroma, så att bara personer som ingår någonsin lämnar ditt system. Om det inte går kan MuchSkills filtrera på land när posterna kommer in och ignorera resten utan att spara det.
Kan vi testa med några få personer först?
Ja. Den första synkroniseringen kan begränsas till en handfull personer eller en avdelning. Du kontrollerar resultatet, och sedan utökar vi omfattningen. Det finns inga separata testmiljöer.
Hur ofta synkroniseras det?
Var 5:e timme. En Owner eller Admin kan dessutom köra en synkronisering när som helst med ”Sync Now”.
Vad händer med personer som slutar?
De inaktiveras vid nästa synkronisering, men raderas aldrig. Deras projekthistorik och certifikat finns kvar, vilket är viktigt för regelefterlevnaden.
Kommer frånvaroorsaker med i importen?
Nej. Om du synkroniserar frånvaro hämtar MuchSkills bara datumen och hur stor andel av tiden personen är borta. Orsaker som sjukfrånvaro importeras aldrig.
Hur skickar vi inloggningsuppgifterna på ett säkert sätt?
Via en säker kanal som vi kommer överens om i förväg, till exempel delning via en lösenordshanterare. Aldrig med vanlig e-post.