MuchSkills ramverk för prioritering

I så fall är du inte ensam. Den mänskliga hjärnan har svårt att fatta beslut när alternativen är oändliga. Det kallas beslutsförlamning. När valmöjligheterna är för många har hjärnan svårt att välja, av rädsla för att välja fel.

Därför rekommenderar MuchSkills att alla ledare och chefer som tar fram en kompetensmatris eller kompetenstaxonomi för en roll, en avdelning eller ett team prioriterar de kompetenser de tar med på listan. Vi har ofta sett att ledare i det här arbetet tenderar att ta med varenda kompetens de kan komma på, även sådana som bara har en vag koppling till rollen, och att listan växer till flera hundra kompetenser. Informationsöverflödet gör att medarbetare och chefer känner sig överväldigade när de diskuterar och planerar individens utveckling.

För att undvika det brukar MuchSkills rekommendera att chefer och ledare använder följande fråga för att hålla fokus när de tar fram en kompetensmatris eller kompetenstaxonomi: ”Vilka kompetenser är viktigast för att lyckas i den här rollen och göra ett riktigt bra jobb?”

För att hjälpa dig ytterligare har MuchSkills tagit fram ett ramverk i den här playbooken som du kan använda för att prioritera kompetenserna i din kompetensmatris eller kompetenstaxonomi. Vi har anpassat det utifrån MoSCoW-ramverket, som oftast används inom projektledning och produktutveckling.

MuchSkills ramverk för prioritering

Så prioriterar du kompetenserna i en kompetensmatris eller kompetenstaxonomi

När du tar fram en kompetensmatris eller kompetenstaxonomi för en specifik roll, ett team eller en avdelning är det viktigt att hålla listan fokuserad och kort, så att medarbetarna kan välja kompetenser ur den utan förvirring när de fyller i sina kompetensprofiler. Kom ihåg att de kompetenser du väljer ska vara avgörande för att säkerställa leverans och kvalitet i arbetet.

MuchSkills ramverk för prioritering går ut på att dela in kompetenserna i följande tre kategorier:

1. Måste ha: Det här är de viktigaste kompetenserna för rollen, teamet eller avdelningen. De är inte förhandlingsbara. Saknas ens en av dessa ”måste ha”-kompetenser kommer personen i rollen/teamet/organisationen inte att kunna utföra sitt jobb.

Fråga er vilka kompetenser som är helt centrala för rollen, och utan vilka en person inte kan utföra de uppgifter hen har fått.

Till exempel: Viktiga kompetenser för projektledare är kommunikation, problemlösning, kritiskt tänkande, tidsplanering och riskhantering

2. Bör ha: Det här är kompetenser som är viktiga, men inte avgörande. En person i rollen som saknar dessa kompetenser kan inte prestera till 100 %, men kan ändå arbeta förhållandevis effektivt. Med det sagt rekommenderar vi att hen skaffar sig dessa kompetenser så snart som möjligt. Personer med starka ”måste ha”-kompetenser bör skaffa sig de ”bör ha”-kompetenser de saknar under arbetets gång, så att de får en mer allsidig profil.

Exempel: För en projektledare kan ”bör ha”-kompetenserna vara att kunna göra gedigen research, ta fram strategier och mål samt ha emotionell intelligens.  

Här kommer ett tips till chefer som ser till helheten i organisationen. Om du har fler än en projektledare i teamet kan det vara bra att fundera på hur du kan fånga variationer i rollen i kategorin ”bör ha”.  Du kan till exempel ha en projektledare som är stark på det sociala och en annan som är stark på detaljer och processhantering. Det är ett bra sätt att säkerställa att du har alla kompetenser du behöver i teamet som helhet.

3. Kan ha: Önskvärda kompetenser som gärna får finnas, men som inte är lika viktiga som de två första. Det är jättebra om de finns, men det är inte avgörande om de saknas. Att de saknas påverkar inte prestationen lika mycket som när det gäller ”måste ha” och ”bör ha”. Som alltid är det önskvärt att de som saknar kompetenserna skaffar sig dem…. Men det brådskar inte.

Till exempel: För en projektledare kan det handla om vissa tekniska verktyg som bara används i några av era projekt, eller kompetenser som kreativitet, affärsutveckling och noggrannhet.  

När du är klar med övningen bör du ha en fokuserad lista med kompetenser som är avgörande för att säkerställa leverans i tid och kvalitet i arbetet.