Kompetensgapsanalys i konsultbranschen: så upptäcker du kompetensluckor innan de blir leveransrisker

I konsultbranschen är det människorna som är produkten. Kvaliteten på det ett bolag levererar, och vad det trovärdigt kan lova, avgörs helt av den kompetens som finns i verksamheten. Ett bolag som saknar en tydlig och aktuell bild av vilken kompetens det faktiskt har fattar alla beslut om bemanning, anbud och utveckling delvis i blindo. Allt börjar med att se på konsultrollen som en kompetens: att förstå vilka specifika färdigheter som kännetecknar effektivt konsultarbete och följa upp dem lika noggrant som de tekniska förmågorna.

Konsekvenserna känner alla igen som har lett leveranser på ett konsult- eller tjänsteföretag. Ett projektteam som satts ihop utifrån CV:n och antaganden, där ett kompetensgap visar sig två veckor in i leveransen. Ett anbud som går förlorat, inte för att bolaget inte kunde utföra uppdraget, utan för att anbudet inte kunde visa det på ett övertygande sätt. En senior konsult som är utspridd på tre uppdrag eftersom ingen visste att två juniora kollegor hade utvecklat kompetensen att ta på sig mer.

Inget av detta är bemanningsmisslyckanden. Det är misslyckanden i synligheten av kompetens. Och en kompetensgapsanalys, rätt genomförd, på rätt nivå och innan problemet uppstår, är det som förhindrar dem.

Därför upptäcker konsultbolag gapen för sent

Den vanliga bemanningsprocessen på ett konsultbolag bygger på beslut vid enskilda tillfällen. En projektförfrågan kommer in, någon sätter ihop ett team av personer de vet är lediga och uppdraget drar i gång. Finns det ett kompetensgap dyker det upp under leveransen, alltså när det är som dyrast att åtgärda.

Det finns två strukturella skäl till att det händer så regelbundet.

Det första är närhetsbias. Utan en plattform där hela talangpoolen går att söka i utifrån kompetens och nivå hamnar bemanningen hos dem som den leveransansvariga redan känner. Personer i mer tillbakadragna roller, på andra kontor eller i mindre synliga team förbises, inte för att de saknar kompetensen, utan för att den inte syns just när beslutet fattas. Bolaget har kompetensen, men hittar den inte tillräckligt snabbt för att kunna använda den.

Det andra är kompetensdata som bara speglar ett visst ögonblick. De flesta konsultbolag hanterar kompetens via CV:n, LinkedIn-profiler eller årliga medarbetarsamtal. Alla är ögonblicksbilder som börjar bli inaktuella i samma stund som de tas. En konsult som har ägnat de senaste sex månaderna åt att bygga upp expertis inom en ny teknik syns inte i bemanningssystemet förrän någon kommer sig för att uppdatera uppgifterna. Avståndet mellan vad medarbetarna kan och vad bolaget vet att de kan växer hela tiden.

En kompetensgapsanalys som bygger på levande, löpande uppdaterad kompetensdata löser båda problemen. Den gör kompetensen synlig i hela verksamheten, inte bara hos de personer en viss leveransansvarig råkar känna, och den visar var medarbetarna faktiskt befinner sig i dag, inte var de var när deras CV senast uppdaterades.

De fyra typer av kompetensgap som kostar konsultbolag mest

Alla kompetensgap är inte likadana. Inom konsult- och tjänsteföretag står fyra specifika typer av gap för merparten av leveransriskerna, marginaltrycket och de missade affärsmöjligheterna.

När affärsområden tunnas ut

Det här är gapet som växer långsamt och upptäcks plötsligt. Ett affärsområde som i dag har tre verkliga experter kan ha en enda om arton månader om två av dem slutar eller går över till chefsroller. Kompetensen finns, än så länge, men djupet räcker inte för att bära den i större skala.

Uttunnade affärsområden är särskilt farliga eftersom de inte syns i ögonblicksbilder. Kompetensgapsanalysen visar inget problem i dag, utan ett som håller på att uppstå. Att göra en kompetensgapsanalys per affärsområde, där du inte bara tittar på vem som har en viss kompetens utan på hur många som har den på en produktiv nivå, är det enda pålitliga sättet att upptäcka det här innan det blir en kris.

Skillnaden är viktig: en nybörjare som har lagt till en kompetens i sin profil utgör ingen tillgänglig kapacitet. I MuchSkills går kompetensnivåerna från 1 till 9. Nivå 1 till 3 betyder att personen fortfarande är under utveckling och i regel inte kan arbeta självständigt. Produktiv leverans börjar på nivå 4. När du gör en kompetensgapsanalys för ett affärsområde är det antalet personer på nivå 4 och uppåt som räknas, inte det totala antalet som har kompetensen registrerad.

Nyckelpersonsberoenden

Ett nyckelpersonsberoende uppstår när en kompetens, ofta en kritisk och kundnära sådan, bara finns på expertnivå hos en enda person i affärsområdet. När den personen är ledig, går vidare från ett projekt eller lämnar bolaget försvinner kompetensen i praktiken.

Det här är ett av de vanligaste och mest kostsamma kompetensgapen i konsultbranschen, eftersom det är svårt att upptäcka inifrån. Experten är oftast högpresterande och uppskattad, och beroendet är inget problem förrän det plötsligt är det. En kompetensgapsanalys per avdelning eller affärsområde, filtrerad på kompetenser med låg redundans (en eller två personer på expertnivå), lyfter fram de här beroendena innan de blir en incident.

Felmatchad bänk

Bänktid är dyrt. Men en felmatchad bänk, där lediga konsulter har kompetenser som inte matchar de uppdrag som är på väg in, är ännu dyrare, eftersom kostnaden för obelagd tid kombineras med missade leveransmöjligheter.

Det här gapet handlar inte om kompetens som saknas. Det handlar om kompetens som finns men inte används effektivt, eftersom bolaget inte har en tillräckligt tydlig bild av vad varje person kan och på vilken nivå. En kompetensgapsanalys mot den kommande uppdragsportföljen, alltså vilken kompetens de kommande tre månadernas projekt kräver och vem som har den, är det mest direkta sättet att minska felmatchningen på bänken och använda befintliga talanger mer effektivt.

Som Daniel Nilsson, medgrundare av MuchSkills, uttrycker det: ”Ett kompetensgap handlar inte alltid om att det saknas folk. De flesta kompetensgap kan slutas med befintlig personal, genom bättre insyn i vad medarbetarna redan kan.” Reflexen att rekrytera utlöses ofta av dålig insyn i kompetensen, inte av att kompetensen faktiskt saknas.

Kompetensluckor vid anbud

Den fjärde typen av gap kostar bolaget pengar redan innan ett projekt har börjat. När ett anbud kräver att bolaget visar specifik kompetens, som tekniska certifieringar, branschexpertis eller erfarenhet av vissa metoder, och bolaget inte hittar belägg för den tillräckligt snabbt eller tydligt, skickas anbudet antingen in svagt eller inte alls.

Här möts kompetensgapsanalysen och intäkterna direkt. Ett bolag som regelbundet gör kompetensgapsanalyser mot de kundsegment det vill nå vet i förväg vilken kompetens det trovärdigt kan åta sig att leverera och vilken det behöver utveckla eller rekrytera innan det ger sig in på vissa typer av uppdrag. De bolag som vinner gång på gång är de som har slutit just det här gapet, mellan vad de kan leverera och vad de kan bevisa att de kan leverera. Läs mer om hur det ser ut i praktiken i den dolda kostnaden för inaktuella CV:n i konsultbolagens anbud.

Så genomför du en kompetensgapsanalys i en konsultverksamhet

Själva arbetet följer samma fyra steg som alla kompetensgapsanalyser: kartlägg nuvarande kompetens, definiera kraven, identifiera gapen och planera åtgärder. I en konsultverksamhet finns det dock vissa nyanser i varje steg som är värda att reda ut. Varje steg beskrivs ingående i den kompletta guiden till kompetensgapsanalys.

Kartlägg nuvarande kompetens, med rätt detaljnivå

En kompetensinventering som bara visar vilka kompetenser som finns i verksamheten är inte tillräckligt detaljerad för ett konsultbolag. Du behöver veta vem som har vilken kompetens, på vilken nivå och om personen är tillgänglig just nu. Bemanningsfrågan är aldrig ”har vi den här kompetensen?” utan ”har vi den här kompetensen på den nivå projektet kräver, hos någon som inte redan är fullbelagd?”

MuchSkills nivåskala från 1 till 9 är byggd för just den här skillnaden. Skalan speglar praktisk kompetens i det dagliga arbetet, inte teoretisk kunskap. En person på nivå 4 levererar pålitligt i de flesta situationer, och en på nivå 7 kan leda arbetet och coacha andra. För projektbemanning är miniminivån oftast 4. För kundnära expertroller letar du efter 7 och uppåt. En kompetensgapsanalys filtrerad på lägsta nivå, kombinerad med data om tillgänglighet, ger en bemanningsbild som det faktiskt går att agera på.

Definiera kraven före projektförfrågan, inte efter

Den mest värdefulla kompetensgapsanalysen i konsultbranschen är den som utgår från framtida krav, inte dagens. Inför ett stort anbud, innan ni ger er in i ett nytt affärsområde eller inför en rekryteringsomgång är frågan inte ”vilken kompetens saknar vi i dag?” utan ”vilken kompetens behöver vi de kommande sex till tolv månaderna, och hur ser det ut jämfört med det vi har?”

Att definiera kompetensprofiler per roll, det vill säga de prioriterade kompetenser som är avgörande för varje leveransroll och på vilken nivå, är grunden för den här framåtblickande analysen. Det gör gapanalysen till ett proaktivt arbete i stället för ett reaktivt.

Identifiera gapet och tolka det rätt

När nuvarande kompetens är kartlagd och kraven definierade blir gapet synligt. Men det krävs omsorg för att tolka det rätt.

Ett stort gap är inte alltid brådskande. Om kompetensen behövs om två år och kan byggas upp genom riktad utbildning är det en utvecklingsprioritet, inte ett akut rekryteringsbehov. Ett litet gap kan vara farligare än ett stort om det gäller en kritisk kompetens utan redundans. Att bara ha en expert på en teknik som bär upp ett centralt tjänsteområde är en sårbar position, oavsett hur litet gapet ser ut i en rapport.

Den kompletta guiden till kompetensgapsanalys går djupare in på hur du tolkar och prioriterar resultaten. Verktyget för kompetensgapsanalys i MuchSkills gör analysen i realtid mot definierade roller, team eller affärsområden, så att bilden alltid är aktuell i stället för en ögonblicksbild från förra kvartalets genomgång.

Planera insatser: kompetensutveckla, rekrytera, omplacera eller organisera om

Det finns fyra sätt att stänga ett kompetensgap i en konsultverksamhet, precis som i alla organisationer: kompetensutveckla befintliga medarbetare, rekrytera externt, omfördela personal internt eller ändra arbetets upplägg. I konsultbranschen brukar tyngdpunkten dock ligga någon annanstans.

Intern omplacering är ofta den snabbaste och mest underutnyttjade spaken. När kompetensdatan är heltäckande och aktuell går det att matcha lediga konsulter mot inkommande projekt utifrån vad de faktiskt kan, inte vad titeln antyder. MuchSkills Team Builder gör det på två sätt: genom enkel sökning och urval, eller i ett kompetensbaserat läge där du anger vilka kompetenser som krävs och plattformen tar fram de bäst matchade tillgängliga personerna i hela verksamheten.

Extern rekrytering behövs när gapet är verkligt och inte hinner slutas genom utveckling. Men det bör vara den sista spaken, inte den första, eftersom en felrekrytering på ett konsultbolag kostar mer än själva rekryteringen. Den innebär leveransrisk, risk för kundrelationen och alternativkostnaden för all tid som går åt till att hantera misstaget.

Gör kompetensgapsanalysen löpande på konsultbolaget

En enstaka kompetensgapsanalys är användbar. En löpande analys förändrar allt.

De bolag som arbetar mest strukturerat med kompetens gör det inte som en HR-övning. De gör det för att marginalerna hänger på att de i varje given stund vet vilken kompetens som finns i verksamheten och om den matchar uppdragen som är på väg in. När bilden alltid är aktuell går bemanningsbesluten snabbare, anbuden blir starkare och gapen mindre, eftersom de fångas upp tidigare.

Det kräver att man går från en modell med periodiska ögonblicksbilder till en modell med löpande data. Det innebär kompetensprofiler som medarbetarna själva uppdaterar regelbundet, i stället för att HR bygger om dem en gång om året, som chefer validerar mot det de ser i praktiken och som är synliga i hela organisationen i ett format som leveransansvariga faktiskt kan använda i stunden när ett bemanningsbeslut ska fattas. För konsult- och tjänsteföretag är det skillnaden mellan en kompetensplattform och en kompetensdatabas: den ena är levande, den andra är ett arkiv.

En praktisk utgångspunkt är kompetensgapsanalys för konsult- och tjänsteföretag, som går igenom hela metodiken, bland annat hur du bygger upp en kompetensinventering som är tillräckligt tillförlitlig för att fatta bemanningsbeslut utifrån.

Slutsats

De kompetensgap som kostar konsultbolag mest är inte de som syns i en rapport. Det är de som dyker upp mitt i ett uppdrag, i en anbudsutvärdering eller när en nyckelperson går ut genom dörren. Det enda sättet att fånga dem tidigare är att ha en levande och pålitlig bild av vad verksamheten faktiskt kan leverera, inte vad CV:na säger att den kan leverera.

Utforska MuchSkills verktyg för kompetensgapsanalys och se hur löpande insyn i kompetens ser ut för konsult- och tjänsteföretag, eller läs den kompletta guiden till kompetensgapsanalys för hela metodiken.

Vill du se det i ert bolags sammanhang? Boka en demo för konsultbolag.

‍