Kompetenzen nach Rolle

Kompetenzen für CRM-Spezialisten

Erfassen Sie die zentralen Kompetenzen von CRM-Spezialisten: von der Administration von Salesforce und HubSpot über Kundensegmentierung und Automatisierungs-Workflows bis hin zum Datenqualitätsmanagement.

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22+Prioritäre Kompetenzen für CRM-Spezialisten, ermittelt auf MuchSkills
107%Höhere Wahrscheinlichkeit, Talente wirksam einzusetzen: kompetenzbasierte Organisationen im Vergleich zu klassisch rollenbasierten (Deloitte)

Erfassen Sie die Kompetenzen von CRM-Spezialisten in 6 Bereichen: Administration, Automatisierung, Datenqualität, Segmentierung, Berichtswesen und Integrationen. Dann sehen Sie, wen Sie für eine Migration einsetzen können und wo Schulungen ansetzen sollten.

Ihr CRM kennt jeden Kunden. Wer das CRM betreiben kann, weiß HR dagegen selten. Dieser Leitfaden hilft HR, Personalentwicklung und Hiring Managern, die Kompetenzen von CRM-Spezialisten zu erfassen, und unterstützt die Spezialisten dabei, ihren nächsten Schritt zu planen.

Zentrale Kompetenzbereiche für CRM-Spezialisten

Jobtitel verraten wenig über CRM-Kompetenzen. Bewerten Sie Ihre Leute in diesen 6 Bereichen, dann werden Lücken schon vor dem Rollout sichtbar.

CRM-Plattformadministration
Wenn nur 1 Person Ihre Permission Sets und Datensatztypen durchschaut, ist das ein Risiko, das erst auffällt, wenn sie geht. Erfassen Sie, wer sich um die Administration von Salesforce, HubSpot oder Dynamics 365 sowie um Sandboxes und Releases kümmert und wer die Zertifizierung Salesforce Certified Platform Administrator hat.
Automatisierung und Workflows
Wenn ein Flow ausfällt, werden Leads nicht mehr weitergeleitet. Finden Sie heraus, wer Salesforce Flow, HubSpot-Workflows oder Power Automate reparieren kann und wer die Zertifizierung Salesforce Certified Platform App Builder besitzt.
Datenqualität und Datenmanagement
Dubletten machen Pipeline-Berichte zum Ratespiel. Finden Sie heraus, wer sich um Deduplizierung, Data Loader und DSGVO-Einwilligungen kümmert und wer die Zertifizierung Salesforce Certified Data Architect besitzt.
Kundensegmentierung und Lifecycle-Marketing
Bringt die richtige Botschaft in der richtigen Phase zum richtigen Kunden.
- Kundensegmentierung
- Konzeption von Lifecycle-Phasen
- Zielgruppenaufbau
- Salesforce Marketing Cloud
- Marketing Cloud Account Engagement (Pardot)
- A/B-Tests
- RFM-Analyse
- Salesforce Certified Marketing Cloud Email Specialist
- HubSpot Marketing Hub Software Certification
Berichtswesen und Analysen
Zeigt der Führungsebene die Pipeline in Zahlen, auf deren Grundlage sie handeln kann.
- CRM-Dashboards
- Funnel-Analyse
- Umsatzprognosen
- Kampagnenattribution
- SQL
- Excel
- Power BI
- Tableau
- Microsoft Certified: Power BI Data Analyst Associate
Integrationen und technische Kompetenzen
Bindet das CRM an den übrigen Tech-Stack an, damit niemand etwas kopieren und einfügen muss.
- REST-APIs
- Webhooks
- Zapier
- Make
- MuleSoft
- SOQL
- Grundkenntnisse in Apex oder JavaScript
- ERP-Integrationen

Soft Skills, auf die es bei CRM-Spezialisten ankommt

Eine perfekte Umsetzung, die niemand nutzt, ist trotzdem gescheitert. Diese Kompetenzen sorgen dafür, dass das CRM tatsächlich genutzt wird.

ProblemlösungDie meisten Tickets beginnen mit „Der Pipeline-Bericht stimmt nicht“, und die Aufgabe besteht darin herauszufinden, ob die Ursache in den Daten, der Automatisierung oder im Prozess liegt.
Anforderungen in Systemdesign übersetzenDer Vertrieb fragt nach Ergebnissen, nicht nach Feldern und Flows. Der Spezialist macht aus einer Anfrage eine Umsetzung, die das Problem löst.
Stakeholder-Managementoffs und bleiben bei einem einheitlichen Prozess.
SorgfaltEin einziger falscher Filter kann E-Mails an das falsche Segment schicken oder jeden Lead demselben Vertriebsmitarbeiter zuweisen. Gründliches Testen gehört deshalb zum Job.
Schulung und AkzeptanzDas CRM ist nur so gut wie das, was Mitarbeitende eintippen. Wer als Spezialist gut schult, bekommt also bessere Daten.
Empathielösung und Empathie stehen bei 100.000 Fachkräften ganz oben.

Was Junior- und Senior-CRM-Spezialisten unterscheidet

Kurz gesagt: Juniors betreiben das System, Seniors gestalten es. Nutzen Sie diese Merkmale, um Stufen in Ihrem Kompetenzmodell festzulegen und zu erkennen, wer bereit für den nächsten Schritt ist.

Junior

Richtet auf Basis klarer Anfragen Benutzer, Berechtigungen, Felder und Datenimporte in einem CRM ein.
Erstellt einfache Automatisierungen wie Benachrichtigungen, Aufgaben und eine einfache Lead-Zuweisung und testet sie unter Anleitung.
Erstellt Standardberichte und behebt Datenfehler einzeln pro Datensatz.
Besitzt eine Einstiegszertifizierung wie Salesforce Certified Platform Administrator oder arbeitet darauf hin.

Senior

Entwirft das Datenmodell und die Automatisierungsarchitektur und entscheidet, was nicht umgesetzt wird.
Leitet Migrationen sowie ERP- oder Marketing-Integrationen, einschließlich Data Governance und DSGVO-Einwilligungen.
Verantwortet die Prognose- und Attributionsberichte, mit denen die Führungsebene arbeitet, und erklärt, warum sich die Zahlen verändert haben.
Legt CRM-Standards fest, coacht Junior-Admins und gestaltet Prozesse gemeinsam mit den Führungskräften aus Vertrieb und Marketing.

Kompetenzen von CRM-Spezialisten im gesamten Unternehmen erfassen

Die meisten Kompetenzmatrizen für CRM beginnen als Tabelle und sind nach wenigen Monaten veraltet. Das liegt nicht an mangelnder Disziplin. Wenn HR die Matrix verantwortet und Aktualisierungen hinterherlaufen muss, sind die Daten nur so aktuell wie die letzte Erinnerung. In HR-Plattformen für Großunternehmen pendelt sich die Profilvollständigkeit meist bei 20 bis 40 % ein.

MuchSkills dreht das um. Es läuft neben Ihrem HRIS, und jeder CRM-Spezialist ist für sein eigenes Profil verantwortlich: Kompetenzen, Zertifizierungen und das, woran er als Nächstes arbeiten möchte. Wenn Mitarbeitende ihr Profil selbst in der Hand haben, stimmen auch die Daten. Die Profilvollständigkeit liegt meist zwischen 70 % und dem oberen 80-Prozent-Bereich.

Ein Praxisbeispiel: Sie wechseln im nächsten Quartal von HubSpot zu Salesforce. Sie brauchen jemanden mit fundierten Kenntnissen in Salesforce Flow, Erfahrung mit Datenmigration und einer aktuellen Salesforce-Zertifizierung. Filtern Sie die Kompetenzmatrix nach allen 3 Kriterien. Auf der Shortlist steht auch ein Marketing-Operations-Analyst, der Flow in einem früheren Job genutzt hat. Außerdem sehen Sie, wer nah dran ist und dazulernen möchte. So weiß die Personalentwicklung, wen sie vor dem Go-live weiterqualifizieren sollte.

Unter der Haube: Für jeden Kompetenz- und Zertifizierungseintrag wird ein Audit-Trail geführt. Standardintegrationen für HRIS und SSO sind inklusive. Über die offene API lassen sich Kompetenzdaten an Power BI oder Salesforce übertragen. Die Plattform ist in wenigen Tagen einsatzbereit.

Bei Höegh Autoliners stieg die Zahl der angegebenen Kompetenzen pro Mitarbeitendem auf demselben SAP-SuccessFactors-Stack von einem Branchenwert von 3 bis 5 auf 54, bei einer Profilvollständigkeit von über 90 %.

„Zeitaufwand für die Personalplanung um 60 % gesenkt.“ TBS

„Schluss mit dem Tabellenchaos bei über 200 Mitarbeitenden.“ Intellect EU

Häufig gestellte Fragen

Welche Kompetenzen braucht ein CRM-Spezialist?

Ein CRM-Spezialist braucht Kompetenzen in 6 Bereichen: Plattformadministration (Salesforce, HubSpot oder Dynamics 365), Automatisierung und Workflows, Datenqualität, Kundensegmentierung, Berichtswesen und Analysen sowie Integrationen. Soft Skills zählen genauso viel. Problemlösung, Stakeholder-Management, Sorgfalt und Anwenderschulungen sorgen dafür, dass man dem CRM vertraut und es auch nutzt.

Welche CRM-Kompetenzen sind am gefragtesten?

Am gefragtesten sind bei CRM-Spezialisten Workflow-Automatisierung (Salesforce Flow, HubSpot-Workflows), Datenqualität und Migration sowie Prognoseberichte, auf die sich die Führungsebene verlassen kann. Sie reduzieren manuelle Arbeit und machen Pipeline-Zahlen verlässlich. Kompetenzen in der API-Integration, also die Anbindung des CRM an ERP- und Marketing-Tools, heben Senior-Kandidaten von anderen ab.

Welche Zertifizierungen sollte ein CRM-Spezialist haben?

Welche Zertifizierungen für CRM-Spezialisten infrage kommen, hängt von der Plattform ab. Bei Salesforce ist Platform Administrator der Einstieg, danach folgt Platform App Builder und für Marketingrollen Marketing Cloud Email Specialist. HubSpot-Nutzer können die Zertifizierungen Sales Hub Software und Marketing Hub Software erwerben. Teams, die mit Microsoft arbeiten, steigen mit Dynamics 365 Fundamentals (CRM) ein. Für das Berichtswesen kommt Power BI Data Analyst Associate hinzu.

Wie erstellt man eine Kompetenzmatrix für CRM-Spezialisten?

Für eine Kompetenzmatrix für CRM-Spezialisten listen Sie die Kompetenzen nach Kategorien auf und ergänzen die Zertifizierungen, die Sie voraussetzen. Lassen Sie jeden Spezialisten sich selbst auf einer klaren Kompetenzskala einstufen, etwa der MuchSkills-Skala von 1 bis 9, und seine Zertifizierungen eintragen. Gehen Sie die Ergebnisse mit den Führungskräften durch, machen Sie eine Skill-Gap-Analyse und pflegen Sie die Matrix dort, wo Mitarbeitende sie selbst aktualisieren, statt in einer Tabelle, der HR hinterherlaufen muss.

Was ist der Unterschied zwischen einem CRM-Spezialisten und einem CRM-Administrator?

Ein CRM-Administrator konfiguriert und wartet die Plattform: Benutzer, Berechtigungen, Felder und einfache Automatisierungen. Ein CRM-Spezialist übernimmt das auch, kümmert sich aber zusätzlich um die fachliche Seite: Segmentierung, Lifecycle-Konzeption, Berichtswesen und Prozessarbeit mit Vertrieb und Marketing. In kleineren Unternehmen macht oft eine Person beides. Deshalb sagt eine Kompetenzmatrix, die zeigt, was jede Person kann, mehr aus als der Jobtitel.