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Erste Schritte mit MuchSkills
Ihr Schritt-für-Schritt-Leitfaden, um das Beste aus der Plattform herauszuholen.
Bei Fragen oder wenn Sie Unterstützung brauchen, schreiben Sie uns an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat.
Stärken und Kompetenzen nutzen, um Leistung und Rentabilität zu steigern
Gleichen Sie mit MuchSkills die Kompetenzen und Interessen Ihrer Mitarbeitenden mit ihren Rollen ab und steigern Sie so Engagement, Produktivität, Umsatz und Rentabilität.
60 Statistiken, die zeigen, warum Kompetenzen zählen
Schritt 1
MuchSkills einrichten
Legen Sie zunächst Ihr MuchSkills-Konto an und richten Sie Ihr Team oder Ihr Unternehmen ein.
- Rufen Sie MuchSkills auf und registrieren Sie sich mit Ihrem Google-Konto oder per E-Mail und Passwort.
- Nach der Anmeldung befinden Sie sich zunächst in einer Einzelnutzerumgebung. Dort können Sie Ihre eigenen Kompetenzen hinzufügen und Ihr Profil anlegen.
- Wenn Sie daraus ein Team- oder Unternehmenskonto machen möchten, öffnen Sie den Tab Team Org und klicken auf Create your team.
- Geben Sie Ihrem Team einen Namen (z. B. den Namen Ihres Unternehmens). Wir füllen es automatisch mit Demodaten, damit Sie sich ansehen können, wie die Plattform funktioniert.
- Laden Sie anschließend Ihre Kolleginnen, Kollegen oder Teammitglieder ein. Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Einladungen manuell per E-Mail verschicken,
- einen Einladungslink teilen,
- eine CSV-Datei hochladen
- oder Ihr HR-System bzw. Active Directory für eine automatische Synchronisierung anbinden.
💡 Profi-Tipp: Behalten Sie die Demo-Nutzer vorerst. Mit bereits vorhandenen Daten lässt sich die Plattform viel leichter erkunden und testen.
Kurzes Einrichtungsvideo ansehen
Wir empfehlen Ihnen dieses Video, damit Sie sehen, wie Sie MuchSkills optimal einrichten.
Leitfaden: MuchSkills einrichten
Schritt 2
Kompetenztaxonomie und eigene Kompetenzlisten einrichten
1. Kompetenztaxonomie
Was ist eine Kompetenztaxonomie?
Eine Kompetenztaxonomie ist ein strukturiertes Rahmenwerk, das Kompetenzen innerhalb einer Branche oder Organisation kategorisiert und ordnet. Als Fundament eines kompetenzbasierten Ansatzes schafft sie eine gemeinsame Sprache, um Kompetenzen zu identifizieren, zu beschreiben und nach Art und Kompetenzniveau zu gruppieren.
Wozu brauchen Sie sie?
Eine Kompetenztaxonomie gibt Organisationen eine strukturierte Grundlage, um die Fähigkeiten ihrer Belegschaft zu verstehen und zu steuern. So lassen sich fundiertere Entscheidungen in Recruiting, Personalentwicklung und strategischer Personalplanung treffen.
Wie Sie eine Kompetenztaxonomie erstellen, erfahren Sie in unserem ausführlichen Leitfaden: Was ist eine Kompetenztaxonomie und wie erstellt man sie?
2. Eigene Kompetenzen („Custom Skills“) anlegen
Eigene Kompetenzkategorien sind Listen mit allen Kompetenzen, die Ihre Organisation zum Erreichen ihrer Geschäftsziele benötigt. Alle Nutzer von MuchSkills sehen diese Listen auf der Plattform im Bereich „My Skills“. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Listen bzw. Kategorien einrichten, damit das Onboarding reibungslos und effektiv verläuft.
a. Den Zweck eigener Kompetenzkategorien verstehen
MuchSkills enthält eine integrierte Kompetenztaxonomie als Inspiration, doch Sie können jeden Teil davon bearbeiten, entfernen oder ersetzen. Ziel ist es, die Kompetenzkategorien auf Ihre Ziele auszurichten, ganz gleich, ob Sie Führungskompetenzen, technisches Know-how, Branchenwissen oder auch Freizeitinteressen wie Spiele erfassen möchten.
Warum ist diese Anpassung wichtig?
Die Plattform an die spezifische Kompetenzlandschaft Ihrer Organisation anzupassen, ist unerlässlich. Denn eigene Kompetenzen sorgen dafür, dass Mitarbeitende ihre Fähigkeiten an den konkreten Anforderungen messen, die Ihre Organisation braucht, um erfolgreich zu sein.
b. Mit den vorhandenen MuchSkills-Kategorien starten und nach Bedarf anpassen
Im Bereich „My Skills“ finden Nutzer bereits Standardkategorien, die in Organisationen allgemein üblich sind, zum Beispiel:
- Essential Human Skills (Soft Skills, kulturelle und verhaltensbezogene Kompetenzen)
- Global Skills (organisationsübergreifend verbreitet)
- Technical Skills (über 12.000 integrierte Software-, Programmier- und technische Tools)
- Certifications
- Specialisations (z. B. Dev & Tech, Cloud & Infra, Design & Product)
Als Admin oder Führungskraft können Sie Kompetenzen oder Kategorien, die für Sie nicht relevant sind, entfernen oder umbenennen und auch ganz neue, eigene Kategorien anlegen.
c. Organisationsspezifische Kompetenzkategorien erstellen
Zusätzlich zu den oben genannten vorgefertigten Kategorien können Admins eigene Kategorien anlegen, die auf Ihren konkreten Kontext zugeschnitten sind, zum Beispiel:
- Branchenerfahrung (z. B. Banken, Einzelhandel)
- Ingenieurfachgebiete (z. B. CAD-Modellierung, Risikobewertung)
- Kundenwissen (z. B. Erfahrung mit bestimmten Kundensegmenten)
- Produktwissen (z. B. Kenntnis der eigenen Produkte oder Dienstleistungen der Organisation)
So geht’s:
- Öffnen Sie „TEAM/ORG“ → „Settings“.
- Klicken Sie auf „Manage Skills“ → „Create Skill Category“.
- Benennen Sie die Kategorie und wählen Sie, ob sie als Blasen- oder als Sektordiagramm dargestellt werden soll (Hinweise dazu weiter unten).
- Fügen Sie die Kompetenzen hinzu, jeweils mit einer kurzen Beschreibung und der Abteilung, deren Mitglieder sie auswählen sollen, und legen Sie fest, ob die Kompetenz verpflichtend ist.
Melden sich Mitarbeitende jetzt an, um ihr Kompetenzprofil anzulegen, finden sie diese eigenen Listen im Bereich „My Skills“ und können dort die Kompetenzen auswählen, die für sie relevant sind.
d. Vorhandene Kompetenzlisten importieren/hochladen
Wenn Sie bereits eine Liste eigener Kompetenzen in einer Tabelle haben, laden Sie sie in Sekundenschnelle in MuchSkills hoch.
So geht’s:
- Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts im Feld der Kompetenzkategorie.
- Wählen Sie „Download CSV template“, um eine fertige Vorlage zu erhalten.
- Tragen Sie Ihre eigenen Kompetenzen und deren Beschreibungen in die CSV-Datei ein.
- Kehren Sie anschließend in dasselbe Menü zurück und wählen Sie „Upload CSV file“, um Ihre Kompetenzen zu importieren.
Hier finden Sie einige vorausgefüllte Vorlagen für Kompetenzlisten, die Sie herunterladen und anpassen können:
-
Beispiel-Kompetenzliste pro Rolle/Kompetenzbereich, inklusive Kompetenzdefinitionen
-
Beispiel-Kompetenztaxonomie: eine strukturierte, nach Kategorien geordnete Kompetenzliste
e. Die passende Visualisierung wählen
Beim Anlegen einer Kategorie legen Sie fest, wie Nutzer ihr Kompetenzniveau erfassen:
- Sektordiagramm (für die meisten Kategorien empfohlen): Hier wählen Mitarbeitende zwischen den Stufen Einsteiger, Fortgeschritten und Experte. Sektordiagramme werden in 99 % der Kategorien verwendet.
- Blasendiagramm: Dient zur Erfassung von Interessen statt Kompetenzniveaus. Mitarbeitende zeigen damit vor allem, dass sie Kompetenz X lieber einsetzen als Kompetenz Y oder Z.
f. Unterstützung gibt es jederzeit
Wenn Sie Hilfe beim Zugriff auf Vorlagen oder Tipps zur Strukturierung Ihrer Taxonomie brauchen, ist der MuchSkills-Support nur eine Chatnachricht entfernt.
Schritt 3
Kompetenzen für Rollen und Abteilungen definieren
Bevor Sie Mitarbeitende zu MuchSkills einladen, sollten Sie die Rollen einrichten, denen sie sich zuordnen werden. Organisationen können zentrale Rollen wie Business Analyst, Marketingmanager oder Frontend-Entwickler definieren und für jede festlegen, welche Kompetenzen am wichtigsten sind.
Dank der KI-gestützten Rollenanalyse von MuchSkills geht das deutlich schneller und intelligenter als früher. So gehen Sie vor:
- Melden Sie sich bei MuchSkills an.
- Öffnen Sie „TEAM/ORG“ und klicken Sie oben in der linken Spalte auf „Create AI powered list“.
- Geben Sie eine Rollenbezeichnung oder eine Rollenbeschreibung ein. Die KI schlägt Ihnen dann auf Grundlage der Kompetenztaxonomie Ihrer Organisation die passendsten Kompetenzen und die empfohlenen Kompetenzniveaus vor.
Sobald Mitarbeitende beigetreten sind und ihr persönliches Kompetenzprofil erstellen, können sie aus den bereits eingerichteten Rollen der Organisation die für sie relevanten Rollen und Kompetenzen auswählen. Sie sehen sofort, wie gut ihre Kompetenzen zu den Rollenanforderungen passen, mit klar hervorgehobenen Stärken und Lücken. Das liefert Ihnen wertvolle Erkenntnisse, um gezielte Entwicklungsgespräche anzustoßen und die Entwicklung aller Mitarbeitenden vom ersten Tag an zu unterstützen.
Kompetenzen für Rollen definieren
Schritt 4
Single Sign-On (SSO) einrichten
Damit das Onboarding reibungslos und sicher abläuft, kann Ihr IT-Team jetzt SSO für Ihre Organisation konfigurieren. MuchSkills unterstützt SAML-basiertes SSO, sodass sich Mitarbeitende mit ihren bestehenden Arbeitszugangsdaten anmelden können, ganz ohne zusätzliche Passwörter. So ist eine reibungslose, sichere Anmeldung vom ersten Tag an gewährleistet.
Die Einrichtungsanleitung für SAML & SSO finden Sie hier
Schritt 5
Die Lösung für alle Nutzer ausrollen
Für einen einfachen und reibungslosen Rollout empfehlen wir folgenden Einführungsplan:
Einführungsplan:
Schritt 1: Die Organisation informieren
Stimmen Sie alle darauf ein, was auf sie zukommt. So wissen alle, was sie erwartet, und es wird deutlich, dass das Thema wichtig ist.
Schritt 2: Führungskräfte frühzeitig einladen
Wir empfehlen, Führungskräfte eine Woche vor allen anderen einzuladen, damit sie ihre Profile anlegen und sich mit der Plattform vertraut machen können. So fällt es den übrigen Mitarbeitenden leichter, beim Erstellen ihrer eigenen Profile ihre Führungskraft auszuwählen. Bitten Sie die Führungskräfte außerdem, sich Zeit für ein möglichst detailliertes Profil zu nehmen, denn das motiviert auch ihre Teams zu ausführlichen Profilen.
Es gibt mehrere einfache Wege, Ihre Führungskräfte und (später) die Teammitglieder zu MuchSkills einzuladen:
- Einladung per E-Mail
- Einladung per Link
- Manueller Upload von Nutzern
- HR-System anbinden
So laden Sie per E-Mail oder Link ein:
- Gehen Sie im oberen Menü zu TEAM/ORG
- Klicken Sie auf den Tab „Members“
- Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche INVITE
- Folgen Sie den Schritten, um einzelne Personen hinzuzufügen oder einen Einladungslink zu erstellen
So binden Sie Ihr HR-System an (z. B. Personio, BambooHR, Azure AD):
- Öffnen Sie TEAM/ORG → Settings
- Wechseln Sie zum Tab „Integrations“
- Ist Ihr HR-System dort aufgeführt, folgen Sie einfach der Einrichtungsanleitung auf der Dokumentationsseite
💡 Wir unterstützen praktisch alle HR-Systeme. Falls Ihres nicht in der Liste steht, kein Problem: Melden Sie sich einfach, und wir finden gemeinsam eine Lösung.
📚 Brauchen Sie Hilfe?
- Auf unserer Dokumentationsseite finden Sie ausführliche Einrichtungsanleitungen.
- Oder kontaktieren Sie uns jederzeit über den Chat unten rechts oder per E-Mail an support@muchskills.com
Schritt 3: Führungskräfte schulen
Halten Sie ein 30-minütiges Meeting mit allen Führungskräften ab, um ihnen das Projekt vorzustellen, Fragen zu beantworten und sie darauf vorzubereiten, ihre Teams zu unterstützen.
Schritt 4: Mitarbeitende einladen
Sobald alle Führungskräfte eingerichtet und geschult sind, laden Sie alle Mitarbeitenden ein und aktivieren bei Bedarf die Nutzersynchronisierung. So erhalten wirklich alle ihre Einladung.
Schritt 5: Ein Lunch & Learn für alle Mitarbeitenden veranstalten
Das ist Ihr großer Launch-Moment! Veranstalten Sie eine einstündige Session, in der alle lernen, wie MuchSkills funktioniert, und motiviert werden, ihre Profile zu vervollständigen.
👉 Präsentationsfolien für Endnutzer
Agenda für das Lunch & Learn:
- Zum Auftakt geben Sie eine kurze Einführung und erklären, warum das Thema wichtig ist
- Wir zeigen, welchen Nutzen das für alle Mitarbeitenden hat
- Wir führen in einer Demo vor, wie es geht:
- Kompetenzprofil in MuchSkills anlegen
- Kompetenzen, Zertifizierungen und Stärken hinzufügen
- Die persönliche Kompetenzlücke erkennen
- Entwicklungsziele festlegen
- Fragerunde
Ziel: Alle wissen, was zu tun ist, und fühlen sich im Umgang mit der Plattform sicher.
Vorschlag für eine E-Mail an die Mitarbeitenden, ein bis zwei Wochen vor dem Lunch & Learn:
Betreff: Los geht’s mit MuchSkills! 🚀
Hallo zusammen,
nächste Woche treffen wir uns zu einer Einführung in MuchSkills, unser neues Tool, mit dem wir unsere Kompetenzen besser verstehen und gemeinsam weiterentwickeln 🙌.
Damit ihr möglichst viel aus der Session mitnehmt, legt bitte vorab euer Profil an und tragt eure Kompetenzen ein. Ihr solltet per E-Mail eine Einladung von MuchSkills erhalten haben. Einfach auf den Link klicken, und schon seid ihr drin. Falls ihr keinen Link bekommen habt, meldet euch direkt hier an:https://app.muchskills.com/login
Das ist auf der Plattform zu tun: Aktualisiert euer persönliches Profil. Fügt eure Kompetenzen, Zertifizierungen und Stärken hinzu. Entdeckt eure persönliche Kompetenzlücke (und schließt sie!). Legt eure Entwicklungsziele fest und erstellt euren persönlichen Entwicklungsplan.
Für den Einstieg haben wir euch eine kurze Anleitung beigefügt:
Erstellt euer Kompetenzprofil in MuchSkills
🔎 Folie 6 erklärt die 4 Schritte oben
🎯 Folie 11 zeigt, wie ihr eure Kompetenzniveaus bewertetDanke, dass ihr euch die Zeit nehmt, eure Kompetenzprofile anzulegen 🤩. Wenn ihr Hilfe braucht, schreibt mir gern eine E-Mail oder nutzt den Live-Chat unten rechts auf der Website (gelbes Symbol). Ich freue mich darauf, euch bald zu sehen!
Viele Grüße, [Ihr Name]
Schritt 6: Nachfassen
Prüfen Sie nach dem Lunch & Learn, wer sein Profil bereits vervollständigt hat. Eine freundliche Erinnerung wirkt Wunder.
Organisationen stecken im Kompetenznebel
Der Business Case für einen kompetenzbasierten Ansatz
Die MuchSkills-Lösung: Was wir tun
Schritt 6
Führungskräfte schulen (Vertiefung)
Schließen Sie die Schulungen mit einer eigenen einstündigen Session für Führungskräfte ab. Darin gehen wir genauer darauf ein, wie sich MuchSkills für Mitarbeitergespräche, die Suche nach internen Expertinnen und Experten sowie für die Personalplanung nutzen lässt. Unten finden Sie einige Materialien für diese Aufbauschulung:
👉 Folien zur Führungskräfteschulung
👉 Anleitungsvideos zur Führungskräfteschulung
Vorschlag für eine E-Mail an die Führungskräfte nach der Aufbauschulung:
Hallo zusammen,
vielen Dank für eure Teilnahme an unserer MuchSkills-Schulung! Es war toll zu sehen, mit wie viel Begeisterung ihr die Plattform nutzen wollt, um Mitarbeiterentwicklung, Kompetenzanalyse und Engagement zu fördern. Hier findet ihr hilfreiche Materialien und Vorschläge für die nächsten Schritte, damit wir den Schwung mitnehmen:
Aufzeichnung des Meetings
Falls ihr Teile unserer Diskussion noch einmal ansehen möchtet, hier ist die vollständige Aufzeichnung: <<<Aufzeichnung der Schulung einfügen.>>>
Stärkenorientierte Gespräche in den Mittelpunkt stellen
Wir haben besprochen, wie wichtig es ist, in Einzel- und Entwicklungsgesprächen an den Stärken der Mitarbeitenden anzusetzen. Diese Materialien helfen euch dabei:
- 16 zentrale Fragen zum Mitarbeiterengagement:Ein Leitfaden für wertvolle, stärkenorientierte Gespräche.
- Ablauf von Einzelgesprächen:Hier erfahrt ihr mehr über die empfohlenen Schritte.
- E-Mail-Vorlage zur Vorbereitung auf Einzelgespräche:Schickt sie vorab an eure Teams, um klare Erwartungen zu setzen.
- Vorlage zur Selbstreflexion für Mitarbeitende:Ladet dieses Dokument herunter und bittet eure Teammitglieder, es vor dem gemeinsamen Einzelgespräch auszufüllen.
Kompetenzen erkunden und eine Skill-Gap-Analyse durchführen
Erfahrt, wie euch die Filter und Berichtsfunktionen von MuchSkills helfen, die Stärken und Entwicklungsfelder eures Teams besser zu verstehen
- So nutzt ihr Berichte in MuchSkills:
Kompetenzdaten eures Teams verfolgen, analysieren und optimieren.
- Probiert aus, eigene Kompetenzlisten, Zertifizierungen und Ziele anzulegen, um ein klares Bild von den Fähigkeiten eures Teams zu bekommen.Weitere Materialien
Hier sind weitere Leitfäden, mit denen ihr das Beste aus MuchSkills herausholt:
-Interne Stellenbesetzung: So findet ihr Kandidaten mit MuchSkills
-Kompetenzprofile korrekt und aktuell halten
- Team-Insights meistern mit My Circle
- Kompetenzbasierte Teams zusammenstellen und Auslastung steuern
- Playbooks für Führungskräfte: forschungsbasierte EmpfehlungenNächste Schritte
- Einzelgespräche: Nutzt die bereitgestellten Vorlagen und Fragen für tiefergehende Entwicklungsgespräche mit euren Mitarbeitenden.
- Kompetenzen eures Teams erkunden: Filtert und analysiert die Kompetenzen eures Teams in MuchSkills und identifiziert mögliche Kompetenzlücken.
- Meldet euch: Wenn ihr weitere Schulungen wünscht oder Fragen habt, gebt uns einfach Bescheid! Wir helfen jederzeit gern.Nochmals vielen Dank für eure Teilnahme und euer Engagement. Wir sind gespannt, wie ihr diese Ansätze in eurem Führungsalltag umsetzt und welche Erfolge sich daraus ergeben.
Viele Grüße, [Ihr Name]
Organisationen stecken im Kompetenznebel
Der Business Case für einen kompetenzbasierten Ansatz
Die MuchSkills-Lösung: Was wir tun
Schritt 7
Kompetenzdaten nutzen für klügere Strategien in HR, Personalentwicklung und Führung
Sobald alle eingebunden sind und MuchSkills nutzen, haben Führungskräfte die Kompetenzdaten direkt zur Hand und können damit klügere Strategien für HR, Personalentwicklung und Führung entwickeln.
Dazu gehören:
- Skill-Gap-Analyse in Echtzeit auf allen Ebenen: Erkennen Sie sofort Stärken, Lücken und Entwicklungschancen bei Einzelpersonen, Teams, Abteilungen oder thematischen Schwerpunkten. Das ermöglicht eine fundiertere Personalplanung, gezielte Entwicklung und den langfristigen Aufbau von Fähigkeiten.
- Sofortige Erkenntnisse zur Rollenpassung: Finden Sie mit Kompetenzdaten in Echtzeit sofort die besten internen Kandidaten für Rollen und Projekte. So beschleunigen Sie die Ressourcenzuweisung und fördern die interne Mobilität.
- Persönliche Einschätzung der Rollenpassung: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, ihre Eignung für Schlüsselrollen in der gesamten Organisation zu prüfen und personalisierte Lernempfehlungen zu entdecken. Das stärkt Eigenständigkeit, Engagement und interne Mobilität.
- Einfache Lernpfade: Führen Sie Mitarbeitende gezielt zur Weiterqualifizierung, indem Sie erkannte Kompetenzlücken in definierten Rollen mit passenden Lernmaterialien verknüpfen. So lassen sich Kompetenzlücken schneller schließen.
Klicken Sie auf die folgenden Materialien, um zu erfahren, wie das geht und was sonst noch möglich ist:
Hier finden Sie einige Playbooks, mit denen Sie Ihre Organisation stärker auf Kompetenzen und Stärken ausrichten und das Mitarbeiterengagement steigern können. Jede Organisation ist einzigartig. Prüfen Sie diese Vorschläge also und setzen Sie um, was für Sie am besten passt.
👉 Video-Tutorials
-
Berichte in MuchSkills nutzen: Kompetenzdaten Ihres Teams verfolgen, analysieren und optimieren
-
Interne Stellenbesetzung: So finden Sie Kandidaten mit MuchSkills
-
Strategische Personalplanung umsetzen und die Produktivität steigern
👉 Zu den Playbooks:
Organisationen stecken im Kompetenznebel
Der Business Case für einen kompetenzbasierten Ansatz
Die MuchSkills-Lösung: Was wir tun
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