Die Profile Ihres Teams aktuell halten
- Wer
- Führungskräfte
- Wo
- My Circle sowie Team/Org › Members
- Erinnern
- Einzelne Personen über Nudge, Gruppen über Send reminder
- Als Fresh gilt
- Innerhalb der von Ihrer Organisation festgelegten Zahl an Tagen aktualisiert
Skills-Daten sind nur dann nützlich, wenn sie aktuell sind. My Circle zeigt, welche Profile in Ihrem Team aktuell sind, zu veralten beginnen, veraltet oder noch leer sind, und Sie können mit einem Klick eine einzelne Person oder eine ganze Gruppe erinnern. Ein paar Routinen sorgen dafür, dass es so bleibt.
So funktioniert es
My Circle ordnet die Profile Ihres Teams danach, wie kürzlich sie aktualisiert wurden:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Fresh | Vor Kurzem aktualisiert |
| Getting dry | Seit einer Weile nicht aktualisiert |
| Dry | Seit längerer Zeit nicht aktualisiert |
| Seeds | Ein Profil existiert, aber es wurden noch keine Skills hinzugefügt |
Wie viele Tage für jeden Status gelten, legt Ihre Organisation fest. Die Karte Profiles zeigt, wie viele Ihrer Mitarbeitenden welchen Status haben, und in der Kopfzeile sehen Sie die Profile completion Ihres Circles.
Für Erinnerungen gibt es zwei Wege. Über das Quick reminder panel schicken Sie eine E-Mail an eine ganze Gruppe, zum Beispiel an alle mit veralteten Profilen. Mit Nudge auf dem Tab Updates einer Person erinnern Sie eine einzelne Person an genau eine Sache: ihr Profil, eine nicht abgeschlossene Retrospektive oder ein Zertifikat, das bald abläuft oder schon abgelaufen ist.
Aktualität der Profile in My Circle.
Schritte
Prüfen, bei wem ein Update fällig ist
- My Circle öffnen. Klicken Sie im oberen Menü auf My Circle.
- Karte Profiles ansehen. Achten Sie darauf, wie viele Profile den Status Getting dry, Dry oder Seeds haben.
- Profile completion prüfen. Der Wert in der Kopfzeile zeigt, wie vollständig die Profile Ihres Teams sind, vom Foto über die Übersicht bis zu den Kompetenzen.
Personen erinnern
- Erinnern Sie eine Gruppe. Klicken Sie im Quick reminder panel auf Send reminder neben incomplete profiles, dry profiles oder profiles getting dry. In der Zeile steht dann Email reminder sent mit dem Datum.
- Erinnern Sie eine einzelne Person. Klicken Sie unter Reporting to you auf ihren Namen, öffnen Sie Updates und klicken Sie auf Nudge neben Profile updated oder No skills have been added.
- Erinnern Sie an Zertifikate und Retrospektiven. Klicken Sie auf demselben Tab auf Nudge neben einem bald ablaufenden oder abgelaufenen Zertifikat oder neben Last retrospective is incomplete.
In der Mitgliederliste nachsehen
- Öffnen Sie Team/Org › Members. Wählen Sie die Ansicht List.
- Filtern Sie nach Manager. Öffnen Sie Filter, wählen Sie unter Manager sich selbst aus und wenden Sie den Filter an.
- Sortieren Sie nach Last Skill/Cert Updates. Die Personen, deren letzte Aktualisierung am längsten zurückliegt, stehen dann an einem Ende der Liste. Total Skills zeigt, wer erst wenige Skills hinzugefügt hat.
Eine Routine daraus machen
- Retrospektiven anstoßen. Eine geplante Retrospektive fragt alle in festen Abständen, ob sich ihre Kompetenzen verändert haben. Den Rhythmus stimmen Sie mit Ihrem MuchSkills-Admin ab. Siehe Eine Kompetenz-Retrospektive durchführen.
- Einzelgespräche nutzen. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, ihr Profil vor jedem Einzelgespräch zu aktualisieren, und gehen Sie es dann gemeinsam durch. Siehe Gute Einzelgespräche führen.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- In den Tagen danach wechseln Profile von Dry oder Getting dry zu Fresh, sichtbar auf der Karte Profiles.
- Der Wert für Profile completion in der Kopfzeile steigt.
Tipps
- Erst erklären, dann erinnern. Mitarbeitende pflegen ihr Profil, wenn sie wissen, wozu: für die Einsatzplanung, für ihre Entwicklung, für Lernangebote, die zu ihnen passen. Sagen Sie das einmal klar, bevor die erste Erinnerung rausgeht.
- Mit gutem Beispiel vorangehen. Halten Sie Ihr eigenes Profil aktuell. Ihr Team sieht das.
- Den richtigen Moment nutzen. Nach Projektende, nach einem abgeschlossenen Kurs oder einem erneuerten Zertifikat ist ein kurzes Update weniger Aufwand und fällt genauer aus.
- Genauigkeit belohnen, nicht Masse. Wenige ehrlich bewertete Kompetenzen sind mehr wert als eine lange Liste geschätzter Angaben. Wie die Skala funktioniert, erklärt Kompetenzen bewerten.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Das Quick reminder panel fehlt | In Ihrem Circle hat niemand ein unvollständiges, veraltetes oder veraltendes Profil | Kein Handlungsbedarf |
| Reminder sent, und die Schaltfläche ist nicht anklickbar | Alle in dieser Gruppe wurden heute schon erinnert | Versuchen Sie es an einem anderen Tag |
| You can try again in ... seconds | Sie haben diese Person gerade eben erinnert | Warten Sie kurz und versuchen Sie es noch einmal |
| There are no employees to display here | In MuchSkills sind Sie für niemanden als direkte Führungskraft hinterlegt | Bitten Sie Ihren MuchSkills-Admin, die Berichtswege zu prüfen |
| Kein Export as CSV unter Members | Nur Owner und Admins können exportieren | Filtern und sortieren Sie direkt auf dem Bildschirm oder bitten Sie Ihren Admin um einen Export |
Häufig gestellte Fragen
Was gilt als aktuelles Profil?
Das bestimmt Ihre Organisation im Profile Freshness Meter. Wurde ein Profil vor Kurzem aktualisiert, gilt es als Fresh. Bleibt es eine festgelegte Anzahl von Tagen unverändert, erscheint es als Getting dry, nach einer weiteren Frist als Dry. Seeds sind Profile, in denen noch keine Kompetenzen stehen.
Wer erhält die E-Mail, wenn ich auf Send reminder klicke?
Nur die Personen dieser Gruppe in Ihrem Kreis, zum Beispiel Ihre veralteten Profile. Niemand außerhalb Ihres Kreises erhält eine E-Mail.
Kann ich dieselben Personen an einem Tag zweimal erinnern?
Nein. Sobald alle in einer Gruppe heute erinnert wurden, zeigt die Schaltfläche Reminder sent. Versuchen Sie es an einem anderen Tag noch einmal oder sprechen Sie die Personen direkt an.
Warum fehlt bei manchen Personen die Nudge-Schaltfläche?
Ihr Profil ist aktuell, daher ist keine Erinnerung nötig.
Kann ich eine Liste der Profile meines Teams exportieren?
Owners und Admins können Mitglieder unter Team/Org › Members als CSV-Datei exportieren. Als Führungskraft filtern Sie die Members-Liste nach Manager und sortieren nach Last Skill/Cert Updates, um dasselbe Bild auf dem Bildschirm zu sehen.
Gibt es Erinnerungen, die automatisch laufen?
Ja: Retrospektiven, sofern Ihre Organisation welche ansetzt, und Erinnerungen, bevor Zertifikate ablaufen. Nudges, die Sie selbst verschicken, kommen immer an, auch wenn Ihre Organisation andere automatische E-Mails abgeschaltet hat.
Jemand ignoriert jede Erinnerung. Was nun?
Sprechen Sie das Thema im nächsten Einzelgespräch an. Zeigen Sie der Person, was ihr ein aktuelles Profil bringt: die Projekte, Ziele und Lernangebote, die sich daraus ergeben.