BrightHR
Holen Sie Ihre Personaldaten aus BrightHR in MuchSkills. Ihr BrightHR-Administrator richtet für MuchSkills einen reinen Lesezugriff ein, und wir übernehmen die Feldzuordnung und die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr BrightHR-Administrator gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten in festen Abständen aus BrightHR aus. Neueintritte, Austritte sowie Wechsel von Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ganz ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In BrightHR wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein BrightHR-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihr BrightHR-Implementierungspartner.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder BrightHR-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
Auf der BrightHR-Seite
BrightHR bezeichnet diese Schnittstelle als Customer API. Sie benötigen ein BrightHR-Administratorkonto. BrightHR-Dokumentation
- Als Administrator anmelden. Verwenden Sie ein BrightHR-Konto mit Administratorrechten. BrightHR setzt diese voraus, um API-Anwendungen anzulegen.
- API Management öffnen. Rufen Sie in Ihrem BrightHR-Konto API Management auf. Der Entwicklerleitfaden von BrightHR verlinkt direkt dorthin: account.brighthr.com/manage-api.
- Anwendung anlegen. Klicken Sie unter Create new application auf Create. Vergeben Sie einen Namen, etwa MuchSkills, und legen Sie die Anwendung an.
- Secret erstellen. Notieren Sie unter der neuen Anwendung die Client ID, klicken Sie dann auf Create Secret und kopieren Sie das Client Secret. BrightHR zeigt das Secret nur ein einziges Mal an.
- Umfang der API prüfen. Die Customer API liefert Namen, E-Mail-Adressen, Stellenbezeichnungen, Beschäftigungsdaten, Austrittsstatus und genehmigte Abwesenheiten. Führungskräfte, Teams und Fotos sind nicht enthalten. Wie wir mit den Berichtslinien umgehen, klären wir daher im technischen Termin.
- Angaben für MuchSkills zusammenstellen. Die Client ID und das Client Secret.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Verbindungsdaten übermitteln. Schicken Sie uns die Zugangsdaten und Verbindungsdetails aus den vorherigen Schritten sowie Ihre Feldliste und Ihre Auswahl über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Am technischen Termin teilnehmen. Ihr BrightHR-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Erste Synchronisierung prüfen. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen dann in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und eventuelle Tags.
- Auf alle ausweiten. Wir schalten die Synchronisierung für alle ausgewählten Personen frei. Danach läuft sie alle 5 Stunden.
Erfolg prüfen
- Unter Team/Org › Members sind die ausgewählten Personen aufgeführt.
- Die ausgewählten Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen in My Circle ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden.
Benefits
Ihre Vorteile
- BrightHR bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden nur einmal in BrightHR erfasst, MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, auf die Sie sich bereits verlassen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar für Filter, Skill-Gap-Analysen und Team Builder an.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Pflichtfelder sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes einzelne macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Einstufung | Verwendungszweck |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Person anmeldet |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung aus BrightHR automatisch |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung der Auswahl |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filter, etwa nach Festangestellten oder Freiberuflern |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentwerte |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zum filterbaren Tag werden, etwa Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Bitte vorher mit uns abstimmen |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, selbst wenn das Quellsystem sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie in BrightHR ein, was der Integrationsbenutzer sehen darf. So verlässt nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn BrightHR oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Führungskräfte, Teams und Fotos. Die Customer API von BrightHR enthält keine Führungskräfte, Teams oder Fotos. Wie wir mit den Berichtslinien umgehen, klären wir im technischen Termin.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in BrightHR sehen darf, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in BrightHR selbst keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in BrightHR gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in BrightHR weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in BrightHR an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | BrightHR oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugang in BrightHR und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
BrightHR ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. BrightHR wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus BrightHR. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in BrightHR ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.