UKG Ready
Holen Sie Ihre Personaldaten aus UKG Ready in MuchSkills. Ihr Administrator für UKG Ready richtet für MuchSkills einen Lesezugriff ein, und wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Administrator für UKG Ready, gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills ruft die Daten nach festem Zeitplan aus UKG Ready ab. Neueinstellungen, Austritte sowie Wechsel der Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne dass auf einer der beiden Seiten manueller Aufwand entsteht. In UKG Ready wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Administrator für UKG Ready in Ihrem Unternehmen oder Ihr Implementierungspartner für UKG Ready.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen nicht in jeder Installation von UKG Ready gleich. Halten Sie Ihre Feldliste daher für die technische Sitzung bereit.
Schritte
In UKG Ready
Ihr Administrator für UKG Ready erledigt dies in Company Setup. Wenn ein UKG Partner UKG Ready für Sie betreibt, kann er das in Ihrem Auftrag übernehmen. Die Bezeichnungen können je nach Tenant leicht abweichen. Dokumentation zu UKG Ready
- Legen Sie ein Sicherheitsprofil für MuchSkills an. Gehen Sie zu Settings › Profiles/Policies › Security und klicken Sie auf New Security Profile. Nennen Sie es MuchSkills, setzen Sie den Haken bei Active und speichern Sie.
- Vergeben Sie reinen Lesezugriff auf die API. Vergeben Sie im neuen Profil auf dem Tab Modules unter REST API Resources nur View für Employees, Employees (Changed) und Employee Pay Information (daraus lesen wir nur Job und Mitarbeitertyp). Vergeben Sie auf dem Tab Global View für Cost Center Definitions und, unter Object Lists, für Cost Centers. Wenn Sie Abwesenheiten teilen, erlauben Sie auf dem Tab TLM das Anzeigen von Time Off Requests. Vergeben Sie nirgends Edit oder Add, und lassen Sie demografische Angaben und Vergütungselemente deaktiviert.
- Blenden Sie das Fenster OAuth Applications ein. Gehen Sie zu Settings › Global Setup › Company Setup. Wenn Sie OAuth Applications nicht sehen, klicken Sie auf Edit Tabs, ziehen Sie OAuth Applications aus Available Windows in den Tab Login Config und speichern Sie.
- Legen Sie eine Machine to Machine Anwendung an. Klicken Sie auf dem Tab Login Config auf Add OAuth Application. Geben Sie MuchSkills als Name ein und wählen Sie Machine to Machine als Application Type. Klicken Sie auf Generate Secret und kopieren Sie das Secret sofort in Ihren Passwortmanager. Wählen Sie unter Security Profile das Profil MuchSkills aus.
- Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen im Geltungsbereich. Klicken Sie unter Account Groups auf das Listensymbol und wählen Sie All Company Employees oder eine Account Group, die nur die Personen enthält, die in MuchSkills sein sollen. Speichern Sie die Anwendung.
- Notieren Sie die Verbindungsdaten. Den Hostnamen in der Adresszeile Ihres Browsers, wenn Sie sich bei UKG Ready anmelden (zum Beispiel
secure.saashr.com), Ihren Company Short Name (in Company Setup unter Company Info, Abschnitt Company Address), die Client ID und das Secret. Für das Secret vereinbaren wir einen sicheren Kanal; senden Sie es nie per E-Mail.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich, über einen sicheren Kanal, den wir vereinbaren.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Administrator für UKG Ready und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags in MuchSkills.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Personen im Geltungsbereich. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
So prüfen Sie, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members führt die Personen im Geltungsbereich auf.
- Die Personen im Geltungsbereich haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- UKG Ready bleibt die maßgebliche Quelle. Personaldaten werden einmal in UKG Ready erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene auf Ihrem HR-System. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen bereit zum Filtern, für die Lückenanalyse und für Team Builder an.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Benötigt | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus UKG Ready |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung des Geltungsbereichs |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datum und Prozentsatz |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann als filterbarer Tag dienen, zum Beispiel Rechtsträger, Team oder Kostenstelle. Bitte stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Der bevorzugte Weg: Sie schränken in UKG Ready ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihr System. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills: Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welcher Weg zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn UKG Ready oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, fügen Sie beide der Zulassungsliste hinzu.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in UKG Ready sehen kann, oder außerhalb des Geltungsbereichsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in UKG Ready keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob jede Führungskraft im Geltungsbereich liegt und die Berichtslinien in UKG Ready ausgefüllt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in UKG Ready weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in UKG Ready an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | UKG Ready oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Fügen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 der Zulassungsliste hinzu |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in UKG Ready und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
UKG Ready ist in MuchSkills nicht zu finden oder erscheint als Contact us. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. UKG Ready wird über eine individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills ruft die Daten über HTTPS direkt aus UKG Ready ab. Ihr Team muss nur den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff einrichten.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in UKG Ready ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur die betroffenen Personen Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit ausscheidenden Mitarbeitenden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Werden Abwesenheitsgründe importiert?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.