Auslastungsberichte
- Wer
- Owner, Admins und Analysten sehen alle, Führungskräfte sehen ihre Mitarbeitenden
- Wo
- Team/Org › Reports › Utilisation
- Ansichten
- By Users, By Projects, By Availability, Weekly
- Daten aus
- Team Builder, Jira und Tempo, Business Central oder eine eigene Quelle
Die Auslastungsberichte zeigen geplante Zeit auf einer Zeitachse, für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. By Users zeigt jede Person und die Projekte, an denen sie arbeitet. By Projects zeigt jedes Projekt und die Personen darin. By Availability und Weekly helfen Ihnen zu erkennen, wer Kapazität hat und wer überbucht ist.
So funktioniert es
Auslastung ist der Anteil der Arbeitswoche einer Person, der für Projekte eingeplant ist. Die Berichte stellen ihn auf einer Zeitachse dar, sodass Sie zurückblicken, den aktuellen Stand sehen und vorausplanen können.
| Ansicht | Menü | Zeigt | Nutzen Sie sie, um |
|---|---|---|---|
| By Users | Utilisation › By Users | Eine Zeile pro Person, mit ihren Projekten im Zeitverlauf | Personal zu planen und Überbuchungen zu erkennen |
| By Projects | Utilisation › By Projects | Eine Zeile pro Projekt, mit den beteiligten Personen und ihren Stunden | die Besetzung eines Projekts zu prüfen |
| By Availability | Utilisation › By Availability | Personen sortiert nach ihrer geplanten Auslastung in den nächsten drei Monaten | herauszufinden, wer bald Kapazität hat |
| Weekly | Utilisation › Weekly | Die Auslastung jeder Person Woche für Woche | Spitzen und Lücken Woche für Woche zu sehen |
Die Zahlen ergeben sich aus der geplanten Projektzeit und den Abwesenheiten. Woher sie kommen und wie Sie die Arbeitswoche einrichten, erfahren Sie unter Mit Auslastung und Verfügbarkeit planen.
Bevor Sie beginnen
- Ihre Rolle. Owner, Admins und Analysten sehen alle. Führungskräfte sehen die Personen, die an sie berichten.
- Projektzeit. Planen Sie sie im Team Builder oder binden Sie Jira und Tempo oder eine andere Quelle an.
- Projektdaten. Projekte ohne Start- oder Enddatum lassen sich nicht korrekt auf der Zeitachse einordnen.
Schritte
Ansicht nach Personen
- Öffnen Sie By Users. Gehen Sie zu Team/Org › Reports und klicken Sie unter Utilisation auf By Users.
- Wählen Sie den Zeitraum. Legen Sie oben ein Startdatum fest. Die Zeitachse zeigt die Wochen rund um dieses Datum, sodass Sie zurückgehen können, um die Vergangenheit zu sehen, oder vorwärts, um zu sehen, was geplant ist.
- Wählen Sie, wessen Bericht Sie sehen möchten. Unter Reporting to sehen Führungskräfte zunächst ihre eigenen Mitarbeitenden. Owner, Admins und Analysten können jede Führungskraft oder alle auswählen.
- Lesen Sie die Zeilen. Bei jeder Person sehen Sie ihre Projekte mit ihrem jeweiligen Zeitanteil. Rote Zeiträume stehen für Nichtverfügbarkeit. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Zeitraum, um das Projekt oder die Abwesenheit und den Prozentsatz zu sehen.
- Sortieren Sie. Über Sort by ordnen Sie Personen nach Name, Prev 3 months, Next 3 months oder 6 Month Average. Bewegen Sie den Mauszeiger über die kleine Anzeige neben einer Person, um ihre Average utilisation für jeden Zeitraum zu sehen.
- Wechseln Sie zu Wochenwerten. Klicken Sie auf den Tab Utilisation oder im Menü auf Weekly, um die Auslastung jeder Person als Prozentsatz pro Woche zu sehen. Mit Projects gelangen Sie zurück zur Zeitachse.
Projekte betrachten
- Öffnen Sie By Projects. Klicken Sie unter Utilisation auf By Projects. Jedes Projekt zeigt die beteiligten Personen und ihre Stunden auf der Zeitachse. Geben Sie einen Begriff in Search for projects ein, um ein Projekt zu finden.
- Prüfen Sie die Statuslabels. Zeit in einem Team im Entwurfsstatus erscheint als Scheduled (Draft). Projekte ohne Daten zeigen No project start or end defined, No project start defined oder No project end defined.
Eingrenzen
- Legen Sie fest, welche Projekte einfließen. Unter Project status nehmen Sie Teams mit dem Status published, drafted, removed oder archived auf. Standardmäßig sind published und drafted ausgewählt. In By Users können Sie sich mit Select project gezielt ein oder mehrere Projekte ansehen.
- Filtern Sie nach Personen. Über Filter wählen Sie Abteilungen, Standorte, Tags oder Jobtitel aus. Owner, Admins und Analysts können außerdem nach Führungskraft und Rolle filtern.
- Suchen Sie gezielt. Geben Sie einen Namen in Search for users ein.
Freie Kapazität finden
- Öffnen Sie By Availability. Hier sind die Personen nach ihrer geplanten Auslastung in den nächsten drei Monaten sortiert. Wer niedrige Werte hat, hat Zeit für neue Aufgaben.
Tipps
- Planen Sie drei Monate voraus. Next 3 months zeigt, wer bald aus einem Projekt herausgeht und wer frei ist, wenn das nächste Projekt beginnt.
- Nehmen Sie drafted heraus, um feste Zusagen zu sehen. Wählen Sie es danach wieder aus, um den Plan zu sehen, den Sie gerade durchspielen.
- Achten Sie auf Werte über 100 %. Überbuchte Personen gefährden die Lieferung. Verteilen Sie Arbeit frühzeitig um.
- Gleichen Sie mit den Kompetenzen ab. Haben Sie Personen mit freier Zeit gefunden, prüfen Sie in Discover ihre Kompetenzen, bevor Sie sie einplanen.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| You have no reports to display | Keine geplante Zeit passt zu Ihren Filtern, zum Projektstatus oder zum Zeitraum | Setzen Sie die Filter zurück, wählen Sie weitere Projektstatus aus oder verschieben Sie das Startdatum |
| Eine Person zeigt 0 %, ist aber ausgelastet | Ihre Projektzeit ist nicht in MuchSkills erfasst, oder ihre E-Mail-Adresse weicht im synchronisierten Tool ab | Planen Sie die Zeit im Team Builder oder gleichen Sie die E-Mail-Adressen im synchronisierten Tool an |
| Die Auslastung wirkt bei Teilzeitkräften zu hoch | Für sie gilt die Standardwoche des Teams | Ändern Sie ihre Stunden und Tage unter utilisation & availability |
| No project start or end defined | Das Team hat keine Daten | Tragen Sie im Team Builder unter Settings des Teams Start Date und Until ein |
| Abwesenheiten fehlen | Sie wurden nicht synchronisiert oder nicht eingetragen | Prüfen Sie Ihre HR-Synchronisierung oder tragen Sie sie in My Circle oder Manage Members ein |
| Sie sehen nur einige Personen | Als Führungskraft sehen Sie die Personen, die an Sie berichten | Owner, Admins und Analysten sehen alle |
Häufig gestellte Fragen
Woher stammen die Daten in den Auslastungsberichten?
Aus der Projektzeit, die in Team Builder geplant oder aus Jira und Tempo, Dynamics 365 Business Central oder Ihrem eigenen Planungstool synchronisiert wird. Abwesenheiten stammen aus Ihrem HR-System oder werden von Führungskräften und Admins erfasst. Die Arbeitswoche jeder Person legt fest, was 100 % bedeutet.
Worin unterscheiden sich By Users und By Projects?
By Users enthält eine Zeile pro Person mit den Projekten, an denen sie beteiligt ist. By Projects enthält eine Zeile pro Projekt mit den beteiligten Personen und ihren Stunden. Nutzen Sie By Users, um Personen zu planen, und By Projects, um die Besetzung eines Projekts zu prüfen.
Wie finde ich Personen, die bald wieder Kapazität haben?
Öffnen Sie By Availability. Dort werden Personen nach ihrer geplanten Auslastung für die nächsten drei Monate sortiert, sodass Sie sehen, wer noch Luft hat. Sie können By Users auch nach Next 3 months sortieren.
Zählen Projektentwürfe mit?
Ja, standardmäßig. Unter Project status sind anfangs published und drafted ausgewählt. Zeit in Entwurfsteams wird als Scheduled (Draft) angezeigt, sodass Sie einen Besetzungsplan testen können, bevor Sie ihn starten. Entfernen Sie das Häkchen bei drafted, um nur fest zugesagte Arbeit zu sehen.
Was bedeuten die roten Zeiträume?
Zeiten, in denen jemand nicht verfügbar ist: Urlaub, Elternzeit, Weiterbildung oder sonstige Abwesenheiten, entweder aus Ihrem HR-System oder von einer Führungskraft bzw. einem Admin eingetragen. Abwesenheiten aus HR-Systemen werden als Datum und Prozentsatz übernommen, ohne Angabe von Gründen.
Kann eine Führungskraft die gesamte Organisation sehen?
Nein. Eine Führungskraft sieht die Personen, die an sie berichten. Owners, Admins und Analysts sehen alle und können mit Reporting to gezielt das Team einer einzelnen Führungskraft anzeigen.
Was bedeutet 6 Month Average?
Die durchschnittliche Auslastung über die vergangenen drei und die kommenden drei Monate zusammen. Fahren Sie mit der Maus über den kleinen Auslastungsindikator neben einer Person, um die vergangenen drei Monate, die kommenden drei Monate und den Sechsmonatsdurchschnitt zu sehen.