Paychex Flex
Holen Sie Ihre Personaldaten aus Paychex Flex in MuchSkills. Ihr Administrator für Paychex Flex gibt MuchSkills reinen Lesezugriff, und wir übernehmen die Feldzuordnung und die Synchronisierung. Die Einrichtung gehört zu Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Administrator für Paychex Flex, gemeinsam mit unserem CTO
- Art der Anbindung
- Individuelle Einrichtung, Teil Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest nach einem festen Zeitplan aus Paychex Flex. Neueintritte, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. Nichts wird in Paychex Flex zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Administrator für Paychex Flex in Ihrem Unternehmen oder Ihr Implementierungspartner für Paychex Flex.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Paychex-Flex-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste deshalb für die technische Sitzung bereit.
Schritte
In Paychex Flex
Ihr Administrator für Paychex Flex legt in Paychex Flex eine App an, und Paychex erzeugt den zugehörigen API-Schlüssel und das Secret. Auf den Seiten von Paychex und in Partner-Leitfäden heißt die Ansicht teilweise etwas anders, die Schritte sind aber dieselben. Dokumentation zu Paychex Flex
- Prüfen Sie Ihre Rolle. Sie benötigen die Berechtigung zur Verwaltung verbundener Anwendungen. Paychex vergibt sie an die Rollen Super Admin und Security Admin, sie kann aber auch einer benutzerdefinierten Rolle zugewiesen werden. Haben Sie mehrere Kundenkonten bei Paychex, arbeiten Sie in dem Konto, über das Sie die Integration verwalten möchten. Paychex nennt es das übergeordnete Konto (parent account).
- Legen Sie die App an. Öffnen Sie in Paychex Flex die Company Settings und wechseln Sie zu Integrated Apps (auf manchen Paychex-Seiten heißt der Bereich Integrated Applications oder Connected Applications und liegt unter Access). Wählen Sie Create App, geben Sie als Namen MuchSkills ein und ergänzen Sie eine kurze Beschreibung.
- Beschränken Sie den Zugriff auf Lesen. Aktivieren Sie im Abschnitt Access settings die Company and worker APIs und wählen Sie Read only (GET). Die Payroll and check APIs bleiben ausgeschaltet.
- Speichern Sie und kopieren Sie die Zugangsdaten. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und wählen Sie Save. Kopieren Sie den API key und das Secret sofort, denn sie werden unter Umständen kein zweites Mal angezeigt.
- Verknüpfen Sie nur die Gesellschaften im Geltungsbereich. Sollen auch Personen aus anderen Kundenkonten in MuchSkills erscheinen, öffnen Sie die App im übergeordneten Konto, wechseln zu Company Access und fügen sie über +Add or remove Company hinzu. Gesellschaften, deren Mitarbeitende nicht geteilt werden sollen, lassen Sie außen vor.
- Notieren Sie Ihre Verbindungsdaten. API-Schlüssel, Secret sowie die Namen und 8-stelligen Kundenkontonummern der mit der App verknüpften Gesellschaften.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den Schritten oben, Ihre Feldliste und Ihren Geltungsbereich, über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Administrator für Paychex Flex und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und etwaige Tags in MuchSkills.
- Erweitern Sie den Geltungsbereich. Wir schalten die Synchronisierung für alle im Geltungsbereich ein. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members zeigt die Personen im Geltungsbereich.
- Die Personen im Geltungsbereich haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden in My Circle.
Benefits
Ihr Nutzen
- Paychex Flex bleibt die maßgebliche Quelle. Personaldaten werden einmal erfasst, in Paychex Flex, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Skills-Ebene auf Ihrem HR-System. Skills, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen fertig zum Filtern an, für die Lückenanalyse und für Team Builder.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, jede Ansicht |
| Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden | |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt das Feld automatisch aus Paychex Flex |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder Freelancern |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentwerte |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder gesundheitsbezogene Daten.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie ein, was der Integrationsbenutzer in Paychex Flex sehen kann, damit nichts außerhalb Ihres Geltungsbereichs Ihr System verlässt. Die Alternative ist ein Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb davon werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Security- oder Compliance-Team entscheidet, was zu Ihren Richtlinien passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben gespeichert.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Paychex Flex oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Paychex Flex sehen kann, oder außerhalb des Filters für den Geltungsbereich | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Geltungsbereich |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Geltungsbereichs oder hat in Paychex Flex selbst keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, dass jede Führungskraft im Geltungsbereich liegt und die Berichtslinien in Paychex Flex gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Paychex Flex unterscheidet sich von der Adresse, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Paychex Flex an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Paychex Flex oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung ist gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert oder hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugang in Paychex Flex und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Paychex Flex ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Paychex Flex wird über eine individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Paychex Flex. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Paychex Flex ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass überhaupt nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit ausgeschiedenen Mitarbeitenden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Zeiträume und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.