Factorial
Übernehmen Sie Ihre Personaldaten aus Factorial in MuchSkills. Ihr Factorial-Administrator gewährt MuchSkills einen Lesezugriff, und wir übernehmen das Feld-Mapping und die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Factorial-Administrator, gemeinsam mit unserem CTO
- Art der Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills ruft die Daten aus Factorial in festen Abständen ab. Neueinstellungen, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne dass auf einer der beiden Seiten manueller Aufwand anfällt. In Factorial wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Factorial-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihr Factorial-Implementierungspartner.
- Eine Liste, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Factorial-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für die technische Sitzung bereit.
Schritte
In Factorial
Ihr Factorial-Administrator richtet einen API-Zugang mit Leserechten für MuchSkills ein und teilt ihn mit uns. Die übrigen Verbindungsdetails stimmen wir in der technischen Sitzung mit Ihnen ab. Die Screenshots von Factorial sind einige Jahre alt, daher kann eine Bezeichnung in Ihrem Konto leicht abweichen. Factorial-Dokumentation
- Melden Sie sich als Administrator an. Zum Erstellen von API-Zugangsdaten benötigen Sie ein Factorial-Administratorkonto. Administratorrechte werden unter Company Settings vergeben.
- Legen Sie eine Anwendung für MuchSkills an. Öffnen Sie im angemeldeten Zustand
https://api.factorialhr.com/oauth/applications, klicken Sie auf New application und nennen Sie die Anwendung MuchSkills. Wenn eine Redirect-URI abgefragt wird, verwenden Sie die, die wir Ihnen mitteilen. - Aktivieren Sie nur die Scopes, die MuchSkills benötigt. Aktivieren Sie unter Scopes die Optionen Employees, Legal entities, Locations (companies) und Contracts (Factorial speichert Stellenbezeichnungen im Vertrag) sowie Time off, falls Sie Abwesenheiten teilen möchten. Lassen Sie alle anderen deaktiviert, auch Payroll, Documents, Performance und Expenses. MuchSkills liest ausschließlich. Klicken Sie auf Submit.
- Bewahren Sie die Zugangsdaten sicher auf. Speichern Sie die Application Id und das Secret in Ihrem Passwortmanager.
- Notieren Sie die Verbindungsdetails. Die Application Id, das Secret, einen Administrator, der in der technischen Sitzung gemeinsam mit uns den Zugriff auf das Unternehmen autorisieren kann, sowie die Gesellschaften, Teams oder Standorte, die in MuchSkills erfasst werden sollen.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdetails. Übermitteln Sie die Zugangsdaten und Verbindungsdetails aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Umfang über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr Factorial-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle Personen im festgelegten Umfang. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob alles geklappt hat
- Unter Team/Org › Members sind die einbezogenen Personen aufgeführt.
- Die einbezogenen Personen wurden eingeladen, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Factorial bleibt die zentrale Datenquelle. Personaldaten werden einmal in Factorial erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldatensätzen, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar für Filter, Skill-Gap-Analysen und Team Builder an.
Important to know
Wichtige Hinweise
Was synchronisiert wird. Pflichtangaben sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus Factorial |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung des Umfangs |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filterung, zum Beispiel nach Angestellten oder freien Mitarbeitenden |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Daten und Prozentangaben |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Bitte stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, selbst wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Der bevorzugte Weg: Sie schränken in Factorial ein, was der Integrationsbenutzer sehen darf. So verlässt nichts außerhalb Ihres Datenumfangs Ihr System. Alternativ lässt sich in MuchSkills ein Länderfilter setzen; Datensätze außerhalb dieses Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team entscheidet, welche Variante zu Ihren Vorgaben passt.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Factorial oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb der Sichtbarkeit des Integrationsbenutzers in Factorial oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs, oder in Factorial ist keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten sind und die Berichtslinien in Factorial gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Factorial weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Factorial an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Factorial oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung wurde gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugang in Factorial und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Factorial ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Factorial wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Factorial. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Factorial ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.