Sympa
Übertragen Sie Ihre Personaldaten aus Sympa nach MuchSkills. Ihr Sympa-Administrator gibt MuchSkills reinen Lesezugriff, wir ordnen die Felder zu und übernehmen die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Sympa-Administrator, zusammen mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung, Teil Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf mit Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest nach einem festen Zeitplan aus Sympa. Neue Mitarbeitende, Austritte, Wechsel der Führungskraft und Abteilungswechsel kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. Nichts wird in Sympa zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein Sympa-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihr Sympa-Implementierungspartner.
- Eine Liste, wer in MuchSkills sein soll: alle oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. In Sympa-Installationen heißen benutzerdefinierte Felder unterschiedlich, halten Sie Ihre Feldliste also für die technische Session bereit.
Schritte
In Sympa
Die Einrichtung übernimmt ein Sympa-Administrator im API-Bereich. Dort legen Sie eine Schnittstelle mit reinem Lesezugriff an, die nur die Felder freigibt, die MuchSkills benötigt. Alle anderen Daten bleiben in Sympa. In Sympa Classic können die Masken etwas anders aussehen. Sympa-Dokumentation
- Erstellen Sie einen API-Schlüssel. Öffnen Sie Settings › API (unter Integrations) und wählen Sie Generate an API Key. Fragt Sympa nach einer Authentifizierungsmethode, wählen Sie Basic. Sie erhalten dann einen Schlüssel und ein Secret. Kopieren Sie beides.
- Legen Sie eine Schnittstelle mit reinem Lesezugriff an. Klicken Sie im selben API-Bereich auf +, geben Sie der Schnittstelle den Namen MuchSkills und wählen Sie als Typ GET. Wählen Sie dann den Schlüssel aus Schritt 1 und Ihre Basis für Mitarbeiterkarten aus und aktivieren Sie Active. Aktivieren Sie Post und Patch nicht.
- Beschränken Sie die Schnittstelle auf die vorgesehenen Personen. Wählen Sie das unique identifier field, etwa die Personalnummer. Tragen Sie unter Forced Filter einen Filter auf die Aliasse ein, die Sie in Schritt 4 vergeben, zum Beispiel
not(email eq null)in Kombination mit einer Bedingung für Gesellschaft oder Land. So liefert die Schnittstelle nur die Personen, die in MuchSkills sein sollen. - Fügen Sie nur die Felder hinzu, die MuchSkills ausliest. Das sind Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Stellenbezeichnung, Abteilung oder Team, Standort oder Land, Vertragsart, Aktivstatus und letzter Arbeitstag. Für die Führungskraft fügen Sie das Vorgesetztenfeld hinzu und setzen dessen Target field auf die geschäftliche E-Mail-Adresse der Führungskraft. Wenn Sie Abwesenheiten in MuchSkills sehen möchten, fügen Sie nur Beginn, Ende und Prozentsatz jeder Abwesenheit hinzu, niemals Art oder Grund der Abwesenheit. Persönliche Identifikationsnummern, Geburtsdatum, Geschlecht, Gehalt und Bankverbindung lassen Sie weg. Notieren Sie sich außerdem den Alias jedes Feldes.
- Notieren Sie Ihre Verbindungsdaten. Dazu gehören die im API-Bereich angezeigte Schnittstellen-URL (sie beginnt mit
https://api.sympahr.net/api/), API-Schlüssel und Secret sowie Ihre Liste der Feld-Aliasse. Für Schlüssel und Secret vereinbaren wir mit Ihnen einen sicheren Übertragungsweg.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Übermitteln Sie die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und den festgelegten Umfang über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam vereinbaren.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihr Sympa-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie die erste Synchronisierung. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle vorgesehenen Personen. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob es funktioniert hat
- Team/Org › Members zeigt die Personen im festgelegten Umfang.
- Diese Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden in My Circle.
Benefits
Was Sie davon haben
- Sympa bleibt die maßgebliche Quelle. Personaldaten werden einmal in Sympa erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Skills-Ebene für Ihr HR-System. Skills, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen bereit für Filter, Skill-Gap-Analyse und Team Builder an.
Important to know
Gut zu wissen
Was synchronisiert wird. Nur Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, jede Ansicht |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Jobtitel | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt das Feld automatisch aus Sympa |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und das Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Mitarbeitenden oder externen Kräften |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit in Team Builder und My Circle. Nur Daten und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorher mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Diese werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, auch wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie politische, religiöse oder Gesundheitsdaten.
Wer einbezogen wird. Empfohlen ist, in Sympa einzuschränken, was der Integrationsbenutzer sehen darf. Dann verlässt nichts außerhalb Ihres Umfangs Ihr System. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills: Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Sympa oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Sympa sehen kann, oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder hat in Sympa keine eigene Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob jede Führungskraft im Umfang liegt und ob die Berichtslinien in Sympa gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Sympa weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Sympa an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Sympa oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Nehmen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 in die Allowlist auf |
| Die Synchronisierung ist gestoppt | Die Zugangsdaten sind abgelaufen, oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugriff in Sympa und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Sympa ist in MuchSkills nicht zu finden oder erscheint als Contact us. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Sympa wird über eine individuelle Einrichtung angebunden statt über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills ruft die Daten über HTTPS direkt aus Sympa ab. Ihr Team muss nur den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff einrichten.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Sympa ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur die betroffenen Personen Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit Sync Now außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit ausscheidenden Mitarbeitenden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Werden Abwesenheitsgründe importiert?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.