ADP Workforce Now
Übernehmen Sie Ihre Personaldaten aus ADP Workforce Now in MuchSkills. Ihr ADP-Workforce-Now-Administrator gewährt MuchSkills einen reinen Lesezugriff, und wir ordnen die Felder zu und führen die Synchronisierung durch. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr ADP-Workforce-Now-Administrator gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills liest die Daten aus ADP Workforce Now in festen Abständen aus. Neue Mitarbeitende, Austritte sowie Wechsel von Führungskraft oder Abteilung kommen mit der nächsten Synchronisierung an, ganz ohne manuellen Aufwand auf beiden Seiten. In ADP Workforce Now wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie beginnen
- Ein ADP-Workforce-Now-Administrator in Ihrem Unternehmen oder Ihr ADP-Workforce-Now-Implementierungspartner.
- Eine Liste der Personen, die in MuchSkills erscheinen sollen: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder ADP-Workforce-Now-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste deshalb für die technische Sitzung bereit.
- ADP API Central. Den API-Zugriff für Workforce Now verkauft ADP als Zusatzmodul namens API Central, erhältlich im ADP Marketplace. Lassen Sie sich von Ihrem ADP-Kundenteam bestätigen, dass Sie darüber verfügen.
Schritte
In ADP Workforce Now
Diese Einrichtung übernimmt Ihr ADP-Administrator in ADP API Central, einem Zusatzmodul für Workforce Now, das Ihr Unternehmen bei ADP erwirbt. Die Bezeichnungen stammen aus dem API Central Quick Start Guide von ADP. Dokumentation zu ADP Workforce Now
- Prüfen Sie, ob ADP API Central vorhanden ist. Das Zusatzmodul zu Workforce Now ist im ADP Marketplace erhältlich. Sobald es aktiviert ist, meldet sich Ihr Administrator unter api-central.adp.com an.
- Legen Sie ein Projekt an. Öffnen Sie Projects und klicken Sie auf Create a project. Wählen Sie einen eindeutigen Namen wie „MuchSkills people sync“, denn Projekte lassen sich nicht löschen. Klicken Sie auf Next, wählen Sie den Anwendungsfall Employee Demographic Data (Read Only) und anschließend Create Project.
- Ergänzen Sie Fotos und Abwesenheiten, wenn Sie diese freigeben. Fügen Sie im Projekt über den Link Need more APIs die API für Mitarbeiterfotos hinzu und, wenn Sie Abwesenheiten freigeben, auch die API für Abwesenheitsanträge.
- Erstellen Sie das Sicherheitszertifikat. Wählen Sie im Menü Certificate und dann Request Certificate und folgen Sie dem Assistenten. Speichern Sie den privaten Schlüssel, sobald der Assistent ihn anzeigt, da ADP ihn später nicht mehr anzeigen kann. Der Assistent akzeptiert auch eine an anderer Stelle erstellte Zertifikatsignierungsanforderung; welchen Weg wir nehmen, besprechen wir in der technischen Sitzung.
- Lassen Sie sensible Daten maskiert. Wählen Sie in Workforce Now Setup, dann unter Security den Punkt Access Permissions und anschließend Manage Profiles. Öffnen Sie das Profil mit dem Namen Ihres Projekts und stellen Sie sicher, dass alle Angaben auf der Registerkarte 2. Sensitive Personal Information maskiert bleiben. MuchSkills braucht sie nicht.
- Stellen Sie die Verbindungsdaten zusammen. Öffnen Sie das Projekt über View project und kopieren Sie Client ID und Client secret. Laden Sie das signierte Zertifikat (die .pem-Datei) über die Zertifikatskarte herunter. Wenn Sie den privaten Schlüssel im Assistenten erstellt haben, bewahren Sie ihn zusammen mit dem Zertifikat auf.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Die Zugangsdaten und Verbindungsdetails aus den obigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihren Umfang, über einen sicheren Kanal, den wir gemeinsam festlegen.
- Nehmen Sie an der technischen Sitzung teil. Ihr ADP-Workforce-Now-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren einige wenige Personen oder eine Abteilung. Sie prüfen in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und gegebenenfalls Tags.
- Erweitern Sie den Umfang. Wir aktivieren die Synchronisierung für alle einbezogenen Personen. Ab dann läuft sie alle 5 Stunden.
Prüfen, ob alles funktioniert
- Unter Team/Org › Members finden Sie die Personen im festgelegten Umfang.
- Diese Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- ADP Workforce Now bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden einmal in ADP Workforce Now erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifizierungen und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags kommen direkt nutzbar an, für Filter, Lückenanalysen und Team Builder.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflichtfelder sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie so viele der übrigen Felder wie möglich, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Benötigt | Verwendung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflichtfeld | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflichtfeld | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Person anmeldet |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt die Zuordnung automatisch aus ADP Workforce Now |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Auswahl der Personen |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, etwa nach Festangestellten oder Freelancern |
| Abwesenheit | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Datumsangaben und Prozentwerte |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld lässt sich als filterbarer Tag nutzen, etwa Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Bitte vorher mit uns abstimmen |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und nie gespeichert, selbst wenn die Quelle sie mitliefert: Alter oder Geburtsdatum, Gehalt oder andere Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie ein, was der Integrationsbenutzer in ADP Workforce Now sehen darf. Dann verlässt nichts außerhalb Ihrer Auswahl Ihr System. Als Alternative gibt es in MuchSkills einen Länderfilter; Datensätze außerhalb des Filters werden ignoriert und nicht gespeichert. Welcher Weg zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn ADP Workforce Now oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, nehmen Sie beide in die Allowlist auf.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb der Sichtbarkeit des Integrationsbenutzers in ADP Workforce Now oder außerhalb des Umfangsfilters | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs, oder für sie ist in ADP Workforce Now keine eigene Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang liegen und die Berichtslinien in ADP Workforce Now gepflegt sind |
| Eine Person wird doppelt angezeigt | Ihre E-Mail-Adresse in ADP Workforce Now weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Passen Sie die E-Mail-Adresse in ADP Workforce Now an und wenden Sie sich anschließend an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | ADP Workforce Now oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Setzen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 auf die Allowlist |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Das ADP-Zertifikat ist abgelaufen oder das API-Central-Projekt wurde geändert | Erneuern Sie den Zugriff in ADP Workforce Now und übermitteln Sie uns die neuen Zugangsdaten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
ADP Workforce Now ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. ADP Workforce Now wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus ADP Workforce Now. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in ADP Workforce Now ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Daten und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.