Flex HRM
Übernehmen Sie Ihre Personaldaten aus Flex HRM in MuchSkills. Ihr Flex-HRM-Administrator gewährt MuchSkills einen reinen Lesezugriff, und wir ordnen die Felder zu und kümmern uns um die Synchronisierung. Die Einrichtung ist Teil Ihrer MuchSkills-Implementierung.
- Wer
- Ihr Flex-HRM-Administrator gemeinsam mit unserem CTO
- So funktioniert die Anbindung
- Individuelle Einrichtung im Rahmen Ihrer Implementierung
- Synchronisierung
- Alle 5 Stunden oder bei Bedarf über Sync Now
- Zugriff
- Nur Lesezugriff
How to
So funktioniert es
MuchSkills ruft die Daten nach festem Zeitplan aus Flex HRM ab. Neueinstellungen, Austritte sowie Wechsel der Führungskraft oder Abteilung werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen, ohne dass auf einer der beiden Seiten Handarbeit nötig ist. Nach Flex HRM wird nichts zurückgeschrieben.
Bevor Sie starten
- Einen Flex-HRM-Administrator auf Ihrer Seite oder Ihren Flex-HRM-Implementierungspartner.
- Eine Übersicht, wer in MuchSkills erfasst werden soll: alle Mitarbeitenden oder eine Auswahl nach Land, Gesellschaft, Abteilung oder Beschäftigungsart.
- Ihre Feldnamen. Benutzerdefinierte Felder heißen in jeder Flex-HRM-Installation anders. Halten Sie Ihre Feldliste daher für den technischen Termin bereit.
Schritte
In Flex HRM
Die Flex-HRM-API meldet sich über einen eigens dafür angelegten Benutzer in Flex HRM an. Flex bietet keine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen dieses Benutzers. Falls Sie die Einstellungen nicht finden, kann das Customer-Delivery-Team von Flex HRM ihn für Sie einrichten. Flex-HRM-Dokumentation
- Legen Sie eine Rolle für die Integration an. Erstellen Sie unter Allmänt > Roller (Allgemein > Rollen) eine Rolle für MuchSkills und fügen Sie die API-Berechtigung hinzu, die bei Integratoren HRM Api heißt. Geben Sie der Rolle die Berechtigung, Mitarbeitende, Beschäftigungszeiträume und die Organisation anzusehen, aber keine Berechtigung, diese zu ändern.
- Legen Sie einen eigenen API-Benutzer an. Erstellen Sie unter Allmänt > Användare (Allgemein > Benutzer) einen Benutzer, den ausschließlich MuchSkills verwendet, vergeben Sie ein sicheres Passwort und weisen Sie ihm die Rolle aus Schritt 1 in jeder Gesellschaft zu, die in MuchSkills erfasst werden soll. Mit einem eigenen Benutzer läuft die Synchronisierung weiter, auch wenn jemand sein Passwort ändert oder das Unternehmen verlässt.
- Beschränken Sie den Zugriff auf die relevanten Gesellschaften. Aktivieren Sie unter Allmänt > Säkerhet (Allgemein > Sicherheit) die Einstellung, mit der Benutzer nur auf die Gesellschaften zugreifen können, in denen sie die Rolle haben. Ist sie nicht aktiviert, kann der API-Benutzer alle Gesellschaften in Ihrem Flex HRM lesen.
- Bitten Sie Flex bei Bedarf um Unterstützung. Wenn Sie diese Einstellungen nicht finden, wenden Sie sich über das Service Portal an das Customer-Delivery-Team von Flex HRM und fordern Sie einen Benutzer für API- und Integrationszwecke mit Lesezugriff auf Mitarbeitende, Beschäftigungszeiträume und die Organisation an.
- Geben Sie unsere Adressen frei, wenn Sie Flex HRM selbst hosten. Läuft Flex HRM auf Ihren eigenen Servern, gibt Ihre IT die beiden festen IP-Adressen von MuchSkills,
13.51.77.53und16.170.107.61, für den Zugriff auf die Web-API von Flex HRM frei. - Notieren Sie Ihre Verbindungsdaten. Ihre Flex-HRM-Kundennummer (unten rechts in Flex HRM, neben „Customer“), Benutzername und Passwort des API-Benutzers, Ihre API-Adresse (
https://api.flexhrm.comnach dem Umzug zu Azure oder Ihre eigene Adresse, etwahttps://yourcompany.flexhosting.se) sowie die Nummern der relevanten Gesellschaften. Für die Übermittlung des Passworts vereinbaren wir mit Ihnen einen sicheren Kanal.
Gemeinsam mit MuchSkills
- Senden Sie uns die Verbindungsdaten. Übermitteln Sie uns die Zugangs- und Verbindungsdaten aus den vorherigen Schritten, Ihre Feldliste und Ihre Auswahl über einen mit uns abgestimmten sicheren Kanal.
- Nehmen Sie am technischen Termin teil. Ihr Flex-HRM-Administrator und unser CTO ordnen gemeinsam die Felder zu und testen die Verbindung.
- Prüfen Sie eine erste Synchronisierung. Wir synchronisieren zunächst einige wenige Personen oder eine Abteilung. Anschließend prüfen Sie in MuchSkills deren Namen, Führungskräfte, Abteilungen und eventuelle Tags.
- Weiten Sie die Synchronisierung aus. Wir schalten die Synchronisierung für alle ausgewählten Personen frei. Danach läuft sie alle 5 Stunden.
Hat alles geklappt?
- Unter Team/Org › Members erscheinen die relevanten Personen.
- Diese Personen haben eine Einladung erhalten, ihr Kompetenzprofil in MuchSkills anzulegen.
- Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden in My Circle.
Benefits
Ihre Vorteile
- Flex HRM bleibt die maßgebliche Datenquelle. Personaldaten werden nur einmal in Flex HRM erfasst, und MuchSkills übernimmt sie.
- Eine Kompetenzebene für Ihr HR-System. Kompetenzen, Zertifikate und Projekthistorie stehen direkt neben den Personaldaten, denen Sie bereits vertrauen.
- Saubere Daten für die Planung. Berichtslinien, Abteilungen und Tags sind sofort bereit für Filter, Lückenanalysen und den Team Builder.
Important to know
Wichtig zu wissen
Was synchronisiert wird. Pflichtfelder sind nur Name und E-Mail-Adresse. Synchronisieren Sie möglichst viele der übrigen Felder, denn jedes davon macht MuchSkills nützlicher.
| Feld | Erforderlich | Verwendet für |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Pflicht | Profile, Suche, alle Ansichten |
| E-Mail-Adresse | Pflicht | Abgleich und Anmeldung. Muss die Adresse sein, mit der sich die Personen anmelden |
| Stellenbezeichnung | Empfohlen | Profile, Rollen, Discover |
| Führungskraft | Empfohlen | Berichtslinien, My Circle, Berichte. MuchSkills übernimmt sie automatisch aus Flex HRM |
| Abteilung | Empfohlen | Abteilungen und Filter |
| Beschäftigungsstatus | Empfohlen | Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender |
| Standort oder Land | Empfohlen | Filter und Eingrenzung |
| Profilfoto | Empfohlen | Profile und Organigramm |
| Beschäftigungsart | Empfohlen | Filtern, zum Beispiel nach Angestellten oder freien Mitarbeitenden |
| Abwesenheiten | Empfohlen | Verfügbarkeit im Team Builder und in My Circle. Nur Daten und Prozentsätze |
| Weitere Felder | Optional | Jedes Feld kann zu einem filterbaren Tag werden, zum Beispiel Gesellschaft, Team oder Kostenstelle. Stimmen Sie diese vorab mit uns ab |
Daten, die MuchSkills nicht annimmt. Folgende Daten werden beim Eingang blockiert und niemals gespeichert, selbst wenn die Quelle sie enthält: Alter oder Geburtsdatum, Gehalts- oder sonstige Vergütungsdaten, Leistungsbeurteilungen sowie Angaben zu politischer Einstellung, Religion oder Gesundheit.
Wer einbezogen wird. Am besten schränken Sie ein, was der Integrationsbenutzer in Flex HRM sehen kann. So verlässt nichts außerhalb Ihres festgelegten Umfangs Ihr System. Alternativ gibt es einen Länderfilter in MuchSkills; Datensätze außerhalb davon werden ignoriert und nicht gespeichert. Welche Variante zu Ihren Vorgaben passt, entscheidet Ihr Sicherheits- oder Compliance-Team.
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, nicht gelöscht. Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten.
Unsere IP-Adressen. MuchSkills verbindet sich immer von denselben zwei Adressen aus: 13.51.77.53 und 16.170.107.61. Wenn Flex HRM oder Ihr Netzwerk den Zugriff nach IP-Adresse beschränkt, setzen Sie beide auf die Allowlist.
Common errors
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Einige Personen fehlen | Sie liegen außerhalb dessen, was der Integrationsbenutzer in Flex HRM sehen kann, oder außerhalb des Filters für den Umfang | Prüfen Sie die Berechtigungen des Integrationsbenutzers und den Umfang |
| Führungskräfte fehlen oder sind falsch | Die Führungskraft liegt außerhalb des Umfangs oder in Flex HRM ist keine Führungskraft hinterlegt | Prüfen Sie, ob alle Führungskräfte im Umfang enthalten und die Berichtslinien in Flex HRM gepflegt sind |
| Eine Person erscheint doppelt | Ihre E-Mail-Adresse in Flex HRM weicht von der Adresse ab, mit der sie sich registriert hat | Gleichen Sie die E-Mail-Adresse in Flex HRM an und wenden Sie sich dann an den Support |
| Die Verbindung wird abgelehnt | Flex HRM oder Ihr Netzwerk beschränkt den Zugriff nach IP-Adresse | Setzen Sie 13.51.77.53 und 16.170.107.61 auf die Allowlist |
| Die Synchronisierung läuft nicht mehr | Die Zugangsdaten sind abgelaufen oder der Integrationsbenutzer wurde deaktiviert bzw. hat Berechtigungen verloren | Erneuern Sie den Zugang in Flex HRM und senden Sie uns die neuen Daten auf sicherem Weg |
Häufig gestellte Fragen
Flex HRM ist in MuchSkills nicht aufgeführt oder wird als „Contact us“ angezeigt. Können wir es trotzdem anbinden?
Ja. Flex HRM wird über eine individuelle Einrichtung angebunden und nicht über ein Formular, weil jede Installation anders konfiguriert ist. Schreiben Sie an support@muchskills.com oder nutzen Sie den Chat, dann vereinbaren wir die technische Sitzung.
Brauchen wir Middleware oder eine Integrationsplattform?
Nein. MuchSkills liest direkt über HTTPS aus Flex HRM. Ihr Team richtet lediglich den auf dieser Seite beschriebenen Lesezugriff ein.
Können wir einzelne Länder, Gesellschaften oder Gruppen ausschließen?
Ja. Am besten schränken Sie in Flex HRM ein, was der Integrationsbenutzer sehen kann, sodass nur Personen im festgelegten Umfang Ihr System überhaupt verlassen. Ist das nicht möglich, kann MuchSkills eingehende Datensätze nach Land filtern und den Rest ignorieren, ohne ihn zu speichern.
Können wir zuerst mit wenigen Personen testen?
Ja. Die erste Synchronisierung lässt sich auf eine Handvoll Personen oder eine Abteilung beschränken. Sie prüfen das Ergebnis, dann erweitern wir den Umfang. Separate Test-Tenants gibt es nicht.
Wie oft wird synchronisiert?
Alle 5 Stunden. Ein Owner oder Admin kann mit „Sync Now“ außerdem jederzeit eine Synchronisierung starten.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die ausscheiden?
Sie werden bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, nie gelöscht. Ihre Projekthistorie und Zertifikate bleiben erhalten, was für die Compliance wichtig ist.
Importieren Sie Abwesenheitsgründe?
Nein. Wenn Sie Abwesenheiten synchronisieren, übernimmt MuchSkills nur die Datumsangaben und den prozentualen Anteil der Abwesenheit. Gründe wie Krankheit werden nie importiert.
Wie übermitteln wir die Zugangsdaten sicher?
Über einen sicheren Kanal, den wir vorab mit Ihnen vereinbaren, etwa eine Freigabe über einen Passwort-Manager. Niemals per einfacher E-Mail.