Retrospektiven für Ihre Organisation einrichten

Eine Retrospektive ist ein kurzer, regelmäßiger Check-in: Jede Person geht die Kompetenzen in ihrem Profil durch, gibt an, ob sie sie einsetzen konnte, und passt ihr Niveau an, falls es sich verändert hat. Sie legen den Zeitplan einmal in Manage Retros fest, und MuchSkills verschickt die Erinnerungen.

So funktioniert es

Retrospektiven halten Ihre Kompetenzdaten aktuell, ohne dass jemand ständig nachhaken muss. In einem von Ihnen festgelegten Rhythmus erinnert MuchSkills jede Person per E-Mail an ihre Retrospektive. Darin geht sie die Kompetenzen in ihrem Profil durch, beantwortet zu jeder die Frage Did it come in handy? und passt das Niveau an, wenn sich ihre Expertise verändert hat.

So gewinnen Sie zweierlei: Profile, die auf dem neuesten Stand bleiben, und einen Einblick, ob die Mitarbeitenden ihre angegebenen Kompetenzen auch zum Einsatz bringen können.

Der Zeitplan gilt einheitlich für die gesamte Organisation:

• Wie oft: alle 1 bis 6 Monate.
• Wann: am ersten Montag, am letzten Freitag oder an einem festen Tag des Monats zwischen dem 1. und 28.
• Wer: standardmäßig alle oder nur die Abteilungen, Rollen oder Tags, die Sie auswählen.

Bevor Sie beginnen

• Rolle: Inhaber oder Admin.
• Automatische E-Mails müssen aktiviert sein. Unter Team/Org › Settings › Team Settings muss Automated emails eingeschaltet sein. Diese Einstellung gilt für Willkommensnachrichten, Erinnerungen und Retrospektiven.
• Informieren Sie Ihr Team vorab. Erklären Sie, warum Sie die Retrospektive einführen und wofür Sie die Antworten nutzen.
• Kompetenzen müssen im Profil hinterlegt sein. Die Retrospektive fragt die Kompetenzen ab, die jede Person in ihr Profil eingetragen hat.

Schritte

Zeitplan festlegen

1. Manage Retros öffnen. Rufen Sie Team/Org › Settings › Manage Retros auf.
2. Auf Get started klicken. Die Schaltfläche sehen Sie beim ersten Aufruf der Seite.
3. Zeitplan öffnen. Klicken Sie neben All Members auf den Zeitplan. Solange keiner festgelegt ist, steht dort Not scheduled.
4. Rhythmus festlegen. Wählen Sie neben Every für month(s), on eine Zahl von 1 bis 6.
5. Tag festlegen. Wählen Sie the first Monday, the last Friday oder a specific date: mit dem gewünschten Tag des Monats.

Team/Org › Settings › Manage Retros.

Einschalten

6. Schalter auf Active stellen. Klicken Sie oben auf den Schalter zwischen Inactive und Active.
7. Bestätigen. Die Meldung nennt die Zahl der Mitarbeitenden, die ab dann Erinnerungen an die Kompetenz-Retrospektive erhalten. Klicken Sie auf Yes, confirm.

Empfänger auswählen (optional)

8. Filter setzen. Wählen Sie unter dem Zeitplan Abteilungen, Rollen oder Tags aus. Retrospektiven erhalten nur Personen, die diesen Kriterien entsprechen. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, und die Meldung Your updates have been saved erscheint.
9. Anzahl prüfen. Unter Total members receiving retrospectives sehen Sie, wie viele Personen erfasst sind.

Sofort eine Erinnerung senden (optional)

10. Öffnen Sie den nächsten Versand. Klicken Sie auf das Datum neben Next retrospective send-out:.
11. Wählen Sie Send retrospective reminder now.
12. Klicken Sie auf Yes, send. Es erscheint Retrospective Assessment reminders have been sent. Ihr regulärer Zeitplan bleibt davon unberührt.

Retrospektiven beenden

13. Stellen Sie den Schalter auf Inactive und klicken Sie auf Yes, confirm. Es werden keine Erinnerungen mehr verschickt, bis Sie sie wieder einschalten.

Prüfen, ob es geklappt hat

• Die Seite zeigt an, dass Erinnerungs-E-Mails aktiv sind, und nennt die Anzahl der Mitglieder, die sie erhalten.
• Next retrospective send-out: zeigt das Datum der nächsten Runde, Last retrospective send-out: das der vorherigen.
• Bitten Sie nach einem Versand eine Person, Profile Settings › Retrospective zu öffnen. Dort wartet ihre Retrospektive.

Was Mitarbeitende sehen

• Eine Erinnerung per E-Mail zu jedem Versandtermin.
• Ihre Retrospektiven unter Profile Settings › Retrospective, jeweils mit dem Status Completed, Incomplete oder Skipped.
• Eine Frage pro Kompetenz: Did it come in handy? Hat sich zudem ihre Expertise verändert, passen sie das Niveau an und klicken auf Yes, update and continue.
• Einen Hinweis im Dashboard, der Last retrospective incomplete anzeigt, bis sie die Retrospektive abgeschlossen haben.

Die Sicht von Team und Führungskräften finden Sie im Leitfaden zu Retrospektiven.

Tipps

• Passen Sie den Rhythmus an Ihre Arbeitsweise an. Manche Teams wünschen sich jeden Monat ein Update, andere jedes Quartal.
• Verknüpfen Sie es mit Ihrem Beurteilungszyklus. Planen Sie einen Versand vor den Entwicklungsgesprächen, damit Führungskräfte aktuelle Profile sehen.
• Beginnen Sie mit einer Abteilung. Testen Sie Retrospektiven über den Filter zunächst mit einer Gruppe und weiten Sie sie dann aus.

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